Suivi des actions de préparation
Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.
Pour le poste accueil
| Matériels nécessaires |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle)
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Jean-François
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Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés
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NON
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| Liste des ateliers et des horaires
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Jean-François
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Sera arrêtée après visite du 17/04 avec mode d'utilisation de la salle Cassis
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NON
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| Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs, étiquettes...
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Sophie
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NON
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| Liste des invités
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Sophie. JF envoie un tableau avec les niveaux d'implication des bénévoles pour déterminer la liste finale.
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Réalise et apporte
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NON
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Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas
Pour le poste vente des livres
Avant la Fête
- Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres :
- Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres
- La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.
- S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
- Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs
-
Fiche de stock des livres 
| Actions amont fête |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires
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Delphine et Françoise B.
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Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir
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NON
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| Commander les livres nécessaires
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Delphine
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Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir
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NON
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| Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah
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Qui ?
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Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir
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NON
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| Définir le lieu de stockage des livres de retour après la fête
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Qui ?
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Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir
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NON
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- Etat des actions réalisées par Delphine
Suite à l'inventaire, une vingtaine d'exemplaires de chaque titre (une trentaine pour le dernier livre de Thomas avec CD) sera gardée pour la fête et restera stockés chez Rabia-Sarah, le reste sera réexpédié aux éditeurs dès que possible (sauf édition Esserci).
Les livres pour enfants (édition Esserci) ne se renvoient pas à l'éditeur. Actuellement, une partie est stockée chez Caroline. Ceux présents lors de la conf. de Thomas sont chez Rabia-Sarah. Suite à l'inventaire, les titres manquants des éditions Esserci seront complétés grâce au stock présent chez Caroline et à défaut, en passant commande.
Le transport des livres vers la MAS par Alessandro le vendredi 07 reste à confirmer (d'ici la fin de la semaine).
Après la fête, les livres invendus seront stockés chez Caroline en prévision du salon Zen. Capacité de stockage chez Caroline : environ une dizaine de petits cartons. Prévoir une personne pour ramener les livres chez Caroline après la fête sachant que Caroline ne pourra pas les réceptionner ce week-end là car pas dispo. Voir qui peut les stocker provisoirement.
Un exemplaire de chaque livre sera repéré « exemplaire d'exposition » lorsque le stock sera épuisé, les personnes le souhaitant pourront le commander par Internet à Françoise. Les livres étiquetés pourront ainsi composer la valise d'exposition des livres pour l'Ile de France (cf les actions du Cercle sur ce sujet dans le CR de mars 2010)
L'inventaire a été réalisé par Delphine de 13h30 à 19h. Mise au propre à suivre. Nous pourrons alors faire le point avant les départs en vacances.
Pendant la Fête
| Actions et matériels pendant la fête |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres
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Delphine
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?
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NON
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| Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi
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Sophie
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?
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NON
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| Matériels : 3 tables
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MAS
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?
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NON
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| Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
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CF Poste accueil JF imprime et apporte
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Soldée
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NON
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| carnet de factures
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Caroline - Malika
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Fournit le carnet de factures et les CD Guerres et paix dans le couple
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NON
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| Matériels : 1 caisse et un fond de caisse
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Sophie voit avec Magali
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?
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----
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| Matériels : Stands ACNV
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Sophie
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Récupère le panneau chez Magali. Définition des panneaux à utiliser ou non en fonction visite 17/04
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NON
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Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine
Avant la Fête
| Actions amont fête |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| Obtenir la configuration des salles
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Sophie et Delphine
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17/04/10
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NON
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| Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)
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Sophie et Delphine
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17/04/10
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NON
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| Signalétique voir actions Accueil
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Jean-François
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Pris en compte dans Acceuil
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ANNULEE
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| Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
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Sophie
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?
|
NON
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| Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket
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Sophie
|
?
|
NON
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| Boisson et nourriture équipe
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Qui ?
|
?
|
NON
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| Pose de la signalétique avant ouverture des portes
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A définir après visite 17/04
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?
|
NON
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| Mail vers le réseau des Créatifs Culturels
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Sophie
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Mail
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Soldée
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| Message vers le réseau Viadéo
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Delphine
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Messages sur 4 forums et dans l'agenda des événements
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Soldée
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Pendant la Fête
| Actions pendant la fête |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
|
| Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources
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Qui ?
|
?
|
NON
|
| Une personne responsable des adhésions
|
Qui ?
|
?
|
NON
|
| Une personne responsable des entrées
|
Qui ?
|
?
|
NON
|
| Une personne responsable des billets pour le repas du soir
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Qui ?
|
?
|
NON
|
| Centralisation des recettes
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Qui ?
|
?
|
NON
|
| Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures)
|
Qui ?
|
?
|
NON
|
| Garder les matériels sensibles sous clé.
|
Qui ?
|
?
|
NON
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Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine
Avant la Fête
Actions avant la fête
entre aujourd'hui et 7 mai |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages
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Sophie
|
?
|
NON
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| Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance
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Sophie
|
?
|
NON
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| Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009)
|
Qui ?
|
?
|
NON
|
Pendant la Fête
| Actions pendant la fête |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
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Magali et membres équipe
|
?
|
NON
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| Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...
|
Magali et membres équipe
|
?
|
NON
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| Interview de l'équipe Africaine ...
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Malika
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Avec François
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NON
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Matériel
| Matériels |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| Sono et 3 micros
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Delphine et Sophie
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Regardent les possibilités avec la MAS le 17/04
|
NON
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