Fête de la CNV 2011/Préparation : Différence entre versions

Version du 13 janvier 2011 à 18:47

Dates prévisionnelles des réunions de préparation (audio)

Mercredi 19/01 : 21h00, Mardi 01/02 : 21h00, Mardi 15/02 : 21h00, Lundi 28/02 : 21h00

Lien vers le Doodle de calage des dates ultérieures

Compte rendu réunion téléphonique du 5 Janvier 2011

Présents

Delphine, Lilian, Aurélia, Jean-François

Première liste d'actions à réaliser avec qui fait quoi 

Compléments à la réunion 

Le sujet "S'enrichir de nos différences" fait clairement débat. Le Cercle IDF présentera les options possibles et les questions qui sont posées. Notamment (non exhaustives) quelle ouverture souhaitons nous ? Allons nous au-delà de nos partenaires habituels ? Si oui, quels sont les acteurs de l'ACNV qui seront en relation avec les invités ? Quelle contribution des invités souhaitons nous ? etc... Au-delà, les membres de la réunion souhaitent un engagement clair des membres du Cercle France pour aider le CIDF.

Points complémentaires rappelés hors réunion

Les tarifs 2010 étaient de :

• Entrée normale : 12 €, Adhérent : 8 €, Etudiants et Chômeurs : 5 €, Moins de 18 ans : Gratuit
• Repas et spectacle : 15 €

Un point est à faire avec Eliane sur le caractère gracieux ou pas du spectacle : Jean-François et Delphine

Fiche de gestion de stock des livres CNV

Pour Mémoire : Suivi des actions de préparation 2010 pour utilisation en 2011 autant que nécessaire

Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.

Pour la signalétique

Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas

Responsable des recettes entrées et de l'organisation  : Sophie

2 postes à l'entrée de la salle avec 2 personnes à chaque poste et à chaque poste :

- 1 caisse marquée "adhésion"

- les badges équipe organisatrice

- 1 fichier adhérents à jour de cotisation au 7 mai

- des flyers avec partie adhésion

- 1 chemise pour ranger les demandes d'adhésion

- 1 caisse marquée "entrée" + prix - dans la caisse : tampon encreur

- un fond de caisse

- 1 jeu d'étiquette vierge pour badges

- 1 liste des invités

- 1 caisse marquée " buffet" et le prix du buffet dessus (dedans 150 tickets pour le repas)

- des programmes

- 1 liste vierge pour sympathisants voulant laisser leurs coordonnées mais ne voulant pas adhérer

- des stylos

- 1 boite pour les dons joliment décorée

Matériels nécessaires	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
5 tables (2 postes accueil x 2 tables + 1 table pour bloquer accès comptoir)	MAS	?	NON
Étiquette vierge pour badges invités	Qui ?		ANNULEE
Badges équipe organisatrice	Françoise	Françoise et JF. Images imprimées pour les portes badges à accrocher pour les membres équipe et Girafes Ressources Badge reste à apporter les badges à la fête	NON
Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV	Françoise Berry	JF 200 exemplaires imprimés. reste à les apporter	NON
Programmes de stages et livrets	Françoise Berry	Apporte 50 exemplaires	NON
Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits	Sophie : Récupération des tampons auprès de Magali	But : Encrage de la main des visiteurs pour entrées/sorties sans paiements multiples)	Fait
Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai	Françoise édite, JF imprime et apporte	?	NON
Table billets entrée : Bulletins adhésion	Au dos des Flyers faits par Françoise	RAS	Fait
Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion	JF voir ci-contre, copies faites	Sympathisants ACNV	Soldée
Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)	Sophie	?	FAIT
Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques	Sophie	?	FAIT
Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche	Sophie regarde	?	FAIT
Table accueil ? : boite(s) à chaussure joliment décorée pour les dons	Sophie	Fournit la boîte à chaussures	FAIT

Pour le poste vente des livres

Responsable du poste livre et des recettes de livres : Delphine (à vérifier avec toi Delphine)

Fournitures à prévoir :

• Etiquettes cartonnées avec les prix des livres. (Jean-François)
• 3 listes des livres avec tarifs pour chaque bénévoles présents. (Delphine)
• Calculatrice. (Chez Rabia-Sarah)
• Gros scotch pour refermer les cartons. (Sophie)
• Feutres. (Sophie)
• Fiche d'inventaire vierge. (Delphine
• Etiquettes autocollantes pour noter le contenu de chaque carton lors de l'inventaire de fin de journée. (Françoise)

Avant la Fête

Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres :

• Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres
• La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.
• S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
• Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs

Fiche de stock des livres

• Etat des actions réalisées par Delphine

Suite à l'inventaire, une vingtaine d'exemplaires de chaque titre (une trentaine pour le dernier livre de Thomas avec CD) sera gardée pour la fête et restera stockés chez Rabia-Sarah, le reste sera réexpédié aux éditeurs dès que possible (sauf édition Esserci).

Les livres pour enfants (édition Esserci) ne se renvoient pas à l'éditeur. Actuellement, une partie est stockée chez Caroline. Ceux présents lors de la conf. de Thomas sont chez Rabia-Sarah. Suite à l'inventaire, les titres manquants des éditions Esserci seront complétés grâce au stock présent chez Caroline et à défaut, en passant commande.

Le transport des livres vers la MAS par Alessandro le vendredi 07 reste à confirmer (d'ici la fin de la semaine). Après la fête, les livres invendus seront stockés chez Caroline en prévision du salon Zen. Capacité de stockage chez Caroline : environ une dizaine de petits cartons. Prévoir une personne pour ramener les livres chez Caroline après la fête sachant que Caroline ne pourra pas les réceptionner ce week-end là car pas dispo. Voir qui peut les stocker provisoirement.

Un exemplaire de chaque livre sera repéré « exemplaire d'exposition » lorsque le stock sera épuisé, les personnes le souhaitant pourront le commander par Internet à Françoise. Les livres étiquetés pourront ainsi composer la valise d'exposition des livres pour l'Ile de France (cf les actions du Cercle sur ce sujet dans le CR de mars 2010)

L'inventaire a été réalisé par Delphine le 13/04 de 13h30 à 19h. Mise à jour de la fiche stock réalisée le 14/04. Stock suffisant sauf en ce qui concerne les livres pour enfants donc pas de commande à prévoir. Les livres pour enfants manquants ont été récupérés par Sophie chez Caroline le 17/04.

Relance par mail d'Alessandro le 16/04 : en attente de la réponse pour le 21/04. Réponse négative.

Au sujet des livres pour enfants : l'âge préconisé pour chaque livre a été reporté sur la fiche stock afin de répondre aux questions et faciliter la vente de ces livres ( Vu avec Nathalie Dard le 21/04). Une fiche stock par personne sera prévue pour la fête.

Pendant la Fête

Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine

Avant la Fête

Actions amont fête	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Obtenir la configuration des salles	Sophie et Delphine	17/04/10	SOLDEE
Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)	Sophie et Delphine	17/04/10	SOLDEE
Signalétique voir actions Accueil	Jean-François	Pris en compte dans Acceuil	ANNULEE
Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.	Sophie	?	NON
Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket	Sophie	?	NON
Boisson et nourriture équipe	Qui ?	?	NON
Pose de la signalétique avant ouverture des portes	A définir après visite 17/04	?	NON
Mail vers le réseau des Créatifs Culturels	Sophie	Mail	Soldée
Message vers le réseau Viadéo	Delphine	Messages sur 5 forums et dans l'agenda des événements	Soldée

Pendant la Fête

Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine

Avant la Fête

Pendant la Fête

Matériel