Fête de la CNV 2010/Préparation/Actions : Différence entre versions
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(Création d'une page de suivi des actions de préparations de la fête 2010) |
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Version du 4 avril 2010 à 22:18
Suivi des actions de préparation
- Rôle des personnes à l'accueil : Accueillir les personnes, les guider ou les renseigner vers le stand de vente des billets d'entrée , des adhésions et des tickets pour le buffet africain.
| Matériels nécessaires | Qui fait quoi ? | Avancement de l'action | Action soldée ? |
|---|---|---|---|
| plan de situation des ateliers (plusieurs à mettre dans toute la MAS et sur chaque porte de salle) | Jean-François | Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés | NON |
| liste des ateliers et des horaires | Jean-François | NON | |
| Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs... | Sophie | NON |
- Rôle des personnes à la vente des billets, des adhésions et des tickets repas :
- Vente des billets d'entrée libre et tarifs réduits
- Vente des billets pour adhérents
- Vente des tickets repas pour le buffet africain.
Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette.
| Matériels nécessaires | Qui fait quoi ? | Avancement de l'action | Action soldée ? |
|---|---|---|---|
| Pour toutes les tables : flyers décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse, des bics, des dossiers pour les chèques, | Qui ? | ? | NON |
| Pour la table réservée aux billets à tarifs plein et réduit : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant rester en contact avec l'ACNV sans adhérer | Qui ? | ? | NON |
| Pour la table réservée aux adhérents ou personnes souhaitant adhérer : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier des adhérents à la date du 7 mai 2010, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant adhérer, bulletins d'adhésions,dossier pour les ranger avec les chèques correspondants, programmes et livrets. | Qui ? | ? | NON |
| Pour la table réservée à l'achat des billets donnant droit au buffet Africain : Carnets de billets à souche | Qui ? | ? | NON |
- Rôle des personnes à la vente des livres : 1 personne à minima de l'équipe se charge d'aller chercher les livres stockés chez Rabia Sarah, d'établir avec Caroline, Françoise B et Magali l'état du stock (inventaire) et des approvisionnements nécessaires (commandes)- minimum 15 jours avant la fête. Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette et de son dépôt à la poste le lundi. Matériel nécessaire : chacune des 3 tables de vente des livres comporte des flyers et imprimés décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse.
- Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine :
Avant la fête
- Obtenir la configuration des salles et la vérifier en organisant une visite des lieux au plus tard la veille au soir
- Définir la signalétique nécessaire pour faciliter les accès et cheminements du public (JF propose de se charger de la réalisation des affiches pour la signalétique)
- Obtenir des amis africains les éventuelles images pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
- Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain.
Pendant la fête
- Assurer la coordination des différentes équipes avec un rôle particulier au niveau des différentes recettes
- Assurer la logistique pour les équipes (nourritures et boissons)
- Garder sous clés les matériels sensibles
- Assurer la liaison avec les animateurs des ateliers
- Assurer la liaison avec l'équipe Girafes Ressources pouvant venir en renfort selon les besoins
Pas de matériels spécifiques sinon les documentations pour les différents postes.
- Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine :
Avant la fête entre aujourd'hui et le 7 mai
- Réaliser avec l'équipe Africaine l'inventaire de leurs besoins pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Utiliser l'expérience de Rabia Sarah pour le buffet à partir des informations sur la soirée indienne.
Pendant la fête
- Apporter le soutien nécessaire pour aider l'équipe Africaine à résoudre les difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
- Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...
Matériels nécessaires : au-delà des éventuelles demandes spécifiques, disposer des documentations disponibles sur les tables de ventes des billets ou livres.
