Suivi des actions de préparation
Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.
Pour le poste accueil
| Matériels nécessaires |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle)
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Jean-François
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Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés
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NON
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| liste des ateliers et des horaires
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Jean-François
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NON
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| Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs...
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Sophie
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|
NON
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| Fournitures diverses : liste des invités
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Sophie
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Réalise et apporte
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NON
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Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas
| Matériels nécessaires |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| 3 tables
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MAS
|
?
|
NON
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| Étiquette vierge pour badges invités
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Qui ?
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à clarifier avec Françoise
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NON
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| Badges équipe organisatrice
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Françoise
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?
|
NON
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| Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
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Françoise Berry
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JF Imprime 200 ex et apporte
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NON
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| Programmes de stages et livrets ?
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A voir avec Françoise
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?
|
NON
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| Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits
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A voir avec Françoise et Magali pour tampons
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?
|
NON
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| Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai
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Françoise édite, JF imprime et apporte ?
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?
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NON
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| Table billets entrée : Bulletins adhésion
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Au dos des Flyers faits par Françoise
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RAS
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Soldée
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| Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion
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JF voir ci-contre, copies faites
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 Sympathisants ACNV 
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Soldée
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| Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas
avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)
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Qui ?
|
?
|
NON
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| Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques
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Sophie
|
?
|
NON
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| Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche
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Sophie regarde
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?
|
NON
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Pour le poste vente des livres
Avant la Fête
- Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres :
- Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres
- La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.
- S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
- Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs
- Fiche de stock des livres
| Actions amont fête |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
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| Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires
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Delphine et Françoise B.
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?
|
NON
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| Commander les livres nécessaires
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Delphine
|
?
|
NON
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| Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah
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Qui ?
|
?
|
NON
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| Définir le lieu de stockage des livres de retour après la fête
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Qui ?
|
?
|
NON
|
Pendant la Fête
| Actions et matériels pendant la fête |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
|
| Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres
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Delphine
|
?
|
NON
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| Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi
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Sophie
|
?
|
NON
|
| Matériels : 3 tables
|
MAS
|
?
|
NON
|
| Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
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CF Poste accueil JF imprime et apporte
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Soldée
|
NON
|
| Matériels : 1 caisse et un fond de caisse
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Sophie voit avec Magali
|
?
|
NON
|
| Matériels : Stands ACNV
|
Sophie
|
?
|
NON
|
Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine
Avant la Fête
| Actions amont fête |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
|
| Obtenir la configuration des salles
|
Sophie et Delphine
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17/04/10
|
NON
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| Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)
|
Sophie et Delphine
|
17/04/10
|
NON
|
| Signalétique voir actions Accueil
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Jean-François
|
Pris en compte dans Acceuil
|
ANNULEE
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| Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
|
Sophie
|
?
|
NON
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| Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket
|
Sophie
|
?
|
NON
|
| Boisson et nourriture équipe
|
Qui ?
|
?
|
NON
|
| Pose de la signalétique avant ouverture des portes
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Qui ?
|
?
|
NON
|
Pendant la Fête
| Actions pendant la fête |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
|
| Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources
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Qui ?
|
?
|
NON
|
| Une personne responsable des adhésions
|
Qui ?
|
?
|
NON
|
| Une personne responsable des entrées
|
Qui ?
|
?
|
NON
|
| Une personne responsable des billets pour le repas du soir
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Qui ?
|
?
|
NON
|
| Centralisation des recettes
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Qui ?
|
?
|
NON
|
| Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures)
|
Qui ?
|
?
|
NON
|
| Garder les matériels sensibles sous clé.
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Qui ?
|
?
|
NON
|
Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine
Avant la Fête
Actions avant la fête
entre aujourd'hui et 7 mai |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
|
| Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages
|
Qui ?
|
?
|
NON
|
| Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance
|
Qui ?
|
?
|
NON
|
| Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009)
|
Qui ?
|
?
|
NON
|
Pendant la Fête
| Actions pendant la fête |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
|
| Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
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Magali
|
?
|
NON
|
| Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...
|
Magali
|
?
|
NON
|
Matériel
| Matériels |
Qui fait quoi ? |
Avancement de l'action |
Action soldée ?
|
| Sera complété à partir de l'inventaire en phase amont
|
Qui ?
|
?
|
NON
|
