== Compte rendu réunion téléphonique du 5 Janvier 2011 ==;Présents : Delphine, Lilian, Aurélia, Jean-François__NOTOC__
Première liste d<center><big>'actions à réaliser avec qui fait quoi :* Diffuser au groupe la liste des salles réservées à la MAS : Jean-François,* Définition du programme de la fête à partir du Brainstorming du CIDF : Delphine, Aurélia, Lilian,* Mail à faire aux animateurs potentiels d'ateliers : Delphine,* Appel aux bénévoles : Delphine,* Prendre contacts avec les deux volontaires pour l'organisat*ion des repas : Delphine,* Prendre en charge l'organisation de la librairie : Aurélia,* Préciser l'organisation vis à vis des souhaits et besoins des Transmetteurs : Lilian,* Préciser l'organisation vis à vis des souhaits et besoins "Education" : Catherine Schmider,* Réalisation de l'affiche de la Fête en conservant le look global de 2010 : Jean-François,* Demande vers Rémi Romeder Volontaires pour un reportage photographique de la Fête de la CNV : Delphine,* Demande vers Eliane Régis des souhaits de filmer ou non et aider à quelles conditions du spectacle : Lilian,* Mise en place des pages de préparation/Suivi de la Fête dans le Wiki : Jean-François,* Préparer la lettre spéciale Fête CNV 2011 en utilisant celle de 2010 : Delphine et Aurélia,* Prévoir une séquence de formation Wiki pour le groupe : croisement des agendas et définition d'une date d'ici au 9/01 ; Compléments à la réunion :Le sujet "S'enrichir de nos différences" fait clairement débat. Le Cercle IDF présentera les options possibles et les questions qui sont posées. Notamment journée 2 Avril (non exhaustives) quelle ouverture souhaitons nous ? Allons nous au-delà de nos partenaires habituels ? Si ouistands, quels sont les acteurs de l'ACNV qui seront en relation avec les invités ? Quelle contribution des invités souhaitons nous ? etc...Au-delàaccueil, les membres de la réunion souhaitent un engagement clair des membres du Cercle France pour aider le CIDFlivres . ; Points complémentaires rappelés hors réunionLes tarifs 2010 étaient de :* Entrée normale : 12 €, Adhérent : 8 €, Etudiants et Chômeurs : 5 €, Moins de 18 ans : Gratuit* Repas et spectacle : 15 € Un point est à faire avec Eliane sur le caractère gracieux ou pas du spectacle : Jean-François et Delphine == Pour Mémoire : Suivi des actions de préparation 2010 pour utilisation en 2011 autant que nécessaire ==Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins. ===Pour la signalétique==={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle)||||----!Liste des ateliers et des horaires||Signalétique fournie par la MAS||----!Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs, étiquettes...|||NON|----!Liste des invités| tableau avec les niveaux d'implication des bénévoles pour déterminer la liste finale.|||----|} ===Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas=== Responsable des recettes entrées et de l'organisation : Sophie 2 postes à l'entrée de la salle avec 2 personnes à chaque poste et à chaque poste : - 1 caisse marquée "adhésion" - les badges équipe organisatrice - 1 fichier adhérents à jour de cotisation au 7 mai - des flyers avec partie adhésion - 1 chemise pour ranger les demandes d'adhésion - 1 caisse marquée "entrée" + prix - dans la caisse : tampon encreur - un fond de caisse - 1 jeu d'étiquette vierge pour badges - 1 liste des invités - 1 caisse marquée " buffet" et le prix du buffet dessus (dedans 150 tickets pour le repas) - des programmes - 1 liste vierge pour sympathisants voulant laisser leurs coordonnées mais ne voulant pas adhérer - des stylos - 1 boite pour les dons joliment décorée</big></center>
<center><big><big>'''{{Magenta|Pour connaître les actions attendues des personnes volontaires merci de consulter les informations à la suite du tableau}}</big></big></center><br><center>[[Fichier:MainHorizontale.png]] [[/Actions|Suivi des actions de préparation]]</center> '''
==Tableau des volontaires pour la Fête==
{{entête tableau charte alignement|center}}
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+'''<center>Inscription dans les créneaux horaires qui vous conviennent'''<br>(Remplacer Nom Prénom par vos coordonnées)<br> {{rouge|Dans les créneaux à remplir : La première ligne correspond à la Billetterie, la seconde à la Librairie, la troisième à la Logistique}} <br>Nota : Toutes les personnes intervenant en début de matinée, sont priées de se présenter dès 8h30 pour un temps de coordination avec ????????? . Et puis quand vous arrivez plus tard, vous pouvez aller directement sur le stand concerné et la personne sur place vous dira ce qu'il faut faire - ??????? et ???????? seront là en permanence pour vous renseigner au cas ou...</center>!Matériels nécessairesHoraires!!Qui fait quoi ?Billeterie<br>Adhésion<br>Réservation spectacle!!Avancement Vente de l'actionlivres<br>Librairie!!Coordination technique,<br>logistique et humaine!!Action soldée ?
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!5 tables (2 postes accueil x 2 tables + 1 table pour bloquer accès comptoir)8h30 - 9 h00 : installation|MASCatherine Soum, Marie-Sylvie Kirfel, Véronique Gaspard|?Reine Lépineux, Arnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg|NONSylvie Coudret
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!Étiquette vierge pour badges invités9h00 - 10h00|Qui ?Catherine Soum, Marie-Sylvie Kirfel, Véronique Gaspard|Reine Lépineux, Arnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg|ANNULEESylvie Coudret
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!Badges équipe organisatrice10h00 - 11h00|FrançoisePRIOL Florence, Catherine Soum, Marie-Sylvie Kirfel|Françoise et JF. Images imprimées pour les portes badges à accrocher pour les membres équipe et Girafes RessourcesReine Lépineux, Arnaud Chiffaudel, Véronique Gaspard{{Fichier|pdf|Badges.pdf|Badge}} reste à apporter les badges à la fête|NONSylvie Coudret
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!Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV11h00 - 12h00|Françoise BerryPRIOL Florence, Catherine Soum, Roch Robaglia|JF 200 exemplaires imprimés. reste à les apporterReine Lépineux, Arnaud Chiffaudel, Véronique Gaspard|NONSylvie Coudret
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!Programmes de stages et livrets12h00 - 13h00|Françoise BerryRoch Robaglia, Marie-Sylvie Kirfel, Nom3, Prénom3|Apporte 50 exemplairesArnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg, Véronique Gaspard|NONSylvie Coudret
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!Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits13h00 - 14h00|Sophie : Récupération des tampons auprès de MagaliRoch Robaglia, Marie-Sylvie Kirfel, Nom3, Prénom3|But : Encrage de la main des visiteurs pour entrées/sorties sans paiements multiples)Gérald Testé, Etienne Séguier, Aurélia Dubourg|FaitSylvie Coudret
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!Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai14h00 - 15h00|Françoise éditeCatherine Soum, JF imprime et apporteEve Lemercier, Entringer, Virginie|?PRIOL Florence, Gérald Testé, Etienne Séguier|NONBernard Grieu
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!Table billets entrée : Bulletins adhésion15h00 - 16h00|Au dos des Flyers faits par FrançoiseCatherine Soum, Eve Lemercier, Nom3, Prénom3|RASPRIOL Florence, Aurélia Dubourg, Philippe Lagoutte|FaitBernard Grieu
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!Table billets entrée : Fichier préparé (Nom16h00 - 17h00|Catherine Soum, Nom2, adressePrénom2, @mails) pour sympathisants sans adhésionNom3, Prénom3|JF voir ci-contreArnaud Chiffaudel, Philippe Lagoutte, copies faites|{{Fichier|pdf|Sympathisants.pdf|Sympathisants ACNV}}Karine Ducrot|SoldéeBernard Grieu
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!Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repasavec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)|Sophie|?|FAIT |---17h00 -!Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques18h00|SophieMartine Laboureur, Nom2, Prénom2, Nom3, Prénom3|?Arnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg, Nom3, Prénom3|FAITBernard Grieu
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!Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche18h00 - 19h00|Sophie regardeMartine Laboureur, Thomas DILAN, Nom3, Prénom3|?Arnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg, Nom3, Prénom3|FAITBernard Grieu
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!Table accueil ? : boite(s) à chaussure joliment décorée pour les dons19h00 - 20h30|SophiePhilippe Lagoutte, Planchais Mylène, Nom3, Prénom3|Fournit la boîte à chaussures|FAIT|} ===Pour le poste vente des livres=== Responsable du poste livre et des recettes de livres : Delphine (à vérifier avec toi Delphine):Fournitures à prévoir ::* Etiquettes cartonnées avec les prix des livres. (Jean-François):* 3 listes des livres avec tarifs pour chaque bénévoles présents. (Delphine):* Calculatrice. (Chez Rabia-Sarah):* Gros scotch pour refermer les cartons. (Sophie):* Feutres. (Sophie):* Fiche d'inventaire vierge. (Delphine:* Etiquettes autocollantes pour noter le contenu de chaque carton lors de l'inventaire de fin de journée. (Françoise) ====Avant la Fête====: Pour une bonne et simple gestionArnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg, suivre cette procédure pour la vente des livres : :* Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres:* La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.:* S'il y a décalage entre le chiffre et la caisseNom3, passer en remises ou pertesPrénom3:* Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs: {{Fichier|pdf|Fiche_stock.pdf|Fiche de stock des livres}} {|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?Bernard Grieu
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!Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires
|Delphine et Françoise B.
|Inventaire réalisé le 13/04.
|Fait
|----
!Commander les livres nécessaires
|Delphine
|Stock suffisant
|ANNULEE
|----
!Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah
|Jean-François et François
|Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir
|NON
|----
!Définir le lieu de stockage des livres après la fête
|Caroline
|Caroline récupère le stock pour le salon Zen
|SOLDEE
|----
!Ramener les livres chez Caroline après la fête
|Qui ?
|A quelle date ?
|NON
|}
* Etat des actions réalisées par Delphine
Suite à l'inventaire, une vingtaine d'exemplaires de chaque titre (une trentaine pour le dernier livre de Thomas avec CD) sera gardée pour la fête et restera stockés chez Rabia-Sarah, le reste sera réexpédié aux éditeurs dès que possible (sauf édition Esserci).
Les livres pour enfants (édition Esserci) ne se renvoient pas ==Rôle attendu des volontaires durant la fête==* '''Rôle des personnes à lla vente des billets, des adhésions et des tickets spectacles :'''éditeur: Accueillir les personnes. Actuellement, une partie est stockée chez Caroline. Ceux présents lors : Guider ou renseigner les personnes vers le stand de la conf. de Thomas sont chez Rabia-Sarah. Suite à lvente des billets d'inventaireentrée, des adhésions et des tickets pour le spectacle.: Encaisser les titres manquants entrées en tenant compte des éditions Esserci seront complétés grâce au stock présent chez Caroline différents tarifs : adhérents 8 euros, non adhérents 12 euros, chômeurs 5 euros et à défaut, en passant commandemettre un tampon sur la main de la personne. : Vente des tickets :
Le transport * '''Rôle des livres vers la MAS par Alessandro le vendredi 07 reste personnes à confirmer (d'ici la fin de la semaine).Après la fête, les vente des livres invendus seront stockés chez Caroline en prévision du salon Zen. Capacité de stockage chez Caroline : environ une dizaine de petits cartons. Prévoir une personne pour ramener les livres chez Caroline après la fête sachant que Caroline ne pourra pas les réceptionner ce week-end là car pas dispo. Voir qui peut les stocker provisoirement.'''
Un exemplaire de chaque livre sera repéré « exemplaire d'exposition » lorsque le stock sera épuisé, les personnes le souhaitant pourront le commander par Internet à Françoise. Les livres étiquetés pourront ainsi composer Concrètement durant la fête :: Assurer la valise d'exposition vente des livres pour l'Ile : Assurer le réapprovisionnement des tables de France (cf livres.: Rédiger les actions du Cercle sur ce sujet dans le CR de mars 2010)factures demandées.
L'inventaire a été réalisé par Delphine le 13/04 de 13h30 à 19h. Mise à jour de la fiche stock réalisée le 14/04. Stock suffisant sauf en ce qui concerne les livres pour enfants donc pas de commande à prévoir. Les livres pour enfants manquants ont été récupérés par Sophie chez Caroline le 17/04.
Relance par mail d* 'Alessandro le 16/04 : en attente de la réponse pour le 21/04. Réponse négative. Au sujet des livres pour enfants : l'âge préconisé pour chaque livre a été reporté sur la fiche stock afin de répondre aux questions et faciliter la vente de ces livres ( Vu avec Nathalie Dard le 21/04). Une fiche stock par personne sera prévue pour la fête. ====Pendant la Fête===={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions et matériels pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres|Delphine|?|NON|----!Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi|Sophie|?|NON|----!Matériels : 5 tables|MAS|?|NON|----!Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV|CF Poste accueil JF imprime et apporte|Soldée|NON|----!carnet de factures|Caroline - Malika|Fournit le carnet de factures et les CD Guerres et paix dans le couple|NON|----!Matériels : 1 caisse et un fond de caisse|Sophie voit avec Magali|?|NON|----|----!Matériels : Stands ACNV|Sophie|Panneaux récupérés auprès de Magali le 17/04.|SOLDEE|----|} ===Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine=======Avant la Fête===={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Obtenir la configuration des salles |Sophie et Delphine|17/04/10|SOLDEE|----!Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)|Sophie et Delphine|17/04/10|SOLDEE|----!Signalétique voir actions Accueil|Jean-François|Pris en compte dans Acceuil|ANNULEE|----!Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.|Sophie|?|NON|----!Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket|Sophie|?|NON|----!Boisson et nourriture équipe|Qui ?|?|NON|----!Pose de la signalétique avant ouverture des portes|A définir après visite 17/04|?|NON|----!Mail vers le réseau des Créatifs Culturels|Sophie|{{Fichier|pdf|Mail_promo_vers_créateurs_culturesl.pdf|Mail}}|Soldée|----!Message vers le réseau Viadéo|Delphine|Messages sur 5 forums et dans l'agenda des événements|Soldée|} ====Pendant la Fête===={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources|Qui ?|?|NON|----! Une personne responsable des adhésions|Qui ?|?|NON|----! Une personne responsable des entrées|Qui ?|?|NON|----! Une personne responsable des billets pour le repas du soir|Qui ?|?|NON|----!Centralisation avec un rôle particulier au niveau des différentes recettes.|Qui ?|?|NON|----!: Assurer la logistique des pour les équipes (nourritures et boissons et nourritures).|Qui ?|?|NON|----!: Garder sous clés les matériels sensibles sous clé.|Qui ?|?|NON|----|} ===Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine=======Avant la Fête===={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions avant Assurer la fête<br>entre aujourd'hui et 7 mai!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Obtenir de nos amis africains liaison avec les éventuelles images pour les affichages|Sophie|?|NON|----!Réaliser l'inventaire animateurs des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance|Sophie|?|NON|----!Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009)|Qui ?|?|NON|}====Pendant la Fête====ateliers.{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions pendant Assurer la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Apporter le soutien à liaison avec l'équipe Africaine Girafes Ressources pouvant venir en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.|François et membres équipe|?|NON|----!Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant renfort selon les membres en action si nécessaire ..besoins.|François et membres équipe|?|NON|----!Interview Pas de l'équipe Africaine ...|Malika|Avec François|NON|----|} ====Matériel===={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Matériels !!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Sono et 3 micros (existent dans certains espaces de la MAS)|Delphine et Sophie|Regardent matériels spécifiques sinon les possibilités avec la MAS le 17/04. Infos sur le site de la MAS : documentations pour les salles sont équipées de paper board, d'écran et de fontaines à eau : [http://wwwdifférents postes.mas-paris.fr/medias/MAS_BROCHURE_-9.pdf lien vers la brochure décrivant les salles]|NON|----|}