Modification de Fête de la CNV 2011/Préparation

== Compte rendu réunion téléphonique du 5 Janvier 2011 ==
;Présents
;Delphine, Lilian, Aurélia, Jean-François

;Première liste d'actions à réaliser avec qui fait quoi :
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Action à réaliser!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!le
|----
!Diffuser au groupe la liste des salles réservées à la MAS
|Jean-François
|Soldée
|5/01/11
|----
|----
!Définition du programme de la fête à partir du Brainstorming du CIDF
|Delphine, Aurélia, Lilian
|En cours : 1ère version en attente de relecture
|8/01/11
 |-
!Mail à faire aux animateurs potentiels d'ateliers
|Delphine
|Prévue
|?
 |-
!Appel aux bénévoles
|Delphine
|Prévue
|?
 |-
!Prendre contacts avec les deux volontaires pour l'organisation des repas
|Delphine
|Mail envoyé le 06/01 :
une réponse négative le 07/01
|à suivre
 |-
!Prendre en charge l'organisation de la librairie
|Aurélia
|Lancée
|à suivre
 |-
!Préciser l'organisation vis à vis des souhaits et besoins des Transmetteurs
|Lilian
|Prévue
|?
 |-
!Préciser l'organisation vis à vis des souhaits et besoins "Education"
|Catherine Schmider
|Prévue
|?
 |-
!Réalisation de l'affiche de la Fête en conservant le look global de 2010
|Jean-François
|Prévue
|Après CF 01/11
 |-
!Demande vers Rémi Romeder pour un reportage photographique de la Fête de la CNV
|Delphine
|Accord de principe. Modalités à définir.
|10/01
 |-
!Demande vers Eliane Régis des souhaits de filmer ou non et à quelles conditions du spectacle
|Lilian
|Prévue
|?
 |-
!Mise en place des pages de préparation/Suivi de la Fête dans le Wiki
|Jean-François
|En cours
|Depuis 5/01
 |-
!Préparer la lettre spéciale Fête CNV 2011 en utilisant celle de 2010
|Delphine et Aurélia
|Prévue
|?
 |-
!Prévoir une séquence de formation Wiki
|Groupe d'organisation
|Prévue
|définition d'une date d'ici au 9/01
 |-
!Contacter la MAS pour négocier l'organisation du buffet
|Qui
|Etat
|Date
 |-
!Action
|Qui
|Etat
|Date
 |-
!Action
|Qui
|Etat
|Date
|-
!Action
|Qui
|Etat
|Date
|}

;Compléments à la réunion :
Le sujet "S'enrichir de nos différences" fait clairement débat. Le Cercle IDF présentera les options possibles et les questions qui sont posées. Notamment (non exhaustives) quelle ouverture souhaitons nous ? Allons nous au-delà de nos partenaires habituels ? Si oui, quels sont les acteurs de l'ACNV qui seront en relation avec les invités ? Quelle contribution des invités souhaitons nous ? etc...
Au-delà, les membres de la réunion souhaitent un engagement clair des membres du Cercle France pour aider le CIDF.

;Points complémentaires rappelés hors réunion
Les tarifs 2010 étaient de :
* Entrée normale : 12 €, Adhérent : 8 €, Etudiants et Chômeurs : 5 €, Moins de 18 ans : Gratuit
* Repas et spectacle : 15 €

Un point est à faire avec Eliane sur le caractère gracieux ou pas du spectacle : Jean-François et Delphine

; {{Fichier|pdf|Fiche stock livres 080111.pdf|Fiche de gestion de stock des livres CNV}}

== Pour Mémoire : Suivi des actions de préparation 2010 pour utilisation en 2011 autant que nécessaire ==
Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.

===Pour la signalétique===
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la  MAS et sur chaque porte de salle)
|
|
|
|----
!Liste des ateliers et des horaires
|
|Signalétique fournie par la MAS
|
|----
!Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs, étiquettes...
|
|
|NON
|----
!Liste des invités
| tableau avec les niveaux d'implication des bénévoles pour déterminer la liste finale.
|
|
|----
|}

===Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas===

Responsable des recettes entrées et de l'organisation  : Sophie 

2 postes à l'entrée de la salle avec 2 personnes à chaque poste et à chaque poste : 

- 1 caisse marquée "adhésion"

- les badges équipe organisatrice

- 1 fichier adhérents à jour de cotisation au 7 mai

- des flyers avec partie adhésion

- 1 chemise pour ranger les demandes d'adhésion

- 1 caisse marquée "entrée" + prix - dans la caisse : tampon encreur

- un fond de caisse

- 1 jeu d'étiquette vierge pour badges

- 1 liste des invités

- 1 caisse marquée " buffet" et le prix du buffet dessus (dedans 150 tickets pour le repas)

- des programmes

- 1 liste vierge pour sympathisants voulant laisser leurs coordonnées mais ne voulant pas adhérer

- des stylos

- 1 boite pour les dons joliment décorée



{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!5 tables (2 postes accueil x 2 tables + 1 table pour bloquer accès comptoir)
|MAS
|?
|NON
|----
!Étiquette vierge pour badges invités
|Qui ?
|
|ANNULEE
|----
!Badges équipe organisatrice
|Françoise
|Françoise et JF. Images imprimées pour les portes badges à accrocher pour les membres équipe et Girafes Ressources
{{Fichier|pdf|Badges.pdf|Badge}} reste à apporter les badges à la fête
|NON
|----
!Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
|Françoise Berry
|JF 200 exemplaires imprimés. reste à les apporter
|NON
|----
!Programmes de stages et livrets
|Françoise Berry
|Apporte 50 exemplaires
|NON
|----
!Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits
|Sophie : Récupération des tampons auprès de Magali
|But : Encrage de la main des visiteurs pour entrées/sorties sans paiements multiples)
|Fait
|----
!Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai
|Françoise édite, JF imprime et apporte
|?
|NON
|----
!Table billets entrée : Bulletins adhésion
|Au dos des Flyers faits par Françoise
|RAS
|Fait
|----
!Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion
|JF voir ci-contre, copies faites
|{{Fichier|pdf|Sympathisants.pdf|Sympathisants ACNV}}
|Soldée
|----
!Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas
avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)
|Sophie
|?
|FAIT
 |----
!Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques
|Sophie
|?
|FAIT
|----
!Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche
|Sophie regarde
|?
|FAIT
|----
!Table accueil ? : boite(s) à chaussure joliment décorée pour les dons
|Sophie
|Fournit la boîte à chaussures
|FAIT
|}

===Pour le poste vente des livres===

Responsable du poste livre et des recettes de livres : Delphine (à vérifier avec toi Delphine)
:Fournitures à prévoir :
:* Etiquettes cartonnées avec les prix des livres. (Jean-François)
:* 3 listes des livres avec tarifs pour chaque bénévoles présents. (Delphine)
:* Calculatrice. (Chez Rabia-Sarah)
:* Gros scotch pour refermer les cartons. (Sophie)
:* Feutres. (Sophie)
:* Fiche d'inventaire vierge. (Delphine
:* Etiquettes autocollantes pour noter le contenu de chaque carton lors de l'inventaire de fin de journée. (Françoise)

====Avant la Fête====
: Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres : 
:* Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres
:* La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.
:* S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
:* Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs
: {{Fichier|pdf|Fiche_stock.pdf|Fiche de stock des livres}} 

{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires
|Delphine et Françoise B.
|Inventaire réalisé le 13/04.
|Fait
|----
!Commander les livres nécessaires
|Delphine
|Stock suffisant
|ANNULEE
|----
!Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah
|Jean-François et François
|Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir
|NON
|----
!Définir le lieu de stockage des livres après la fête
|Caroline
|Caroline récupère le stock pour le salon Zen
|SOLDEE
|----
!Ramener les livres chez Caroline après la fête
|Qui ?
|A quelle date ?
|NON
|}
* Etat des actions réalisées par Delphine
Suite à l'inventaire, une vingtaine d'exemplaires de chaque titre (une trentaine pour le dernier livre de Thomas avec CD) sera gardée pour la fête et restera stockés chez Rabia-Sarah, le reste sera réexpédié aux éditeurs dès que possible (sauf édition Esserci).

Les livres pour enfants (édition Esserci) ne se renvoient pas à l'éditeur. Actuellement, une partie est stockée chez Caroline. Ceux présents lors de la conf. de Thomas sont chez Rabia-Sarah. Suite à l'inventaire, les titres manquants des éditions Esserci seront complétés grâce au stock présent chez Caroline et à défaut, en passant commande. 

Le transport des livres vers la MAS par Alessandro le vendredi 07 reste à confirmer (d'ici la fin de la semaine).
Après la fête, les livres invendus seront stockés chez Caroline en prévision du salon Zen. Capacité de stockage chez Caroline : environ une dizaine de petits cartons. Prévoir une personne pour ramener les livres chez Caroline après la fête sachant que Caroline ne pourra pas les réceptionner ce week-end là car pas dispo. Voir qui peut les stocker provisoirement.

Un exemplaire de chaque livre sera repéré « exemplaire d'exposition » lorsque le stock sera épuisé, les personnes le souhaitant pourront le commander par Internet à Françoise. Les livres étiquetés pourront ainsi composer la valise d'exposition des livres pour l'Ile de France (cf les actions du Cercle sur ce sujet dans le CR de mars 2010)

L'inventaire a été réalisé par Delphine le 13/04 de 13h30 à 19h. Mise à jour de la fiche stock réalisée le 14/04. Stock suffisant sauf en ce qui concerne les livres pour enfants donc pas de commande à prévoir. Les livres pour enfants manquants ont été récupérés par Sophie chez Caroline le 17/04.

Relance par mail d'Alessandro le 16/04 : en attente de la réponse pour le 21/04. Réponse négative.

Au sujet des livres pour enfants : l'âge préconisé pour chaque livre a été reporté sur la fiche stock afin de répondre aux questions et faciliter la vente de ces livres ( Vu avec Nathalie Dard le 21/04). Une fiche stock par personne sera prévue pour la fête.

====Pendant la Fête====
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Actions et matériels pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres
|Delphine
|?
|NON
|----
!Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi
|Sophie
|?
|NON
|----
!Matériels : 5 tables
|MAS
|?
|NON
|----
!Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
|CF Poste accueil JF imprime et apporte
|Soldée
|NON
|----
!carnet de factures
|Caroline - Malika
|Fournit le carnet de factures et les CD Guerres et paix dans le couple
|NON
|----
!Matériels : 1 caisse et un fond de caisse
|Sophie voit avec Magali
|?
|NON|----
|----
!Matériels : Stands ACNV
|Sophie
|Panneaux récupérés auprès de Magali le 17/04.
|SOLDEE
|----
|}

===Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine===
====Avant la Fête====
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Obtenir la configuration des salles 
|Sophie et Delphine
|17/04/10
|SOLDEE
|----
!Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)
|Sophie et Delphine
|17/04/10
|SOLDEE
|----
!Signalétique voir actions Accueil
|Jean-François
|Pris en compte dans Acceuil
|ANNULEE
|----
!Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
|Sophie
|?
|NON
|----
!Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket
|Sophie
|?
|NON
|----
!Boisson et nourriture équipe
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Pose de la signalétique avant ouverture des portes
|A définir après visite 17/04
|?
|NON
|----
!Mail vers le réseau des Créatifs Culturels
|Sophie
|{{Fichier|pdf|Mail_promo_vers_créateurs_culturesl.pdf|Mail}}
|Soldée
|----
!Message vers le réseau Viadéo
|Delphine
|Messages sur 5 forums et dans l'agenda des événements
|Soldée
|}

====Pendant la Fête====
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Actions pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources
|Qui ?
|?
|NON
|----
! Une personne responsable des adhésions
|Qui ?
|?
|NON
|----
! Une personne responsable des entrées
|Qui ?
|?
|NON
|----
! Une personne responsable des billets pour le repas du soir
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Centralisation des recettes
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures)
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Garder les matériels sensibles sous clé.
|Qui ?
|?
|NON
|----
|}

===Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine===
====Avant la Fête====
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Actions avant la fête<br>entre aujourd'hui et 7 mai!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages
|Sophie
|?
|NON
|----
!Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance
|Sophie
|?
|NON
|----
!Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009)
|Qui ?
|?
|NON
|}
====Pendant la Fête====
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Actions pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
|François et membres équipe
|?
|NON
|----
!Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...
|François et membres équipe
|?
|NON
|----
!Interview de l'équipe Africaine ...
|Malika
|Avec François
|NON
|----
|}

====Matériel====
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Matériels !!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Sono et 3 micros (existent dans certains espaces de la MAS)
|Delphine et Sophie
|Regardent les possibilités avec la MAS le 17/04. Infos sur le site de la MAS : les salles sont équipées de paper board, d'écran et de fontaines à eau : [http://www.mas-paris.fr/medias/MAS_BROCHURE_-9.pdf lien vers la brochure décrivant les salles]
|NON
|----
|}