== Compte rendu réunion téléphonique du 5 Janvier 2011 ==;Présents;Delphine, Lilian, Aurélia, Jean-François__NOTOC__
;Première liste d<center><big>''actions à réaliser avec qui fait quoi :{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Action à réaliser!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!le|----!Diffuser au groupe la liste des salles réservées Volontaires pour aider à la MAS|Jean-François|Soldée|5/01/11|----|----!Définition du programme de la fête à partir du Brainstorming du CIDF|Delphinejournée 2 Avril (stands, Auréliaaccueil, Lilian|En cours : 1ère version en attente de relecture|8/01/11 |-!Mail à faire aux animateurs potentiels d'ateliers|Delphine|Prévue|? |-!Appel aux bénévoles|Delphine|Prévue|? |-!Prendre contacts avec les deux volontaires pour l'organisation des repas|Delphine|Mail envoyé le 06/01 :une réponse négative le 07/01|à suivre |-!Prendre en charge l'organisation de la librairie|Aurélia|Lancée|à suivre |-!Préciser l'organisation vis à vis des souhaits et besoins des Transmetteurs|Lilian|Prévue|? |-!Préciser l'organisation vis à vis des souhaits et besoins "Education"|Catherine Schmider|Prévue|? |-!Réalisation de l'affiche de la Fête en conservant le look global de 2010|Jean-François|Prévue|Après CF 01/11 |-!Demande vers Rémi Romeder pour un reportage photographique de la Fête de la CNV|Delphine|Accord de principelivres .. Modalités à définir.|10/01 |-!Demande vers Eliane Régis des souhaits de filmer ou non et à quelles conditions du spectacle|Lilian|Prévue|? |-!Mise en place des pages de préparation/Suivi de la Fête dans le Wiki|Jean-François|En cours|Depuis 5/01 |-!Préparer la lettre spéciale Fête CNV 2011 en utilisant celle de 2010|Delphine et Aurélia|Prévue|? |-!Prévoir une séquence de formation Wiki|Groupe d)'organisation|Prévue|définition d'une date d'ici au 9</01 |-!Contacter la MAS pour négocier l'organisation du buffet|Qui|Etat|Date |-!Action|Qui|Etat|Date |-!Action|Qui|Etat|Date|-!Action|Qui|Etat|Date|}big></center>
;Compléments à la réunion :Le sujet "S<center><big><big>''enrichir de nos différences" fait clairement débat. Le Cercle IDF présentera les options possibles et les questions qui sont posées. Notamment (non exhaustives) quelle ouverture souhaitons nous ? Allons nous au-delà de nos partenaires habituels ? Si oui, quels sont les acteurs de l'ACNV qui seront en relation avec {{Magenta|Pour connaître les invités ? Quelle contribution actions attendues des invités souhaitons nous ? etc...Au-delà, personnes volontaires merci de consulter les membres de informations à la réunion souhaitent un engagement clair des membres suite du Cercle France pour aider le CIDFtableau}}</big></big></center><br><center>[[Fichier:MainHorizontale.png]] [[/Actions|Suivi des actions de préparation]]</center> '''
;Points complémentaires rappelés hors réunionLes tarifs 2010 étaient de :* Entrée normale : 12 €, Adhérent : 8 €, Etudiants et Chômeurs : 5 €, Moins de 18 ans : Gratuit* Repas et spectacle : 15 €==Tableau des volontaires pour la Fête==
Un point est à faire avec Eliane sur le caractère gracieux ou pas du spectacle : Jean-François et Delphine ; {{Fichierentête tableau charte alignement|pdf|Fiche stock livres 080111.pdf|Fiche de gestion de stock des livres CNVcenter}} == Pour Mémoire : Suivi des actions de préparation 2010 pour utilisation en 2011 autant que nécessaire ==Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins. ===Pour la signalétique===
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+'''<center>Inscription dans les créneaux horaires qui vous conviennent'''<br>(Remplacer Nom Prénom par vos coordonnées)<br> {{rouge|Dans les créneaux à remplir : La première ligne correspond à la Billetterie, la seconde à la Librairie, la troisième à la Logistique}} <br>Nota : Toutes les personnes intervenant en début de matinée, sont priées de se présenter dès 8h30 pour un temps de coordination avec ????????? . Et puis quand vous arrivez plus tard, vous pouvez aller directement sur le stand concerné et la personne sur place vous dira ce qu'il faut faire - ??????? et ???????? seront là en permanence pour vous renseigner au cas ou...</center>!Matériels nécessairesHoraires!!Qui fait quoi ?Billeterie<br>Adhésion<br>Réservation spectacle!!Avancement Vente de l'actionlivres<br>Librairie!!Coordination technique,<br>logistique et humaine!!Action soldée ?
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!Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle)8h30 - 9 h00 : installation|Catherine Soum, Marie-Sylvie Kirfel, Véronique Gaspard|Reine Lépineux, Arnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg|Sylvie Coudret
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!Liste des ateliers et des horaires9h00 - 10h00|Catherine Soum, Marie-Sylvie Kirfel, Véronique Gaspard|Signalétique fournie par la MASReine Lépineux, Arnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg|Sylvie Coudret
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!Fournitures diverses : scotch10h00 - 11h00|PRIOL Florence, ciseauxCatherine Soum, patafixMarie-Sylvie Kirfel|Reine Lépineux, marqueursArnaud Chiffaudel, étiquettes...||Véronique Gaspard|NONSylvie Coudret
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!Liste des invités11h00 - 12h00| tableau avec les niveaux d'implication des bénévoles pour déterminer la liste finale.PRIOL Florence, Catherine Soum, Roch Robaglia|Reine Lépineux, Arnaud Chiffaudel, Véronique Gaspard|Sylvie Coudret
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|} ===Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas=== Responsable des recettes entrées et de l'organisation : Sophie 2 postes à l'entrée de la salle avec 2 personnes à chaque poste et à chaque poste : - 1 caisse marquée "adhésion" - les badges équipe organisatrice - 1 fichier adhérents à jour de cotisation au 7 mai - des flyers avec partie adhésion - 1 chemise pour ranger les demandes d'adhésion - 1 caisse marquée "entrée" + prix - dans la caisse : tampon encreur - un fond de caisse - 1 jeu d'étiquette vierge pour badges - 1 liste des invités - 1 caisse marquée " buffet" et le prix du buffet dessus (dedans 150 tickets pour le repas) - des programmes - 1 liste vierge pour sympathisants voulant laisser leurs coordonnées mais ne voulant pas adhérer - des stylos - 1 boite pour les dons joliment décorée {|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|---12h00 -!5 tables (2 postes accueil x 2 tables + 1 table pour bloquer accès comptoir)|MAS|?|NON13h00|Roch Robaglia, Marie----!Étiquette vierge pour badges invitésSylvie Kirfel, Nom3, Prénom3|Qui ?||ANNULEE|----!Badges équipe organisatrice|Françoise|Françoise et JF. Images imprimées pour les portes badges à accrocher pour les membres équipe et Girafes Ressources{{Fichier|pdf|Badges.pdf|Badge}} reste à apporter les badges à la fête|NON|----!Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV|Françoise Berry|JF 200 exemplaires imprimés. reste à les apporter|NON|----!Programmes de stages et livrets|Françoise Berry|Apporte 50 exemplaires|NON|----!Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits|Sophie : Récupération des tampons auprès de Magali|But : Encrage de la main des visiteurs pour entrées/sorties sans paiements multiples)|Fait|----!Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai|Françoise éditeArnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg, JF imprime et apporte|?|NON|----!Table billets entrée : Bulletins adhésion|Au dos des Flyers faits par Françoise|RASVéronique Gaspard|FaitSylvie Coudret
|----
!Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion13h00 - 14h00|JF voir ciRoch Robaglia, Marie-contreSylvie Kirfel, Nom3, copies faitesPrénom3|{{Fichier|pdf|Sympathisants.pdf|Sympathisants ACNV}}Gérald Testé, Etienne Séguier, Aurélia Dubourg|SoldéeSylvie Coudret
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!Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas14h00 - 15h00avec fond de caisse (Pièces 1|Catherine Soum, Eve Lemercier, Entringer, 2 et billets 5 €)Virginie|Sophie|?|FAITPRIOL Florence, Gérald Testé, |----!Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques|Sophie|?Etienne Séguier|FAITBernard Grieu
|----
!Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche|Sophie regarde|?|FAIT|---15h00 -!Table accueil ? : boite(s) à chaussure joliment décorée pour les dons16h00|Sophie|Fournit la boîte à chaussures|FAITCatherine Soum, Eve Lemercier, Nom3, Prénom3|} ===Pour le poste vente des livres=== Responsable du poste livre et des recettes de livres : Delphine (à vérifier avec toi Delphine):Fournitures à prévoir ::* Etiquettes cartonnées avec les prix des livres. (Jean-François):* 3 listes des livres avec tarifs pour chaque bénévoles présents. (Delphine):* Calculatrice. (Chez Rabia-Sarah):* Gros scotch pour refermer les cartons. (Sophie):* Feutres. (Sophie):* Fiche d'inventaire vierge. (Delphine:* Etiquettes autocollantes pour noter le contenu de chaque carton lors de l'inventaire de fin de journée. (Françoise) ====Avant la Fête====: Pour une bonne et simple gestionPRIOL Florence, suivre cette procédure pour la vente des livres : :* Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres:* La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.:* S'il y a décalage entre le chiffre et la caisseAurélia Dubourg, passer en remises ou pertes:* Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs: {{Fichier|pdf|Fiche_stock.pdf|Fiche de stock des livres}} {|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"Philippe Lagoutte|+!Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?Bernard Grieu
|----
!Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires16h00 - 17h00|Delphine et Françoise B.Catherine Soum, Nom2, Prénom2, Nom3, Prénom3|Inventaire réalisé le 13/04.Arnaud Chiffaudel, Philippe Lagoutte, Karine Ducrot|FaitBernard Grieu
|----
!Commander les livres nécessaires17h00 - 18h00|DelphineMartine Laboureur, Nom2, Prénom2, Nom3, Prénom3|Stock suffisantArnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg, Nom3, Prénom3|ANNULEEBernard Grieu
|----
!Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah18h00 - 19h00|Jean-François et FrançoisMartine Laboureur, Thomas DILAN, Nom3, Prénom3|Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournirArnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg, Nom3, Prénom3|NONBernard Grieu
|----
!Définir le lieu de stockage des livres après la fête19h00 - 20h30|CarolinePhilippe Lagoutte, Planchais Mylène, Nom3, Prénom3|Caroline récupère le stock pour le salon ZenArnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg, Nom3, Prénom3|SOLDEEBernard Grieu
|----
!Ramener les livres chez Caroline après la fête
|Qui ?
|A quelle date ?
|NON
|}
* Etat des actions réalisées par Delphine
Suite à l'inventaire, une vingtaine d'exemplaires de chaque titre (une trentaine pour le dernier livre de Thomas avec CD) sera gardée pour la fête et restera stockés chez Rabia-Sarah, le reste sera réexpédié aux éditeurs dès que possible (sauf édition Esserci).
Les livres pour enfants (édition Esserci) ne se renvoient pas à l'éditeur. Actuellement, une partie est stockée chez Caroline. Ceux présents lors de la conf. de Thomas sont chez Rabia-Sarah. Suite à l'inventaire, les titres manquants des éditions Esserci seront complétés grâce au stock présent chez Caroline et à défaut, en passant commande.
Le transport des livres vers la MAS par Alessandro le vendredi 07 reste à confirmer (d'ici la fin de la semaine).
Après la fête, les livres invendus seront stockés chez Caroline en prévision du salon Zen. Capacité de stockage chez Caroline : environ une dizaine de petits cartons. Prévoir une personne pour ramener les livres chez Caroline après la fête sachant que Caroline ne pourra pas les réceptionner ce week-end là car pas dispo. Voir qui peut les stocker provisoirement.
Un exemplaire de chaque livre sera repéré « exemplaire d==Rôle attendu des volontaires durant la fête==* '''exposition » lorsque le stock sera épuiséRôle des personnes à la vente des billets, des adhésions et des tickets spectacles :''': Accueillir les personnes.: Guider ou renseigner les personnes vers le souhaitant pourront le commander par Internet à Françoise. Les livres étiquetés pourront ainsi composer la valise stand de vente des billets d'exposition entrée, des livres adhésions et des tickets pour l'Ile de France (cf le spectacle.: Encaisser les actions du Cercle entrées en tenant compte des différents tarifs : adhérents 8 euros, non adhérents 12 euros, chômeurs 5 euros et mettre un tampon sur ce sujet dans le CR la main de mars 2010)la personne.: Vente des tickets :
L* 'inventaire a été réalisé par Delphine le 13/04 de 13h30 à 19h. Mise ''Rôle des personnes à jour de la fiche stock réalisée le 14/04. Stock suffisant sauf en ce qui concerne les vente des livres pour enfants donc pas de commande à prévoir. Les livres pour enfants manquants ont été récupérés par Sophie chez Caroline le 17/04.:'''
Relance par mail d'Alessandro le 16/04 Concrètement durant la fête :: en attente de Assurer la réponse pour vente des livres : Assurer le 21/04réapprovisionnement des tables de livres. Réponse négative: Rédiger les factures demandées.
Au sujet des livres pour enfants : l'âge préconisé pour chaque livre a été reporté sur la fiche stock afin de répondre aux questions et faciliter la vente de ces livres ( Vu avec Nathalie Dard le 21/04). Une fiche stock par personne sera prévue pour la fête.
====Pendant la Fête===={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions et matériels pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l* ''action!!Action soldée ?|----!Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres|Delphine|?|NON|----!Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi|Sophie|?|NON|----!Matériels : 5 tables|MAS|?|NON|----!Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV|CF Poste accueil JF imprime et apporte|Soldée|NON|----!carnet de factures|Caroline - Malika|Fournit le carnet de factures et les CD Guerres et paix dans le couple|NON|----!Matériels : 1 caisse et un fond de caisse|Sophie voit avec Magali|?|NON|----|----!Matériels : Stands ACNV|Sophie|Panneaux récupérés auprès de Magali le 17/04.|SOLDEE|----|} ===Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine=======Avant la Fête===={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Obtenir la configuration des salles |Sophie et Delphine|17/04/10|SOLDEE|----!Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)|Sophie et Delphine|17/04/10|SOLDEE|----!Signalétique voir actions Accueil|Jean-François|Pris en compte dans Acceuil|ANNULEE|----!Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.|Sophie|?|NON|----!Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket|Sophie|?|NON|----!Boisson et nourriture équipe|Qui ?|?|NON|----!Pose de la signalétique avant ouverture des portes|A définir après visite 17/04|?|NON|----!Mail vers le réseau des Créatifs Culturels|Sophie|{{Fichier|pdf|Mail_promo_vers_créateurs_culturesl.pdf|Mail}}|Soldée|----!Message vers le réseau Viadéo|Delphine|Messages sur 5 forums et dans l'agenda des événements|Soldée|} ====Pendant la Fête===={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources|Qui ?|?|NON|----! Une personne responsable des adhésions|Qui ?|?|NON|----! Une personne responsable des entrées|Qui ?|?|NON|----! Une personne responsable des billets pour le repas du soir|Qui ?|?|NON|----!Centralisation avec un rôle particulier au niveau des différentes recettes.|Qui ?|?|NON|----!: Assurer la logistique des pour les équipes (nourritures et boissons et nourritures).|Qui ?|?|NON|----!: Garder sous clés les matériels sensibles sous clé.|Qui ?|?|NON|----|} ===Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine=======Avant la Fête===={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions avant Assurer la fête<br>entre aujourd'hui et 7 mai!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Obtenir de nos amis africains liaison avec les éventuelles images pour les affichages|Sophie|?|NON|----!Réaliser l'inventaire animateurs des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance|Sophie|?|NON|----!Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009)|Qui ?|?|NON|}====Pendant la Fête====ateliers.{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions pendant Assurer la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Apporter le soutien à liaison avec l'équipe Africaine Girafes Ressources pouvant venir en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.|François et membres équipe|?|NON|----!Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant renfort selon les membres en action si nécessaire .besoins..|François et membres équipe|?|NON|----!Interview Pas de l'équipe Africaine ...|Malika|Avec François|NON|----|} ====Matériel===={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Matériels !!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Sono et 3 micros (existent dans certains espaces de la MAS)|Delphine et Sophie|Regardent matériels spécifiques sinon les possibilités avec la MAS le 17/04. Infos sur le site de la MAS : documentations pour les salles sont équipées de paper board, d'écran et de fontaines à eau : [http://www.mas-paris.fr/medias/MAS_BROCHURE_-9différents postes.pdf lien vers la brochure décrivant les salles]|NON|----|}