Cahier des charges emailing

Cahier des charges fichier de contacts - à compléter

Taille actuelle du fichier : ... contacts

Progression à prévoir par an : ... contacts / an

Fonctions de tri et besoins satisfaits par ces fonctions :

• par départements | mailings des cercles régionaux - informations régionales (conférences...)
• cotisations aux associations régionales
• ... à compléter...
• suivi cotisations

Caractéristiques techniques :

• compatible avec excel | ouverture à d'autres fonctions (étiquettes, courriers...) ; évolutivité dans le temps
• cohérence avec fichiers francophones et mondiaux ???

Coût :

• achat
• charge mensuelle de suivi du fichier

Courriel de Françoise du 9 février 2007

A l’attention des membres du Cercle Général Français,

Chers tous

Problématique

J’entends à la fois l’urgence (mais je m’en méfie) de trouver une manière d’alléger le travail de Pascale Bart et de Geneviève Wilson et en même temps je suis profondément interrogative sur l’augmentation que je perçois du volume de travail de secrétariat et j’aimerais qu’on prenne aussi le temps :

• de voir si d’autres stratégies sont possibles
• de voir les besoins nourris par notre manière de fonctionner
• d’étudier la rentabilité et la valeur ajoutée de ce travail de secrétariat

Comme je suis toute neuve et avec peu d’informations sur ce qui s’est déjà fait, il se peut que j’enfonce des portes ouvertes.

Je vais prendre quelques exemples pour tenter d’être claire :

• Pascale et Geneviève mettent beaucoup d’énergie à informer des stages de sociocratie, tâche complexe et qui a demandé plusieurs fois à Geneviève d’adapter les dates à des contraintes de Gilles et Ghislaine (je suis admirative de sa patience et de sa constance à le faire, merci !) – dans le même temps, j’entends des personnes d’entreprises intéressées qui me disent avoir du mal à trouver l’information – dans le même temps j’entends que nous voulons offrir peu à peu de la visibilité à l’institut - ne serait-il pas plus simple que Geneviève ait un blog de l’institut où elle puisse mettre en ligne les informations au fur et à mesure ? L’information à jour serait facilement accessible ; çà n’ajouterait pas de travail à Geneviève par rapport à ce qu’elle écrit déjà. La mise en route d’un tel blog demanderait au maximum une journée de travail avec Geneviève et une personne comme Chine…

• J’entends que nous souhaitons trier les adhérents en fonction du nombre de jours de stages suivis ; cette tâche me semble complexe et va demander une mise à jour fréquente ; elle est susceptible d’erreurs ; je trouve ce travail énorme et je ne trouve pas notre posture cohérente avec la CNV en terme de responsabilisation ; j’aimerais davantage que les personnes aient la responsabilité de gérer leur nombre de jours et leur chemin de développement et que, par contre, sur le site ou blog de l’association, nous assumions notre responsabilité de rendre l’information accessible ; nous pourrions par exemple avoir des rubriques différentes :

• conférences, sensibilisations
• stages d’introduction
• stages d’approfondissement
• stages destinés aux personnes ayant suivi au moins 20 jours de stage
• stages destinés aux accompagnateurs de groupes de pratiques, aux transmetteurs, aux personnes en voie de certification
• stages thématiques

J’imagine que c’est assez facile de faire çà sur le site ACNV (davantage tout public) et sur le blog (nous pourrions y mettre les infos concernant les personnes ayant déjà fait au moins 20 jours de stages, transmetteurs etc…)

• J’entends que la CNV et la sociocratie sont encore peu connues et je préfèrerais vraiment que l’énergie de mailing soit destinée à informer des personnes qui ne sont pas dans le réseau CNV déjà des conférences, stages d’introduction, livres etc… C’est un autre travail de gestion commerciale qui me semble bien plus riche et que nous pourrions partager dans nos réseaux respectifs

• J’imagine bien sûr qu’en donnant la responsabilité aux personnes de se former, nous pouvons avoir une inquiétude « aurons nous autant de stagiaires ? » ; j’aimerais mieux alors que nous fassions une lettre mensuelle à toutes les personnes du réseau (plus de tris ou alors tris limités par exemple aux régions géographiques pour tenir compte de la dimension régionale!) qui synthétise les offres et qui renvoie aux sites et blogs où les gens vont trouver l’information, les bulletins d’inscriptions etc… J’aimerais que ces lettres se terminent par un appel à cotisation et une visibilité sur le pourcentage d’adhérents – pour partager la conscience et la responsabilité…

• Personnellement, comme responsable Rhône-Alpes, mon seul besoin est de trier les adhérents par départements ; je compte sur l’autonomie des personnes pour qu’elles signalent leurs domaines d’intérêt et je me refuse à classer les gens par sujets d’intérêts, ce que je perçois comme un enfermement sous une étiquette qui me semble si contraire à la CNV

• Je voudrais témoigner du fait que mon blog m’a permis d’alléger considérablement le nombre de courriels que je reçois ; du coup, je suis en capacité de répondre à tous les courriels de demandes d’informations ; du coup, je ne reçois pas non plus les courriels de relance parce que je n’ai pas répondu (j’en reçois par contre parce que d’autres n’ont pas répondu…)

• Je voudrais vous dire que le fait que j’envoie une lettre d’information non ciblée a pu susciter de l’inconfort chez certaines personnes ; j’essaye maintenant d’expliciter le fait que je veux pas étiqueter les personnes ; je reçois davantage d’échos positifs que négatifs ; les gens ont soif d’informations et d’ouverture…

• Je ne traite pas la question de la gestion des adhésions…

• Si un travail important de Pascale Bart consistait à gérer les inscriptions aux stages gérés par l’association ou l’institut, j’aimerais que nous puissions vérifier que ce travail était rentable c'est-à-dire que la répartition entre formateurs et associations a permis de payer le temps de travail que Pascale a mis à gérer ces stages ; si ce n’est pas le cas, j’aimerais avoir de la clarté sur le sens du choix qui a été fait, des besoins satisfaits pour l’association et des moyens de subventionner cette activité

Je vous partage tout cela car j’ai une angoisse quand j’entends les charges administratives de l’association, de l’institut, du niveau francophone et que j’ai vraiment besoin de clarté sur le sens de ces charges, sur le fait que nous décidons ensemble que c’est une des stratégies les plus légères que nous pouvons imaginer pour nourrir nos besoins, sur le fait que ce choix a aussi du sens pour les personnes qui financent ces charges.

Je suis désolée de vous envoyer un courriel si long. J’ai conscience que je suis peut-être complètement à coté de la plaque mais j’ai vraiment besoin de vous partager mon angoisse :

• qui touche à une question existentielle pour moi : est-ce réaliste pour moi de contribuer à la sécurité financière de ma famille et de gérer mon équilibre vie professionnelle : vie familiale et personnelle en étant formatrice certifiée en CNV
• qui touche à mon rêve que, dans tous nos petits gestes de la vie, nous puissions incarner une vision où chaque être humain peut prendre la responsabilité de ses besoins et être respecté…

Merci de votre indulgence si je suis à coté de la plaque !!!

Proposition

Si ce que je partage là rejoint d’autres personnes, je demande à ce que :

• nous puissions offrir rapidement à Pascale un outil lui permettant de continuer à remplir ses missions de manière plus légère ; un critère important sera l’ouverture de l’outil (c’est-à-dire la capacité à exporter et importer les fichiers vers excel) pour pouvoir en changer ultérieurement si besoin
• un groupe de travail puisse animer un travail sur cette question plus fondamentale d’analyse du travail d’information et de secrétariat ; ce groupe de travail pourrait consulter tous les acteurs intéressés, faire une analyse et élaborer des propositions pour notre cercle

Je vous embrasse

Françoise --FKELLER 2 mars 2007 à 12:18 (CET)