Sommaire
Procédure pour la tenue de l'AG Extraordinaire d'avril 2011Modifier
L'assemblée générale (AG) d'avril sera précédée d'une assemblée générale extraordinaire (AGE) dont le but est d'adopter la modification à l'article 7 des Statuts afin de permettre le renouvellement des administrateurs par tiers (3 sur 9 à chaque AG).
Le renouvellement par tiers des administrateursModifier
Le Cercle France, à sa réunion de janvier 2011, a adopté la proposition de modification de l'article 7 des Statuts afin de permettre la mise en place du renouvellement par tiers des administrateurs à compter d'avril 2011. A cette fin, la résolution suivante sera soumise au vote lors de l'AGE : "que les termes "pour deux ans" soit remplacés par "pour renouvellement par tiers pour trois ans" afin que la première phrase de l'article 7 indique désormais : "L'assemblée générale élit pour un renouvellement par tiers pour trois ans les administrateurs de l'association, trois membres au minimum et neuf au maximum."
Une fois adopté, cet amendement aura les conséquences décrites ci-dessous :
0 - Disposition transitoire : renouvellement par tiers Aux fins de l'article 7 des Statuts concernant le renouvellement des administrateurs par tiers, la présente disposition s'applique de façon provisoire jusqu'à ce que le mode de renouvellement par tiers soit instauré définitivement à compter de l'AG 2013.
1 - Assemblée générale 2011 : Lors de l'assemblée générale 2011, deux administrateurs parmi les 9 élus ou confirmés lors de l'assemblée générale 2010 arrivent au terme de leur mandat; un troisième administrateur devra se désister de l'année restant à son mandat. Ainsi trois postes d'administrateurs seront vacants et aptes à combler par élection pour un nouveau mandat de trois ans prenant fin en 2014. Il s'agit du premier tiers des administrateurs.
2 – Assemblée générale 2012 : Lors de l'assemblée générale 2012, six administrateurs parmi les 9 élus ou confirmés lors de l'assemblée générale 2010 arrivent au terme de leur mandat. Ainsi parmi ses six administrateurs, trois verront leur mandat prolongé pour un an sur proposition et vote interne du Cercle France et trois postes d'administrateurs seront vacants et aptes à combler par élection pour un nouveau mandat de trois ans prenant fin en 2015. Il s'agit du second tiers des administrateurs.
3 – Assemblée générale 2013 : Lors de l'assemblée générale 2013, trois administrateurs parmi les 9 élus ou confirmés lors de l'assemblée générale 2012 arrivent au terme de leur mandat. Ainsi trois postes d'administrateurs seront vacants et aptes à combler par élection pour un nouveau mandat de trois ans prenant fin en 2016. Il s'agit du troisième tiers des administrateurs.
4 – Assemblée générale 2014 : A compter de l'assemblée générale 2014, chaque année un tiers des postes des 9 administrateurs deviendra vacant et apte à combler par élection pour un mandat de trois ans.
La procédure pour la tenue de l'AGEModifier
La procédure pour la tenue d'une AGE est identique à celle pour la tenue d'une AG, excepté qu'il n'y a qu'un seul point à l'ordre du jour portant sur la modification des Statuts. Seule la question portée à l'ordre du jour peut être débattue lors de l'AGE. L'avis de convocation pour l'AG d'avril comprendra la convocation à l'AGE qui précèdera immédiatement l'AG.
La procédure pour la tenue de l'AG d'avril 2011Modifier
La convocationModifier
15 jours avant la date fixée pour l'AG, la convocation est envoyée aux membres. Cette convocation comprend :
- L'avis de la date, lieu (adresse) et heure de l'AG;
- L'ordre du jour proposé pour l'AG.
- L'avis mentionnera l'ouverture des candidatures et toute information nouvelle pertinente à la tenue de l'AG. L'avis d'ouverture des candidatures indiquant que tout membre en règle peut soumettre au plus tard à l'ouverture des élections lors de l'AG sa candidature pour un poste vacant ou d'avance en envoyant au Secrétariat (à l'attention du Président, François Dusson) un bref texte (un paragraphe) indiquant ses intentions pour joindre le Cercle France si le candidat pense être absent lors de l'AG; cette intention est lue lors de la présentation des candidats présents. L'avis indique le nombre des postes vacants et le nom des candidats s'étant déjà présentés.
- Les Rapports officiels annuels (Rapports moral et d'activités, rapports financier et prévisionnel), sinon l'endroit où ils sont accessibles aux membres sur le site de l'ACNV.
Pièces jointes :
- Le formulaire d'adhésion (vu que seul un membre en règle ayant payé sa cotisation 2011 pourra participer, voter et intervenir lors des débats de l'AG).
- La convocation et les renseignements requis pour la tenue de l'AGE qui précédera l'ouverture de l'AG les mêmes jour et lieu.
L'ordre du jourModifier
15 jours avant la date fixée pour l'AG, l'ordre du jour de l'AG, avec la convocation, parviennent aux membres en règle (ceux ayant payé leur cotisation de membre pour 2011; les autres reçoivent un rappel de payer leur cotisation avec la convocation à l'AG leur indiquant que seuls les membres en règle peuvent débattre, intervenir et voter). Ne peuvent être traitées en AG que les questions citées à l'ordre du jour. Mais une fois l'ordre du jour épuisé, tout membre peut proposer d'ajouter aux "Questions diverses" la discussion d'un point d'intérêt. Tout point aux "Questions diverses" non débattu faute de temps s'ajoutera au point "Suivis requis" portés à l'attention du Cercle France nouvellement élu. Le rapport moral, le rapport financier et le budget prévisionnel, ainsi que toute information se rapportant à l'ordre du jour pourront être consultés sur le site de l'ACNV 15 jours avant l'AG, tel qu'indiqué à l'avis de convocation à l'AG.
L'ordre du jour doit comprendre les points suivants :
- La présentation et l'adoption du rapport moral du Président pour l'année écoulée;
- La présentation et l'adoption du rapport financier du Trésorier pour l'année écoulée;
- La présentation et l'adoption du budget prévisionnel du Trésorier pour l'année à venir;
- La présentation et l'adoption des orientations prochaines de l'ACNV ainsi qu'une évaluation des orientations votées l'année précédente;
- L'élection des administrateurs aux postes vacants ou libres.
L'ordre du jour peut aussi comprendre les points suivants : l'adoption du compte rendu de la précédente AG, et s'il y a lieu, de l'AGE tenue depuis la dernière AG; les Questions diverses; une période de questions ouverte; la liste des Suivis requis à la clôture de l'AG.
L'ouverture de l'AGModifier
A l'heure et date convenues pour l'AG, le Président appelle à l'ordre les membres en règle présents et ouvre l'AG. Après les salutations d'usage, il demande la nomination d'un modérateur pour gérer la procédure pour la tenue de l'AG; ensuite il demande la nomination d'un secrétaire pour noter les résolutions adoptées par l'AG sur un compte-rendu. Le Président cède ensuite la parole au modérateur. Celui-ci dirige la lecture et l'adoption de l'ordre du jour. Ensuite, il ouvre les débats sur chaque point à l'ordre du jour.
Le débat sur les points à l'ordre du jourModifier
Le modérateur lit le point à l'ordre du jour et demande à la personne responsable pour ce point de le présenter ainsi que la proposition qui sera soumise au vote. Le modérateur reprend la parole et ouvre les débats sur ce point. La proposition peut être acceptée, modifiée ou rejetée. Si une objection est soulevée, le débat est ouvert sur l'objection avant de procéder sur la proposition initiale. Si l'objection aboutit à une modification de la proposition initiale, le vote est ouvert sur la proposition telle que modifiée. Si l'objection échoue, le vote est ouvert sur la proposition initiale. Le débat se poursuit sur le prochain point à l'ordre du jour. Une proposition rejetée peut être ajoutée au point des Suivis requis.
La procédure de voteModifier
Bien que le Président puisse demander par un vote majoritaire à ce que telle décision se prenne sous un mode sociocratique, les décisions de l'AG sont prises à la majorité des voix "exprimées", chaque membre ayant une voix. Il n'y a pas de vote possible par procuration ou par pouvoir à l'AG. Indépendamment du nombre de candidats par rapport aux postes à pourvoir (3 normalement), le vote à la majorité des voix a lieu pour l'ensemble des postes à combler; le bulletin comprend le nom de tous les candidats éligibles qui se sont proposés et les membres votent pour le nombre de candidats correspondant au nombre de postes vacants (par ex. 6 candidats nommés sur le bulletin, mais on ne vote que pour 3 au maximum). Un bulletin exprimant un vote au delà du nombre de postes vacants est nul (par ex. avec 3 postes vacants, un bulletin ne doit comprendre que un, deux ou trois votes exprimés; au delà de 3, le bulletin est nul). Les 3 candidats recevant le plus grand nombre de votes sont élus. En cas d'égalité de voix entre 2 candidats (ceux ayant reçu le plus faible nombre de votes pour un des 3 postes vacants), un second vote aura lieu pour déterminer le candidat élu; le modérateur, si ce dernier est membre en règle, sinon le Président, retiendra son vote lors de ce second scrutin. Si le second scrutin aboutit dans une égalité du nombre de voix exprimées, le modérateur (sinon le Président) aura le vote décisif.
La clôture de l'AGModifier
Une fois tous les points à l'ordre du jour débattus, et en l'absence de "Questions diverses", le modérateur rend la parole au Président qui clôt l'assemblée.