== Compte rendu réunion téléphonique du 5 Janvier 2011 ==;Présents;Delphine, Lilian, Aurélia, Jean-François__NOTOC__
;Première liste d<center><big>''actions à réaliser avec qui fait quoi :{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!width="120"|Action à réaliser!!width="80"|Qui fait quoi ?!!width="120"|Avancement de l'action!!width="80"|le|----!Diffuser au groupe la liste des salles réservées Volontaires pour aider à la MAS|Jean-François|Soldée|5/01/11|----|----!Définition du programme de la fête à partir du Brainstorming du CIDF|Delphine, Auréliajournée 2 Avril (stands, Lilian|Soldéeaccueil, document envoyé au bureaulivres .|10/01/11 |-!Mail à faire aux animateurs potentiels d'ateliers|Delphine|Prévue|? |-!Appel aux bénévoles|Delphine|Prévue|? |-!Prendre contacts avec les deux volontaires pour l'organisation des repas|Delphine|Mail envoyé le 06/01 :une réponse négative le 07/01|à suivre |-!Prendre en charge l'organisation de la librairie|Aurélia|Lancée|à suivre |-!Préciser l'organisation vis à vis des souhaits et besoins des Transmetteurs|Lilian|Prévue|? |-!Préciser l'organisation vis à vis des souhaits et besoins "Education"|Catherine Schmider|Prévue|? |-!Réalisation de l'affiche de la Fête en conservant le look global de 2010|Jean-François|Prévue|Après CF 01/11 |-!Demande vers Rémi Romeder pour un reportage photographique de la Fête de la CNV|Delphine|Accord de principe. Modalités à définir. Question du droit à l'image à voir au cercle France. Pour infos, l'année passée, Sophie demandait explicitement si les personnes étaient OK avec la publication de leur photo dans le Wiki. Les accords ont été verbaux, faut il prévoir un petit papier avec la question et une case oui à cocher ?|15 et 16/01 |-!Demande vers Eliane Régis des souhaits de filmer ou non et à quelles conditions du spectacle|Lilian|En cours|Mèl envoyé le 6/1 |-!Mise en place des pages de préparation/Suivi de la Fête dans le Wiki|Jean-François|En cours|Depuis 5/01 |-!Préparer la lettre spéciale Fête CNV 2011 en utilisant celle de 2010|Delphine et Aurélia|Prévue|? |-!Prévoir une séquence de formation Wiki|Groupe d)'organisation|Prévue|définition d'une date d'ici au 9</01 |-!Contacter la MAS pour négocier l'organisation du buffet|Delphine|Conditions de l'année dernière vues avec Magali.|Idéalement d'ici le 15big></01 |-!Action|Qui|Etat|Date |-!Action|Qui|Etat|Date|-!Action|Qui|Etat|Date|}center>
;Compléments à la réunion :Le sujet "S<center><big><big>''enrichir de nos différences" fait clairement débat. Le Cercle IDF présentera les options possibles et les questions qui sont posées. Notamment (non exhaustives) quelle ouverture souhaitons nous ? Allons nous au-delà de nos partenaires habituels ? Si oui, quels sont les acteurs de l'ACNV qui seront en relation avec {{Magenta|Pour connaître les invités ? Quelle contribution actions attendues des invités souhaitons nous ? etc...Au-delà, personnes volontaires merci de consulter les membres de informations à la réunion souhaitent un engagement clair des membres suite du Cercle France pour aider le CIDFtableau}}</big></big></center><br><center>[[Fichier:MainHorizontale.png]] [[/Actions|Suivi des actions de préparation]]</center> '''
;Points complémentaires rappelés hors réunionLes tarifs 2010 étaient de :* Entrée normale : 12 €, Adhérent : 8 €, Etudiants et Chômeurs : 5 €, Moins de 18 ans : Gratuit* Repas et spectacle : 15 €==Tableau des volontaires pour la Fête==
Un point est à faire avec Eliane sur le caractère gracieux ou pas du spectacle : Jean-François et Delphine ; {{Fichierentête tableau charte alignement|pdf|Fiche stock livres 080111.pdf|Fiche de gestion de stock des livres CNVcenter}} == Pour Mémoire : Suivi des actions de préparation 2010 pour utilisation en 2011 autant que nécessaire ==Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins. ===Pour la signalétique===
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+'''<center>Inscription dans les créneaux horaires qui vous conviennent'''<br>(Remplacer Nom Prénom par vos coordonnées)<br> {{rouge|Dans les créneaux à remplir : La première ligne correspond à la Billetterie, la seconde à la Librairie, la troisième à la Logistique}} <br>Nota : Toutes les personnes intervenant en début de matinée, sont priées de se présenter dès 8h30 pour un temps de coordination avec ????????? . Et puis quand vous arrivez plus tard, vous pouvez aller directement sur le stand concerné et la personne sur place vous dira ce qu'il faut faire - ??????? et ???????? seront là en permanence pour vous renseigner au cas ou...</center>!Matériels nécessairesHoraires!!Qui fait quoi ?Billeterie<br>Adhésion<br>Réservation spectacle!!Avancement Vente de l'actionlivres<br>Librairie!!Coordination technique,<br>logistique et humaine!!Action soldée ?
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!Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle)8h30 - 9 h00 : installation|Catherine Soum, Marie-Sylvie Kirfel, Véronique Gaspard|Reine Lépineux, Arnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg|Sylvie Coudret
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!Liste des ateliers et des horaires9h00 - 10h00|Catherine Soum, Marie-Sylvie Kirfel, Véronique Gaspard|Signalétique fournie par la MASReine Lépineux, Arnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg|Sylvie Coudret
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!Fournitures diverses : scotch10h00 - 11h00|PRIOL Florence, ciseauxCatherine Soum, patafixMarie-Sylvie Kirfel|Reine Lépineux, marqueursArnaud Chiffaudel, étiquettes...||Véronique Gaspard|NONSylvie Coudret
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!Liste des invités11h00 - 12h00| tableau avec les niveaux d'implication des bénévoles pour déterminer la liste finale.PRIOL Florence, Catherine Soum, Roch Robaglia|Reine Lépineux, Arnaud Chiffaudel, Véronique Gaspard|Sylvie Coudret
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|} ===Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas=== Responsable des recettes entrées et de l'organisation : Sophie 2 postes à l'entrée de la salle avec 2 personnes à chaque poste et à chaque poste : - 1 caisse marquée "adhésion" - les badges équipe organisatrice - 1 fichier adhérents à jour de cotisation au 7 mai - des flyers avec partie adhésion - 1 chemise pour ranger les demandes d'adhésion - 1 caisse marquée "entrée" + prix - dans la caisse : tampon encreur - un fond de caisse - 1 jeu d'étiquette vierge pour badges - 1 liste des invités - 1 caisse marquée " buffet" et le prix du buffet dessus (dedans 150 tickets pour le repas) - des programmes - 1 liste vierge pour sympathisants voulant laisser leurs coordonnées mais ne voulant pas adhérer - des stylos - 1 boite pour les dons joliment décorée {|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|---12h00 -!5 tables (2 postes accueil x 2 tables + 1 table pour bloquer accès comptoir)|MAS|?|NON13h00|Roch Robaglia, Marie----!Étiquette vierge pour badges invitésSylvie Kirfel, Nom3, Prénom3|Qui ?||ANNULEE|----!Badges équipe organisatrice|Françoise|Françoise et JF. Images imprimées pour les portes badges à accrocher pour les membres équipe et Girafes Ressources{{Fichier|pdf|Badges.pdf|Badge}} reste à apporter les badges à la fête|NON|----!Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV|Françoise Berry|JF 200 exemplaires imprimés. reste à les apporter|NON|----!Programmes de stages et livrets|Françoise Berry|Apporte 50 exemplaires|NON|----!Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits|Sophie : Récupération des tampons auprès de Magali|But : Encrage de la main des visiteurs pour entrées/sorties sans paiements multiples)|Fait|----!Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai|Françoise éditeArnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg, JF imprime et apporte|?|NON|----!Table billets entrée : Bulletins adhésion|Au dos des Flyers faits par Françoise|RASVéronique Gaspard|FaitSylvie Coudret
|----
!Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion13h00 - 14h00|JF voir ciRoch Robaglia, Marie-contreSylvie Kirfel, Nom3, copies faitesPrénom3|{{Fichier|pdf|Sympathisants.pdf|Sympathisants ACNV}}Gérald Testé, Etienne Séguier, Aurélia Dubourg|SoldéeSylvie Coudret
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!Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas14h00 - 15h00avec fond de caisse (Pièces 1|Catherine Soum, Eve Lemercier, Entringer, 2 et billets 5 €)Virginie|Sophie|?|FAITPRIOL Florence, Gérald Testé, |----!Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques|Sophie|?Etienne Séguier|FAITBernard Grieu
|----
!Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche|Sophie regarde|?|FAIT|---15h00 -!Table accueil ? : boite(s) à chaussure joliment décorée pour les dons16h00|Sophie|Fournit la boîte à chaussures|FAITCatherine Soum, Eve Lemercier, Nom3, Prénom3|} ===Pour le poste vente des livres=== Responsable du poste livre et des recettes de livres : Delphine (à vérifier avec toi Delphine):Fournitures à prévoir ::* Etiquettes cartonnées avec les prix des livres. (Jean-François):* 3 listes des livres avec tarifs pour chaque bénévoles présents. (Delphine):* Calculatrice. (Chez Rabia-Sarah):* Gros scotch pour refermer les cartons. (Sophie):* Feutres. (Sophie):* Fiche d'inventaire vierge. (Delphine:* Etiquettes autocollantes pour noter le contenu de chaque carton lors de l'inventaire de fin de journée. (Françoise) ====Avant la Fête====: Pour une bonne et simple gestionPRIOL Florence, suivre cette procédure pour la vente des livres : :* Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres:* La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.:* S'il y a décalage entre le chiffre et la caisseAurélia Dubourg, passer en remises ou pertes:* Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs: {{Fichier|pdf|Fiche_stock.pdf|Fiche de stock des livres}} {|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"Philippe Lagoutte|+!Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?Bernard Grieu
|----
!Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires16h00 - 17h00|Delphine et Françoise B.Catherine Soum, Nom2, Prénom2, Nom3, Prénom3|Inventaire réalisé le 13/04.Arnaud Chiffaudel, Philippe Lagoutte, Karine Ducrot|FaitBernard Grieu
|----
!Commander les livres nécessaires17h00 - 18h00|DelphineMartine Laboureur, Nom2, Prénom2, Nom3, Prénom3|Stock suffisantArnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg, Nom3, Prénom3|ANNULEEBernard Grieu
|----
!Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah18h00 - 19h00|Jean-François et FrançoisMartine Laboureur, Thomas DILAN, Nom3, Prénom3|Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournirArnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg, Nom3, Prénom3|NONBernard Grieu
|----
!Définir le lieu de stockage des livres après la fête19h00 - 20h30|CarolinePhilippe Lagoutte, Planchais Mylène, Nom3, Prénom3|Caroline récupère le stock pour le salon ZenArnaud Chiffaudel, Aurélia Dubourg, Nom3, Prénom3|SOLDEEBernard Grieu
|----
!Ramener les livres chez Caroline après la fête
|Qui ?
|A quelle date ?
|NON
|}
* Etat des actions réalisées par Delphine
Suite à l'inventaire, une vingtaine d'exemplaires de chaque titre (une trentaine pour le dernier livre de Thomas avec CD) sera gardée pour la fête et restera stockés chez Rabia-Sarah, le reste sera réexpédié aux éditeurs dès que possible (sauf édition Esserci).
Les livres pour enfants (édition Esserci) ne se renvoient pas à l'éditeur. Actuellement, une partie est stockée chez Caroline. Ceux présents lors de la conf. de Thomas sont chez Rabia-Sarah. Suite à l'inventaire, les titres manquants des éditions Esserci seront complétés grâce au stock présent chez Caroline et à défaut, en passant commande.
Le transport des livres vers la MAS par Alessandro le vendredi 07 reste à confirmer (d'ici la fin de la semaine).
Après la fête, les livres invendus seront stockés chez Caroline en prévision du salon Zen. Capacité de stockage chez Caroline : environ une dizaine de petits cartons. Prévoir une personne pour ramener les livres chez Caroline après la fête sachant que Caroline ne pourra pas les réceptionner ce week-end là car pas dispo. Voir qui peut les stocker provisoirement.
Un exemplaire de chaque livre sera repéré « exemplaire d==Rôle attendu des volontaires durant la fête==* '''exposition » lorsque le stock sera épuiséRôle des personnes à la vente des billets, des adhésions et des tickets spectacles :''': Accueillir les personnes.: Guider ou renseigner les personnes vers le souhaitant pourront le commander par Internet à Françoise. Les livres étiquetés pourront ainsi composer la valise stand de vente des billets d'exposition entrée, des livres adhésions et des tickets pour l'Ile de France (cf le spectacle.: Encaisser les actions du Cercle entrées en tenant compte des différents tarifs : adhérents 8 euros, non adhérents 12 euros, chômeurs 5 euros et mettre un tampon sur ce sujet dans le CR la main de mars 2010)la personne.: Vente des tickets :
L* 'inventaire a été réalisé par Delphine le 13/04 de 13h30 à 19h. Mise ''Rôle des personnes à jour de la fiche stock réalisée le 14/04. Stock suffisant sauf en ce qui concerne les vente des livres pour enfants donc pas de commande à prévoir. Les livres pour enfants manquants ont été récupérés par Sophie chez Caroline le 17/04.:'''
Relance par mail d'Alessandro le 16/04 Concrètement durant la fête :: en attente de Assurer la réponse pour vente des livres : Assurer le 21/04réapprovisionnement des tables de livres. Réponse négative: Rédiger les factures demandées.
Au sujet des livres pour enfants : l'âge préconisé pour chaque livre a été reporté sur la fiche stock afin de répondre aux questions et faciliter la vente de ces livres ( Vu avec Nathalie Dard le 21/04). Une fiche stock par personne sera prévue pour la fête.
====Pendant la Fête===={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions et matériels pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l* ''action!!Action soldée ?|----!Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres|Delphine|?|NON|----!Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi|Sophie|?|NON|----!Matériels : 5 tables|MAS|?|NON|----!Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV|CF Poste accueil JF imprime et apporte|Soldée|NON|----!carnet de factures|Caroline - Malika|Fournit le carnet de factures et les CD Guerres et paix dans le couple|NON|----!Matériels : 1 caisse et un fond de caisse|Sophie voit avec Magali|?|NON|----|----!Matériels : Stands ACNV|Sophie|Panneaux récupérés auprès de Magali le 17/04.|SOLDEE|----|} ===Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine=======Avant la Fête===={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Obtenir la configuration des salles |Sophie et Delphine|17/04/10|SOLDEE|----!Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)|Sophie et Delphine|17/04/10|SOLDEE|----!Signalétique voir actions Accueil|Jean-François|Pris en compte dans Acceuil|ANNULEE|----!Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.|Sophie|?|NON|----!Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket|Sophie|?|NON|----!Boisson et nourriture équipe|Qui ?|?|NON|----!Pose de la signalétique avant ouverture des portes|A définir après visite 17/04|?|NON|----!Mail vers le réseau des Créatifs Culturels|Sophie|{{Fichier|pdf|Mail_promo_vers_créateurs_culturesl.pdf|Mail}}|Soldée|----!Message vers le réseau Viadéo|Delphine|Messages sur 5 forums et dans l'agenda des événements|Soldée|} ====Pendant la Fête===={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources|Qui ?|?|NON|----! Une personne responsable des adhésions|Qui ?|?|NON|----! Une personne responsable des entrées|Qui ?|?|NON|----! Une personne responsable des billets pour le repas du soir|Qui ?|?|NON|----!Centralisation avec un rôle particulier au niveau des différentes recettes.|Qui ?|?|NON|----!: Assurer la logistique des pour les équipes (nourritures et boissons et nourritures).|Qui ?|?|NON|----!: Garder sous clés les matériels sensibles sous clé.|Qui ?|?|NON|----|} ===Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine=======Avant la Fête===={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions avant Assurer la fête<br>entre aujourd'hui et 7 mai!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Obtenir de nos amis africains liaison avec les éventuelles images pour les affichages|Sophie|?|NON|----!Réaliser l'inventaire animateurs des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance|Sophie|?|NON|----!Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009)|Qui ?|?|NON|}====Pendant la Fête====ateliers.{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Actions pendant Assurer la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Apporter le soutien à liaison avec l'équipe Africaine Girafes Ressources pouvant venir en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.|François et membres équipe|?|NON|----!Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant renfort selon les membres en action si nécessaire .besoins..|François et membres équipe|?|NON|----!Interview Pas de l'équipe Africaine ...|Malika|Avec François|NON|----|} ====Matériel===={|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"|+!Matériels !!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?|----!Sono et 3 micros (existent dans certains espaces de la MAS)|Delphine et Sophie|Regardent matériels spécifiques sinon les possibilités avec la MAS le 17/04. Infos sur le site de la MAS : documentations pour les salles sont équipées de paper board, d'écran et de fontaines à eau : [http://www.mas-paris.fr/medias/MAS_BROCHURE_-9différents postes.pdf lien vers la brochure décrivant les salles]|NON|----|}