Cercle France/2010/Septembre

Réunion téléphonique Cercle France : Samedi 4 septembre 2010, 9h à midi

Présents :Dieudonné, Nathalie, Nicole, Jean-François, François, Delphine, Daniel, Rémi.

Priorisation des points à l'Ordre du jour

Actions ACNV : Suivi

a) Programme 2010-2011 : contenu (François et Nicole) : Selon la Proposition du Rétro-Planning 2009 (par Françoise K.), l'échéance pour boucler le contenu du Programme est fixée au 10 septembre, la parution en octobre; Cette année, compte tenu de l'échéancier serrée, la version papier est maintenue en limitant le nombre d'exemplaires à la liste de diffusion (pas nécessaire d'en imprimer 10,000); le fascicule des informations concernant l'ACNV comprendra l'information sur les Groupes de pratique mais sans les coordonnées qui seront plutôt identifiées par un lien expliquant où les obtenir.

b) Programme 2010-2011 : L'imprimerie (Nicole) : Dans les années passées, Nicole s'est chargée du lien physique avec l'imprimeur à Grenoble (le même depuis 3 ans initié par Geneviève W.) mais ne pourra pas cette année; une autre personne est requise; Michèle Guez soutient Françoise Berry, sauf pour l'imprimeur.

SUIVI REQUIS / DECISION :

• 1 : Que Françoise B. entame les démarches pour identifier un nouvel imprimeur sur Paris;
• 2 : Que François, en lien avec Michèle G. et Françoise K. se concertent pour fixer le contenu, sachant que Jean-François peut aider pour trouver sur le wiki les pages contenant les données pertinentes;
• 3 : Que François et Nathalie se concertent concernant le contenu du fascicule ACNV;
• 4 : Que François, assisté de J-F (excepté pour le déplacement physique chez l'imprimeur) se concertent pour la logistique du Programme.

Actions ACNV : Procédure pour la gestion des actions du Bureau

(Jean-François) Sur le site (à la page Procédure de gestion des actions ou en page WIKI CA : Procédure de gestion des actions ACNV) a été affichée, accessible à tous les membres du CF, une marche à suivre, pour mettre à jour les actions et suivis des communications, activités, projets par les administrateurs. Jean-François et Dieudonné sont référents pour les procédures wiki.

SUIVI REQUIS / DECISION : 1.2.1  : Qu'avis de cette Procédure soit donnée à tous les membres du CF, ainsi que où la trouver sur le site (en document pdf ainsi que page wiki) afin de faciliter les suivis et mises à jour par tous les membres concernés.

Procédure de prise de décisions et Autonomie des administrateurs

Ce point est soulevé dans deux contextes : a) concernant les Communications externes (par ex. la gestion de la boîte postale des correspondances venant de l'extérieur Journée pour la Paix : François) et internes (par ex. la Lettre mensuelle et communications aux Transmetteurs: Delphine; et le travail sur le fascicule ACNV pour le Programme : Nathalie).

La question est à savoir quelle autonomie ont les administrateurs (membres du Bureau, du CA et du CF) dans les initiatives qu'ils peuvent prendre dans les dossiers, projets, activités de l'ACNV sur lesquels ils travaillent ? Doivent-ils en référer au Bureau ? au CA/CF ? Qu'advient-il des délais de réponses ? Et des cas de communications ou d'actions urgentes ?

Proposition de procédure retenue à titre d'essai

• Sachant que les principes d'autonomie, de liberté, de souplesse et de soutien à l'enthousiasme individuel et collectif priment;
• Sachant que l'on doit rendre compte devant l'Assemblée générale des prises de position globale de l'ACNV et de la gestion de ses finances;

1° : les communications ou actions individuelles des administrateurs qui sont en ligne avec les orientations, projets, activités de l'ACNV déjà identifiées sont encouragées, libres et ne nécessitent que d'informer les membres du CF de leur progrès (pour le "comment" voir le point 4°); sauf en ce qui concerne les communications ou actions qui tombent dans les 2e et 3e catégories suivantes :

2° : les communications ou actions qui ont un impact direct ou indirect sur l'ACNV et pourraient lier l'ACNV à une prise de position ou à une action (par ex. visibilité, politique, relations inter-association, média etc.) sont communiquées aux membres du CF pour obtenir leur approbation avant le fait (pour le "comment" voir le point 4°); si l'urgence est indiquée, l'administrateur peut s'attendre à une réponse dans les 5 jours suivant l'affichage de sa demande. A cette fin, toute position (commentaire, appui, opposition) doit être communiquée de la part des autres membres intéressés à l'intérieur de ce délai.

3°  : les communications ou actions qui peuvent avoir un impact financier sur l'ACNV (par ex. un membre souhaite faire une intervention qui engendre un remboursement de frais, ou un contrat de service, un achat etc.) doivent obligatoirement obtenir l'approbation antérieure du Bureau (pour le "comment" voir le point 4°); si l'urgence est indiquée, l'administrateur peut s'attendre à une réponse dans les 5 jours suivant l'affichage de sa demande.

4° : Les communications et demandes des administrateurs sont affichées sur l'une de deux nouvelles pages du site'soit 1) Demandes externes (pour les communications adressées à l'ACNV qui viennent de l'extérieur), soit 2) Demandes internes (pour les communications entre administrateurs et Bureau/CA/CF). Chaque administrateur (membre du Bureau/CA/CF) s'identifie comme initiateur de chaque demande, information, communication ou action affichée dans l'un ou l'autre boîtes aux lettres. En cas d'urgence, en plus de l'affichage, les autres modes de communications rapides peuvent aussi être utilisés (un appel téléphonique, un courriel).

5° : Le Bureau inscrit à l'ordre du jour de ses réunions le suivi et la mise à jour de ces deux boîtes aux lettres et assure le lien et la mise à jour du Tableau du Suivi des actions.

6° : Un Groupe de travail(à constituer sur une page wiki ouverte à tous les membres du CF) étudiera la pertinence, l'utilisation, la mise à jour et la modification si nécessaire de cette procédure qui sera ensuite incorporée au R.I.

SUIVI REQUIS / DECISION : 2.01 : Que le Bureau envoie un avis à tous les membres du CF les avisant de cette procédure, de son emplacement sur le site et de la page wiki du Groupe de travail pour la discuter et en suivre l'application.

Lettre mensuelle et communications aux Transmetteurs

(Delphine) Ce point a été abordé au sein du point 2 : Procédure de prise de décisions et Autonomie des administrateurs.

Projet de mise à jour des Statuts et du Règlement interne

(Daniel) Ce Projet a avancé cet été vers la rédaction d'une proposition initiale à laquelle a participé les membres du Bureau. Cela a abouti à la publication (à compter de hier soir) d'une page sur le site ACNV/Statuts accessible à tous les membres du CF qui comprend les articles actuels ainsi que la proposition de modification. A l'onglet "Discussion" de cette page se trouve les Justifications avancées pour ou contre les modifications; chacun est invité à collaborer à cette discussion.

Une page similaire ACNV/RI est constituée et sera complétée d'ici au 13 septembre en ce qui concerne le projet de mise à jour du Règlement interne également ouvert à tous les membres du CF.

L'objectif sera de compiler les commentaires et propositions dans un second texte en décembre afin de viser à la finalisation de ces deux documents d'ici à la prochaine Assemblée générale (avril 2011).

Pour voir les différentes approches considérées pour cet exercice, voir le document qui avait été préparé à l'intention du Bureau à la page suivante : Projet de Status et RI

Modalité de circulation des informations

Ce point a été abordé au point 2 : Procédure de prise de décisions et Autonomie des administrateurs.

Politique de remboursement des frais (déplacements et autres frais)

Explication est donnée des quatre documents utilisés aux fins de cette politique adoptée par le CA en 2007 et révisée en 2008 :

• (la politique)
• (Formulaire de demande de remboursement des frais de déplacements)
• (Formulaire de demande de remboursement d'autres frais)
• (Formulaire de renonciation à une demande de remboursement)

Cette politique, il est noté, a un impact financier sur l'étendue des réunions du CA/CF et des frais supplémentaires que cela engendre.

La mise à jour de cette politique avec les taux et tarifs pour 2010 a déjà fait l'objet d'une discussion au niveau du CA avec Sylvie chargée de sa mise à jour.

SUIVI REQUIS / DECISION : 6.01 : Que cette politique soit, une fois mise à jour, communiquée à tous les membres du CF et affichée sur le site en lien avec la publication du compte rendu de cette réunion.

Tous les points à l'ordre du jour étant traités, la discussion est ouverte à tous nouveaux points d'informations que les membres souhaitent avancés.

Points d'informations

a) La ré-édition de certains livres : suivi par François et Nathalie.

b) Le suivi du projet Éducation avec Catherine Schmider et les Formateurs : suivi par François auprès des Formateurs et de Catherine S.

c) Adhésions  : à aborder l'ouverture des adhésions et des modes de paiement; Daniel souligne que ce point fera partie d'un article du projet de modification du R.I. est qu'une discussion sera nécessairement ouverte dans ce contexte-là.

d) Site web (SPIP) à mettre à jour : François rappelle que la présentation visuelle du site montée par Fabien avec les photos de Jacques Polony et l'en-tête d'une image d'enfant était provisoire et demande a être revue et finalisée en concertation avec les Formateurs.

e) Lettre mensuelle de l'ACNV : Delphine et François, il est mentionné que ce point s'ajoutera à la page "Demandes internes".

f) Premier lien, Île-de-France : François mentionne qu'il a été avisé que Sophie S., premier lien, se retirera de ce poste après la réunion du 25 septembre en raison d'impératif d'horaire de travail professionnel. François assurera le suivi pour trouver un remplaçant.

g) Lien harmonieux entre les membres du CF  : Nathalie souligne que sa demande, par courriel, à Geneviève W. afin de guérir le conflit en fin de réunion du CF en juillet demeure sans réponse; François mentionne que Geneviève est en déménagement entre Vienne et Rouen en ce moment; Dieudonné avance que selon l'approche de Dominique Barter une difficulté vécue entre un ou deux membres d'un cercle est aussi une responsabilité partagée avec l'ensemble des membres du cercle afin d'assurer une guérison cohérente et durable. A cet effet, Nathalie demande l'appui des membres.

h) Projet, Rhône-Alpes : Rémi mentionne que le projet de BD interactive avance.

Tour de parole collectif avant la clôture de la réunion à 12h00 exactes ;o)