Officiers du cercle Girafe et CO

Cette page est l'outil de travail des officiers (terme qui en sociocratie désigne les membres élus par leurs pairs pour leur rendre service) du cercle, provisoirement nommé "Girafe et Co" et regroupant, au sein de l'ACNV (association française), les acteurs de la transmission de la Communication NonViolente (CNV) en France.

Cette page a été créée, suite à leur réunion téléphonique du 7 juillet 2011, pour y regrouper les informations qu'ils souhaitent partager entre eux en vue d'organiser leurs tâches et leurs réunions téléphoniques pour préparer les rassemblements du cercle avec tous ses autres membres.

Elles contient différents tableaux dont les contenus sont reflétés par le sommaire ci-dessous et dont le mode d'emploi est précisé au bas de cette page.

Réunions à venir

La prochaine réunion téléphonique entre officiers est prévue le mardi 4 octobre 2011 de 19h à 21h

Pour y participer, composer les numéros permettant d'accéder à la salle de réunion. Si un participant tarde à rejoindre la réunion, vous pouvez le contacter aux numéros de téléphone indiqués dans la même rubrique.

• L'ordre du jour proposé pour cette réunion est le suivant (voir tableaux ci-après) :

1. document sur la sociocratie
2. lettre de Rédouane
3. nom du cercle (P2)
4. dates à proposer aux membres en 2012 pour le prochain week-end
5. gestion des besoins d'empathie, discussions et digressions lors des réunions (P5/R4)
6. contact avec Catherine / journée éducation à Blois (A9)

puis R6, P3, R3, R7, P6, P14, R9, R8, P15, P12, P9 à P11, A2 à A4

• Et il s'inscrit dans le cadre du déroulement suivant :

1. tour de connexion de 15 min.
2. lecture et validation du précédent relevé de décisions
3. traitement des demandes en cours selon l’ordre du jour
4. tour de clôture de 15 min.

Le tableau suivant récapitule les sondages en cours donnant les disponibilités respectives des officiers pour cette réunion et les suivantes.

Comment utiliser ce tableau ?

réunion	date du sondage	date de renseignement demandée	adresse web	responsable de la proposition	date de réunion proposée
Réunions téléphoniques d'ici à la 3e rassemblement du cercle des 7 et 8 octobre	24 août 2011	25 août 2011	http://doodle.com/99bx5e4i9hxkwp74	Justine	vendredi 16 septembre 11h-13h, mercredi 21 septembre 11h-13h, si besoin 4 octobre 19h-21h
1ère réunion téléphonique après le 3e rassemblement du cercle	27 juin 2011	juillet	http://doodle.com/dgnr6mir666wbyhb#cmt10624204	Justine	mercredi 12 octobre 2011 de 9h à 11h
4e rassemblement du cercle	21 juin 2011	fin septembre	http://doodle.com/7fbk6v5xek2zieiq	Justine	en attente de renseignement de Redouane et Alain
réunion	date du sondage	date de renseignement demandée	adresse web	responsable de la proposition	date de réunion proposée
réunion	date du sondage	date de renseignement demandée	adresse web	responsable de la proposition	date de réunion proposée

Documents à diffuser

Le tableau ci-dessous récapitule les documents à diffuser à tous les membres du cercle et l'état d'avancement de leur validation. Une fois validés, ils pourront être déposés sur la page des réunions du cercle. Et la prochaine lettre d'information envoyée à ses membres pourra se contenter de signaler et commenter ces mises en ligne.

• Date prévue pour la diffusion de la prochaine lettre d'information : courant septembre 2011.

Comment utiliser ce tableau ?

document	date de réalisation	date de diffusion souhaitée	1er lien	2e lien	animatrice	secrétaire
		exemples de renseignement des colonnes suivantes :	avis à venir en réunion le <date de la réunion>	délègue car indisponible	accepte la diffusion	a rédigé le document
document sur la sociocratie	19 septembre 2011	23 septembre 2011	avis attendu pour le 23 septembre	accepte la diffusion	a rédigé le document	a rédigé le document
Lettre du 1er lien au cercle	21 septembre 2011	23 septembre 2011	a rédigé le document original	avis donné par mail	amendement proposé par mail	amendement proposé par mail
document	date de réalisation	date de diffusion souhaitée	1er lien ?	2e lien ?	Animatrice ?	Secrétaire ?

Demandes à traiter

Chaque demande est indiquée dans un des tableaux suivants, dont le mode d'emploi est décrit en bas de page. Ces tableaux regroupent les demandes par thème, selon l'ordre suivant :

1. Réunions téléphoniques entre officiers,
2. Préparation des rassemblements,
3. Autres sujets (dont la validation des écrits à diffuser, qui avait fait l'objet d'un tableau séparé,avant traitement de ses demandes lors de la réunion du 15 juillet),

Comment utiliser ces tableaux ?

Réunions téléphoniques

N°	sujet	besoins identifiés	stratégie proposée	1er lien	2e lien	animatrice	secrétaire
sans	usage du tableau	clarté	donner des exemples pour renseigner les colonnes suivantes	propose une amélioration : ...	délègue car indisponible	s'accorde à la stratégie	a proposé la stratégie
R3	animation	Efficacité, clarté, coopération	Nommer un gardien du temps en début de réunion. Proposer un point 5 min. avant son départ de réunion pour vérifier l’état d’avancement des sujets à l’ordre du jour et trouver une stratégie pour faire aboutir les plus urgents (si besoin) en concertation avec les officiers restant	1er lien	2e lien	Besoin de clarté sur la proposition	propose la stratégie
R4	optimiser l'usage de notre temps	Equilibre entre empathie et progression des actions	Accorder un temps de connexion limité à qq min par personne en début de réunion. Proposer un RV ultérieur pour donner satisfaction aux éventuels besoins d'écoute qui émergeraient durant ce temps ou le reste de la réunion et nécessiteraient un temps plus long.	1er lien	2e lien	Ok avec la stratégie	propose la stratégie
R6	ordre du jour	efficacité, connexion, simplicité	Adopter pour principe de : 1/ commencer et terminer nos réunions téléphoniques par des temps de connexion de 15 min maximum. 2/ Poursuivre la réunion par la lecture du ou des derniers relevés de décision non encore validés, puis par l'ordre du jour. 3/ Utiliser par défaut les demandes déposées sur le wiki pour alimenter cet ordre du jour. (restera à préciser leur ordre de traitement)	1er lien	2e lien	OK avec la stratégie proposée	propose la stratégie
R7	cout des réunions téléphoniques	préserver nos moyens financiers	demander à l'ACNV de prendre en charge ces coûts ou s'équiper pour utiliser skype	1er lien	2e lien	OK avec la stratégie, si tout le monde ok: qui, quand, comment?	a proposé la stratégie
R8	demandes de formateurs	équilibre, bon usage du temps, légèreté	demander aux formateurs un mois de délai entre une sollicitation du secrétaire et son annonce	propose la stratégie	2e lien	Animatrice	propose la stratégie
R9	demandes dépassant la cadre du cercle	équilibre, bon usage du temps, légèreté	demander l'aval du président de l'ACNV pour que le secrétaire du cercle entre en contact avec le secrétariat de l'association afin d'organiser et de se répartir au mieux les tâches pour ces demandes (dont la mise à jour des fichiers de coordonnées des membres)	propose la stratégie	2e lien	Animatrice	propose la stratégie
R10	ordre du jour des réunions téléphoniques	clarté, visibilité sur les sujets à traiter, faire le meilleur usage de notre temps, production	Préparer et diffuser avant la réunion un document récapitulant les sujets à traiter par ordre	a proposé la stratégie	s'accorde à exécuter la stratégie ?	s'accorde à exécuter la stratégie ?	Secrétaire
N°	sujet	besoin identifié	stratégie proposée	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire

Préparation des prochains rassemblements

N°	sujet	besoins identifiés	stratégie proposée	1er lien	2e lien	animatrice	secrétaire
sans	usage du tableau	clarté	donner des exemples pour renseigner les colonnes suivantes	propose une amélioration : ...	délègue car indisponible	s'accorde à la stratégie	a proposé la stratégie
P2	Nom du cercle	Réalisation	Se mettre d'accord sur une façon de procéder pour trouver un nouveau nom à proposer	1er lien	2e lien	OK avec la stratégie	propose la stratégie
P3	Nom du cercle	Lien, partage	Se mettre d'accord sur la façon d'annoncer l'accueil du cercle France à notre souhait de changer le nom de notre cercle	1er lien	2e lien	OK avec la stratégie	propose la stratégie
P5	Optimiser l'usage de notre temps	Equilibre entre empathie et progression des actions	Proposer un temps en binôme ou un RV hors réunion pour satisfaire les éventuels besoins d'écoute qui émergeraient durant la réunion et nécessiteraient un temps trop conséquent (à définir ?). Eventuellement identifier au préalable les personnes ressources disponibles pour cela.	1er lien	2e lien	Ok pour définir temps optimal, et être personne ressource selon mes disponibilités	Secrétaire
P6	Montant demandé pour les pauses	Equilibre, adaptation, justesse	Adapter le montant demandé pour les pauses à celui effectivement dépensé pour l'achat des ingrédients	1er lien	2e lien	OK avec la stratégie	propose la stratégie
P9	date du 4e rassemblement du cercle	à renseigner	à renseigner	1er lien	2e lien	a proposé le sujet	Secrétaire
P10	Nom du cercle	Lien, coopération, soutien	Prévoir une rencontre commune avec le cercle France	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
P11	Ouverture du cercle aux DOM-TOM	considération, respect, contribution, lien, ouverture	chercher si un moyen (skype ?) qui permettrait de faire participer Marilou à notre cercle depuis la Martinique	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
P12	pré-requis pour intégrer le cercle (notamment cotisation)	ouverture, respect de la liberté	exprimer les pré-requis sous forme (non d'exigences mais) de demandes négociables qui ouvrent au dialogue et à de nouveaux possibles	1er lien	2e lien	Animatrice	propose la stratégie
P13	Ordre du jour de la prochaine réunion	co-création, considération et contribution au besoins du cercle	Identifier les sujets importants à mettre à l'ordre du jour de notre prochaine réunion et la manière de les traiter, afin que chacun des participants se sente nourri dans ses besoins	1er lien	2e lien	propose la stratégie	secrétaire
P14	Bilan 2011 sur la sociocratie	efficacité, sécurité, simplicité, bon usage du temps	préciser ensemble la façon de procéder pour faire ce bilan en cercle	1er lien	2e lien	OK avec la stratégie	propose la stratégie
P15	agilité à agir ensemble les décisions prises	efficacité, sécurité	préciser ensemble la façon de procéder et les personnes concernées pour assurer le suivi des actions décidées en cercle et atteindre des objectifs en cohérence avec la mission du cercle	1er lien	2e lien	Animatrice	propose la stratégie
P16	Intentions de cercle	cohésion, appartenance	Valider ensemble en réunion les 8 et 9 octobre les intentions proposées sur le site	1er lien	2e lien	A proposé la stratégie	Secrétaire
N°	sujet	besoin identifié	stratégie proposée	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
N°	sujet	besoin identifié	stratégie proposée	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire

Autres sujets : 'liens avec l'équipe de certification, entre officiers, et avec les acteurs en région'

N°	sujet	besoins identifiés	stratégie proposée	1er lien	2e lien	animatrice	secrétaire
sans	usage du tableau	clarté	donner des exemples pour renseigner les colonnes suivantes	propose une amélioration : ...	délègue car indisponible	s'accorde à la stratégie	a proposé la stratégie
A2	Liens en région	Partage, soutien, évolution	Vous informer de mon expérience actuelle en Pays de Loire et recevoir vos avis concernant l'invitation des personnes de ma connaissance à notre cercle	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
A3	Indisponibilité d'Alain	lien, appartenance	partager ensemble pour trouver la stratégie permettant de le maintenir informé de nos avancements et de faciliter son retour dans nos réunions	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
A4	Validation des écrits (N° initial = V5)	Clarté, efficacité, simplicité	Vérifier sur expérience si les processus de validation sont satisfaisants	1er lien	2e lien	Animatrice	Demandeur
A5	réunion de formateurs fin aout où Rédouane présentera le cercle	lien, coopération, efficacité	inviter des formateurs et/ou certificatrices à rencontrer le cercle	1er lien	2e lien	Animatrice	a proposé la stratégie
A9	journée “Education à la relation” le 2 décembre 2011 organisée par le diocèse de Blois	contribution à la diffusion de la CNV	afficher des informations sur le wiki concernant ces journées et inviter les membres à y participer	1er lien	2e lien	Animatrice	Propose la strétagie
N°	sujet	besoin identifié	stratégie proposée	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire

Coordonnées des officiers et de leur salle de réunion

Pour rejoindre la salle de réunion téléphonique, il suffit de composer les numéros suivants sur le clavier de son téléphone aux dates et heures convenues (Cf. Réunions à venir) :

1. Tel = 0811 650 650
2. Salle = 244 89
3. Code d'accès = 88 42

Une musique de fond avertit si vous êtes le premier arrivé dans la salle et, réciproquement, son absence indique que vous êtes en communication avec un ou plusieurs autres participants.

Si un officier tarde à rejoindre la réunion, vous pouvez utiliser ses coordonnées, dans le tableau suivant, pour l'inviter à s'y joindre.

Comment renseigner ce tableau ?

officier	prénom	nom	téléphone	mobile	e-mail	adresse
1er lien	Rédouane	Saloul	04 67 87 26 19	06 09 84 66 79	redouanesaloul(at)gmail.com	60 Chemin de la Mosson 34570 Vailhauqués
2er lien	Alain	Bourrut-Lacouture	05 46 36 97 17	06 60 14 76 76	bourrut-lacouture.alain@neuf.fr	60 C avenue Antioche 17480 Le Chateau d'Oléron
Animatrice	Justine	Caulliez	01 83 94 99 25	06 74 91 97 18	caulliezj(at)gmail.com	14 rue Christiani 75018 PARIS
Secrétaire	François	Jurbert	09 51 29 21 64	06 29 96 55 62 (*)	françois.jurbert@free.fr	35 rue Henri Sellier 53000 Laval
Tous					bourrut-lacouture.alain@neuf.fr, redouanesaloul@gmail.com, caulliezj(at)gmail.com, francois.jurbert@free.fr

(*) mobile de ma compagne, utilisé uniquement en cas de déplacement

Mode d'emploi

Pour renseigner une ligne ou une case d'un tableau, il faut se connecter au site NVCwiki, ce qui nécessite d'y avoir préalablement créé un compte.

Pour cela, cliquez sur le lien Créer un compte ou se connecter, en haut à droite de cette page, puis suivez les instructions adaptées à votre cas jusqu'à être connecté au site NVCwiki.

1. Une fois connecté, cliquez sur le lien "Modifier" situé à droite du titre de la rubrique à modifier pour entrer en mode d'édition,
2. Dans ce mode, utilisez la barre de défilement pour accéder à la ligne à modifier,
3. Procédez aux modifications souhaitées en tenant compte des indications ci-après et sachant que :

• les lignes sont séparées par la suite de caractères "|----" ou "|-<ligne grise>"
• Les cases d'une même ligne sont encadrées par des barres verticales : | contenu d'une case de tableau |

Tout nouveau document, nouvelle réunion ou demande pourra faire l'objet du renseignement de la ligne suivant immédiatement la dernière ligne renseignée du tableau souhaité, en y remplaçant les textes préalables situés entre des barres verticales comme celle-ci : |

Pour cela, la dernière ligne du tableau pourra, au besoin, être copiée ainsi qu'un séparateur qui respecte l'alternance entre lignes grises et blanches.

Et selon le tableau à modifier, vous trouverez ci-dessous les usages prévus.

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2/ Tableau des réunions à venir

Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des sondages en cours et des possibilités de réunion résultantes.

2.1/ ajout d'un sondage

Les premières colonnes sont renseignées - autant que possible - par le créateur du sondage. Elles contiennent, dans l'ordre :

1. Une description de la réunion souhaitée,
2. La date de création du sondage associé,
3. La date souhaitée pour son renseignement par les autres officiers,
4. Un lien électronique accédant directement à ce sondage,
5. L'officier qui s'est proposé d'en exploiter le résultat.

2.2/ programmation d'une réunion

Ce dernier est invité à soumettre une date de réunion dans la dernière colonne après avoir consulté le sondage renseigné par les autres officiers après la date souhaitée pour cela (en 3e colonne).

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1/ Tableau des documents à diffuser

Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des documents à diffuser et des avis donnés ou attendus pour permettre leur diffusion. Il est destiné principalement aux CR de réunions (rassemblements en cercle ou réunions téléphoniques entre officiers).

1.1/ ajout d'un document

Pour ajouter un document dans le tableau, il faut préalablement l'avoir téléversé. Pour cela, il convient de cliquer sur le menu "boîte à outils" puis sur la commande "Televerser un fichier". Pensez à mémoriser le nom donné au fichier téléversé pour pouvoir ensuite créer un lien vers celui-ci dans le tableau.

Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le créateur du document. Elles contiennent, dans l'ordre :

1. Un lien vers le document (pour respecter la syntaxe rendant le lien opérant, le plus simple est de copier un lien vers un autre document sur une autre ligne puis d'en adapter le contenu),
2. La date de sa réalisation,
3. La date souhaitée pour sa diffusion,

Et, selon le cas, l'officier est invité à indiquer "a rédigé le document" ou "a déposé le document" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.

1.2/ avis des officiers

Chacune des autres colonnes est renseignée, de préférence, par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur le document. Ils peut indiquer (par exemple) :

• "s'accorde à la diffusion du document",
• "délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la validation en attendant son retour en réunion,
• "propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
• "avis à venir en réunion", suivi - si possible - de la date de cette réunion.

Ce dernier exemple de renseignement est adapté aux relevés de décision des réunions téléphonique entre officiers. Dans ce cas, il peut être effectué par le rédacteur du document, généralement le secrétaire du cercle.

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3/ Tableaux des demandes à traiter

Les colonnes des tableaux de cette rubrique, identiques d'un tableau à l'autre, sont conçues pour :

1. mémoriser chaque point qu'un officier souhaite aborder avec ses pairs, en précisant - si possible - les besoins concernés et les stratégies imaginées (voir 1/ ci-après),
2. permettre à ses pairs d'y répondre, soit en s'accordant à la demande, soit en l'enrichissant, selon le cas, d'une proposition de stratégie ou d'amélioration (voir 2/ ci-après).

Il convient de formuler votre demande dans la ligne suivant immédiatement la dernière demande renseignée du tableau souhaité, comme indiqué ci-après en 1/ ou votre réponse à la demande choisie, comme indiqué ci-avant en 2/, en remplaçant les textes préalables situés entre des barres verticales comme celle-ci : |

3.1/ Demande d'un officier

Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le demandeur. Elles contiennent, dans l'ordre :

1. Un identifiant composé de l'initiale du thème et d'un N° incrémental,
2. Un libellé indiquant le sujet concerné par la demande,
3. Les besoins identifiés comme motivant cette demande,
4. La stratégie imaginée pour satisfaire ces besoins.

Et, selon le niveau de renseignement effectué, le demandeur est invité à indiquer "a soumis le sujet" ou "a proposé la stratégie" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.

3.2/ Réponse des autres officiers

Chacune des autres colonnes est renseignée par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur la proposition du demandeur. Ils peut indiquer (par exemple) :

• "s'accorde à la stratégie proposée",
• "propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
• "délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la prise de décision en attendant son retour en réunion téléphonique.

Notes importantes :

• Préciser les besoins qui motivent une demande ou une amélioration permettra de faciliter la connexion pour aboutir à une stratégie plus satisfaisante pour chacun.
• Si le demandeur n'a pas précisé de stratégie, un autre officier peut en proposer une, en indiquant dans sa colonne qu'il en est l'auteur.
• Pour faciliter leur renseignement, les exemples de réponse proposés ci-avant sont rappelés en première ligne de chaque tableau.