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Modifications
Création d'une page de suivi des actions de préparations de la fête 2010
==Suivi des actions de préparation==
* '''Rôle des personnes à l'accueil : '''Accueillir les personnes, les guider ou les renseigner vers le stand de vente des billets d'entrée , des adhésions et des tickets pour le buffet africain.
{|class="wikitable sortable" style="text-align:left; width:100%;"
|+
!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!plan de situation des ateliers (plusieurs à mettre dans toute la MAS et sur chaque porte de salle)
|Jean-François
|Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés
|NON
|----
!liste des ateliers et des horaires
|Jean-François
|
|NON
|----
!Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs...
|Sophie
|
|NON
|----
|}
* '''Rôle des personnes à la vente des billets, des adhésions et des tickets repas :'''
::Vente des billets d'entrée libre et tarifs réduits
::Vente des billets pour adhérents
::Vente des tickets repas pour le buffet africain. <br>
Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette.
{|class="wikitable sortable" style="text-align:left; width:100%;"
|+
!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Pour toutes les tables : flyers décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse, des bics, des dossiers pour les chèques,
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Pour la table réservée aux billets à tarifs plein et réduit : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant rester en contact avec l'ACNV sans adhérer
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Pour la table réservée aux adhérents ou personnes souhaitant adhérer : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier des adhérents à la date du 7 mai 2010, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant adhérer, bulletins d'adhésions,dossier pour les ranger avec les chèques correspondants, programmes et livrets.
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Pour la table réservée à l'achat des billets donnant droit au buffet Africain : Carnets de billets à souche
|Qui ?
|?
|NON
|}
* '''Rôle des personnes à la vente des livres :''' 1 personne à minima de l'équipe se charge d'aller chercher les livres stockés chez Rabia Sarah, d'établir avec Caroline, Françoise B et Magali l'état du stock (inventaire) et des approvisionnements nécessaires (commandes)- minimum 15 jours avant la fête. Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette et de son dépôt à la poste le lundi. '''Matériel nécessaire :''' chacune des 3 tables de vente des livres comporte des flyers et imprimés décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse.
* '''Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine :'''
'''Avant la fête'''
: Obtenir la configuration des salles et la vérifier en organisant une visite des lieux au plus tard la veille au soir
: Définir la signalétique nécessaire pour faciliter les accès et cheminements du public (JF propose de se charger de la réalisation des affiches pour la signalétique)
: Obtenir des amis africains les éventuelles images pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
: Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain.
'''Pendant la fête'''
: Assurer la coordination des différentes équipes avec un rôle particulier au niveau des différentes recettes
: Assurer la logistique pour les équipes (nourritures et boissons)
: Garder sous clés les matériels sensibles
: Assurer la liaison avec les animateurs des ateliers
: Assurer la liaison avec l'équipe Girafes Ressources pouvant venir en renfort selon les besoins
Pas de matériels spécifiques sinon les documentations pour les différents postes.
* '''Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine :'''
'''Avant la fête entre aujourd'hui et le 7 mai'''
: Réaliser avec l'équipe Africaine l'inventaire de leurs besoins pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Utiliser l'expérience de Rabia Sarah pour le buffet à partir des informations sur la soirée indienne.
'''Pendant la fête'''
: Apporter le soutien nécessaire pour aider l'équipe Africaine à résoudre les difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
: Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...
'''Matériels nécessaires :''' au-delà des éventuelles demandes spécifiques, disposer des documentations disponibles sur les tables de ventes des billets ou livres.
* '''Rôle des personnes à l'accueil : '''Accueillir les personnes, les guider ou les renseigner vers le stand de vente des billets d'entrée , des adhésions et des tickets pour le buffet africain.
{|class="wikitable sortable" style="text-align:left; width:100%;"
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!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
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!plan de situation des ateliers (plusieurs à mettre dans toute la MAS et sur chaque porte de salle)
|Jean-François
|Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés
|NON
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!liste des ateliers et des horaires
|Jean-François
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|NON
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!Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs...
|Sophie
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|NON
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* '''Rôle des personnes à la vente des billets, des adhésions et des tickets repas :'''
::Vente des billets d'entrée libre et tarifs réduits
::Vente des billets pour adhérents
::Vente des tickets repas pour le buffet africain. <br>
Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette.
{|class="wikitable sortable" style="text-align:left; width:100%;"
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!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
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!Pour toutes les tables : flyers décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse, des bics, des dossiers pour les chèques,
|Qui ?
|?
|NON
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!Pour la table réservée aux billets à tarifs plein et réduit : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant rester en contact avec l'ACNV sans adhérer
|Qui ?
|?
|NON
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!Pour la table réservée aux adhérents ou personnes souhaitant adhérer : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier des adhérents à la date du 7 mai 2010, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant adhérer, bulletins d'adhésions,dossier pour les ranger avec les chèques correspondants, programmes et livrets.
|Qui ?
|?
|NON
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!Pour la table réservée à l'achat des billets donnant droit au buffet Africain : Carnets de billets à souche
|Qui ?
|?
|NON
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* '''Rôle des personnes à la vente des livres :''' 1 personne à minima de l'équipe se charge d'aller chercher les livres stockés chez Rabia Sarah, d'établir avec Caroline, Françoise B et Magali l'état du stock (inventaire) et des approvisionnements nécessaires (commandes)- minimum 15 jours avant la fête. Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette et de son dépôt à la poste le lundi. '''Matériel nécessaire :''' chacune des 3 tables de vente des livres comporte des flyers et imprimés décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse.
* '''Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine :'''
'''Avant la fête'''
: Obtenir la configuration des salles et la vérifier en organisant une visite des lieux au plus tard la veille au soir
: Définir la signalétique nécessaire pour faciliter les accès et cheminements du public (JF propose de se charger de la réalisation des affiches pour la signalétique)
: Obtenir des amis africains les éventuelles images pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
: Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain.
'''Pendant la fête'''
: Assurer la coordination des différentes équipes avec un rôle particulier au niveau des différentes recettes
: Assurer la logistique pour les équipes (nourritures et boissons)
: Garder sous clés les matériels sensibles
: Assurer la liaison avec les animateurs des ateliers
: Assurer la liaison avec l'équipe Girafes Ressources pouvant venir en renfort selon les besoins
Pas de matériels spécifiques sinon les documentations pour les différents postes.
* '''Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine :'''
'''Avant la fête entre aujourd'hui et le 7 mai'''
: Réaliser avec l'équipe Africaine l'inventaire de leurs besoins pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Utiliser l'expérience de Rabia Sarah pour le buffet à partir des informations sur la soirée indienne.
'''Pendant la fête'''
: Apporter le soutien nécessaire pour aider l'équipe Africaine à résoudre les difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
: Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...
'''Matériels nécessaires :''' au-delà des éventuelles demandes spécifiques, disposer des documentations disponibles sur les tables de ventes des billets ou livres.
