Fête de la CNV 2011/Préparation

Compte rendu réunion téléphonique du 5 Janvier 2011

Présents

Delphine, Lilian, Aurélia, Jean-François

Première liste d'actions à réaliser avec qui fait quoi 

Action à réaliser	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	le
Diffuser au groupe la liste des salles réservées à la MAS	Jean-François	Soldée	5/01/11
Définition du programme de la fête à partir du Brainstorming du CIDF	Delphine, Aurélia, Lilian	En cours : 1ère version en attente de relecture	8/01/11
Mail à faire aux animateurs potentiels d'ateliers	Delphine	Prévue	?
Appel aux bénévoles	Delphine	Prévue	?
Prendre contacts avec les deux volontaires pour l'organisation des repas	Delphine	Mail envoyé le 06/01 : une réponse négative le 07/01	à suivre
Prendre en charge l'organisation de la librairie	Aurélia	Lancée	à suivre
Préciser l'organisation vis à vis des souhaits et besoins des Transmetteurs	Lilian	Prévue	?
Préciser l'organisation vis à vis des souhaits et besoins "Education"	Catherine Schmider	Prévue	?
Réalisation de l'affiche de la Fête en conservant le look global de 2010	Jean-François	Prévue	Après CF 01/11
Demande vers Rémi Romeder pour un reportage photographique de la Fête de la CNV	Delphine	Accord de principe. Modalités à définir.	10/01
Demande vers Eliane Régis des souhaits de filmer ou non et à quelles conditions du spectacle	Lilian	Prévue	?
Mise en place des pages de préparation/Suivi de la Fête dans le Wiki	Jean-François	En cours	Depuis 5/01
Préparer la lettre spéciale Fête CNV 2011 en utilisant celle de 2010	Delphine et Aurélia	Prévue	?
Prévoir une séquence de formation Wiki	Groupe d'organisation	Prévue	définition d'une date d'ici au 9/01
Contacter la MAS pour négocier l'organisation du buffet	Qui	Etat	Date
Action	Qui	Etat	Date
Action	Qui	Etat	Date
Action	Qui	Etat	Date

Compléments à la réunion 

Le sujet "S'enrichir de nos différences" fait clairement débat. Le Cercle IDF présentera les options possibles et les questions qui sont posées. Notamment (non exhaustives) quelle ouverture souhaitons nous ? Allons nous au-delà de nos partenaires habituels ? Si oui, quels sont les acteurs de l'ACNV qui seront en relation avec les invités ? Quelle contribution des invités souhaitons nous ? etc... Au-delà, les membres de la réunion souhaitent un engagement clair des membres du Cercle France pour aider le CIDF.

Points complémentaires rappelés hors réunion

Les tarifs 2010 étaient de :

• Entrée normale : 12 €, Adhérent : 8 €, Etudiants et Chômeurs : 5 €, Moins de 18 ans : Gratuit
• Repas et spectacle : 15 €

Un point est à faire avec Eliane sur le caractère gracieux ou pas du spectacle : Jean-François et Delphine

Fiche de gestion de stock des livres CNV

Pour Mémoire : Suivi des actions de préparation 2010 pour utilisation en 2011 autant que nécessaire

Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.

Pour la signalétique

Matériels nécessaires	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle)
Liste des ateliers et des horaires		Signalétique fournie par la MAS
Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs, étiquettes...			NON
Liste des invités	tableau avec les niveaux d'implication des bénévoles pour déterminer la liste finale.

Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas

Responsable des recettes entrées et de l'organisation  : Sophie

2 postes à l'entrée de la salle avec 2 personnes à chaque poste et à chaque poste :

- 1 caisse marquée "adhésion"

- les badges équipe organisatrice

- 1 fichier adhérents à jour de cotisation au 7 mai

- des flyers avec partie adhésion

- 1 chemise pour ranger les demandes d'adhésion

- 1 caisse marquée "entrée" + prix - dans la caisse : tampon encreur

- un fond de caisse

- 1 jeu d'étiquette vierge pour badges

- 1 liste des invités

- 1 caisse marquée " buffet" et le prix du buffet dessus (dedans 150 tickets pour le repas)

- des programmes

- 1 liste vierge pour sympathisants voulant laisser leurs coordonnées mais ne voulant pas adhérer

- des stylos

- 1 boite pour les dons joliment décorée

Matériels nécessaires	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
5 tables (2 postes accueil x 2 tables + 1 table pour bloquer accès comptoir)	MAS	?	NON
Étiquette vierge pour badges invités	Qui ?		ANNULEE
Badges équipe organisatrice	Françoise	Françoise et JF. Images imprimées pour les portes badges à accrocher pour les membres équipe et Girafes Ressources Badge reste à apporter les badges à la fête	NON
Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV	Françoise Berry	JF 200 exemplaires imprimés. reste à les apporter	NON
Programmes de stages et livrets	Françoise Berry	Apporte 50 exemplaires	NON
Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits	Sophie : Récupération des tampons auprès de Magali	But : Encrage de la main des visiteurs pour entrées/sorties sans paiements multiples)	Fait
Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai	Françoise édite, JF imprime et apporte	?	NON
Table billets entrée : Bulletins adhésion	Au dos des Flyers faits par Françoise	RAS	Fait
Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion	JF voir ci-contre, copies faites	Sympathisants ACNV	Soldée
Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)	Sophie	?	FAIT
Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques	Sophie	?	FAIT
Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche	Sophie regarde	?	FAIT
Table accueil ? : boite(s) à chaussure joliment décorée pour les dons	Sophie	Fournit la boîte à chaussures	FAIT

Pour le poste vente des livres

Responsable du poste livre et des recettes de livres : Delphine (à vérifier avec toi Delphine)

Fournitures à prévoir :

• Etiquettes cartonnées avec les prix des livres. (Jean-François)
• 3 listes des livres avec tarifs pour chaque bénévoles présents. (Delphine)
• Calculatrice. (Chez Rabia-Sarah)
• Gros scotch pour refermer les cartons. (Sophie)
• Feutres. (Sophie)
• Fiche d'inventaire vierge. (Delphine
• Etiquettes autocollantes pour noter le contenu de chaque carton lors de l'inventaire de fin de journée. (Françoise)

Avant la Fête

Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres :

• Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres
• La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.
• S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
• Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs

Fiche de stock des livres

Actions amont fête	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires	Delphine et Françoise B.	Inventaire réalisé le 13/04.	Fait
Commander les livres nécessaires	Delphine	Stock suffisant	ANNULEE
Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah	Jean-François et François	Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir	NON
Définir le lieu de stockage des livres après la fête	Caroline	Caroline récupère le stock pour le salon Zen	SOLDEE
Ramener les livres chez Caroline après la fête	Qui ?	A quelle date ?	NON

• Etat des actions réalisées par Delphine

Suite à l'inventaire, une vingtaine d'exemplaires de chaque titre (une trentaine pour le dernier livre de Thomas avec CD) sera gardée pour la fête et restera stockés chez Rabia-Sarah, le reste sera réexpédié aux éditeurs dès que possible (sauf édition Esserci).

Les livres pour enfants (édition Esserci) ne se renvoient pas à l'éditeur. Actuellement, une partie est stockée chez Caroline. Ceux présents lors de la conf. de Thomas sont chez Rabia-Sarah. Suite à l'inventaire, les titres manquants des éditions Esserci seront complétés grâce au stock présent chez Caroline et à défaut, en passant commande.

Le transport des livres vers la MAS par Alessandro le vendredi 07 reste à confirmer (d'ici la fin de la semaine). Après la fête, les livres invendus seront stockés chez Caroline en prévision du salon Zen. Capacité de stockage chez Caroline : environ une dizaine de petits cartons. Prévoir une personne pour ramener les livres chez Caroline après la fête sachant que Caroline ne pourra pas les réceptionner ce week-end là car pas dispo. Voir qui peut les stocker provisoirement.

Un exemplaire de chaque livre sera repéré « exemplaire d'exposition » lorsque le stock sera épuisé, les personnes le souhaitant pourront le commander par Internet à Françoise. Les livres étiquetés pourront ainsi composer la valise d'exposition des livres pour l'Ile de France (cf les actions du Cercle sur ce sujet dans le CR de mars 2010)

L'inventaire a été réalisé par Delphine le 13/04 de 13h30 à 19h. Mise à jour de la fiche stock réalisée le 14/04. Stock suffisant sauf en ce qui concerne les livres pour enfants donc pas de commande à prévoir. Les livres pour enfants manquants ont été récupérés par Sophie chez Caroline le 17/04.

Relance par mail d'Alessandro le 16/04 : en attente de la réponse pour le 21/04. Réponse négative.

Au sujet des livres pour enfants : l'âge préconisé pour chaque livre a été reporté sur la fiche stock afin de répondre aux questions et faciliter la vente de ces livres ( Vu avec Nathalie Dard le 21/04). Une fiche stock par personne sera prévue pour la fête.

Pendant la Fête

Actions et matériels pendant la fête	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres	Delphine	?	NON
Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi	Sophie	?	NON
Matériels : 5 tables	MAS	?	NON
Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV	CF Poste accueil JF imprime et apporte	Soldée	NON
carnet de factures	Caroline - Malika	Fournit le carnet de factures et les CD Guerres et paix dans le couple	NON
Matériels : 1 caisse et un fond de caisse	Sophie voit avec Magali	?	----
Matériels : Stands ACNV	Sophie	Panneaux récupérés auprès de Magali le 17/04.	SOLDEE

Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine

Avant la Fête

Actions amont fête	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Obtenir la configuration des salles	Sophie et Delphine	17/04/10	SOLDEE
Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)	Sophie et Delphine	17/04/10	SOLDEE
Signalétique voir actions Accueil	Jean-François	Pris en compte dans Acceuil	ANNULEE
Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.	Sophie	?	NON
Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket	Sophie	?	NON
Boisson et nourriture équipe	Qui ?	?	NON
Pose de la signalétique avant ouverture des portes	A définir après visite 17/04	?	NON
Mail vers le réseau des Créatifs Culturels	Sophie	Mail	Soldée
Message vers le réseau Viadéo	Delphine	Messages sur 5 forums et dans l'agenda des événements	Soldée

Pendant la Fête

Actions pendant la fête	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources	Qui ?	?	NON
Une personne responsable des adhésions	Qui ?	?	NON
Une personne responsable des entrées	Qui ?	?	NON
Une personne responsable des billets pour le repas du soir	Qui ?	?	NON
Centralisation des recettes	Qui ?	?	NON
Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures)	Qui ?	?	NON
Garder les matériels sensibles sous clé.	Qui ?	?	NON

Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine

Avant la Fête

Actions avant la fête entre aujourd'hui et 7 mai	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages	Sophie	?	NON
Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance	Sophie	?	NON
Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009)	Qui ?	?	NON

Pendant la Fête

Actions pendant la fête	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.	François et membres équipe	?	NON
Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...	François et membres équipe	?	NON
Interview de l'équipe Africaine ...	Malika	Avec François	NON

Matériel

Matériels	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Sono et 3 micros (existent dans certains espaces de la MAS)	Delphine et Sophie	Regardent les possibilités avec la MAS le 17/04. Infos sur le site de la MAS : les salles sont équipées de paper board, d'écran et de fontaines à eau : lien vers la brochure décrivant les salles	NON