Fête de la CNV 2010/Préparation

Volontaires pour aider à la journée 8 mai (stands, accueil, livres ...)

Les actions attendues des personnes volontaires inscrites sont décrites à la suite du tableau.

Inscription dans les créneaux horaires qui vous conviennent
(Remplacer Nom Prénom par vos coordonnées)
Nota : Toutes les personnes intervenant en début de matinée, sont priées de se présenter dès 8h30 pour un temps de coordination avec Sophie Schrobiltgen

Horaires	Accueil du Public	Billeterie Adhésion Réservation repas	Vente de livres	Coordination technique, logistique et humaine	Soutien Equipe Africaine Buffet
8h30 - 9 h00 : installation			Arnaud Chiffaudel	Sophie Schrobiltgen
9h00 - 10h00	Prénom1 Nom1, Prénom2 Nom2,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Arnaud Chiffaudel	Sophie Schrobiltgen	Prénom10, Nom10
10h00 - 11h00	Prénom1 Nom1, Prénom2 Nom2,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Arnaud Chiffaudel Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Sophie Schrobiltgen	Prénom10, Nom10
11h00 - 12h00	Prénom1 Nom1, Prénom2 Nom2,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Arnaud Chiffaudel Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Sophie Schrobiltgen	Prénom10, Nom10
12h00 - 13h00	Prénom1 Nom1,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Prénom6, Nom6 Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Prénom9, Nom9	Prénom10, Nom10
13h00 - 14h00	Prénom1 Nom1,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Prénom6, Nom6 Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Prénom9, Nom9	Prénom10, Nom10
14h00 - 15h00	Prénom1 Nom1,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Prénom6, Nom6 Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Delphine Croquelois	Prénom10, Nom10
15h00 - 16h00	Prénom1 Nom1,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Eve Lemercier Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Delphine Croquelois	Prénom10, Nom10
16h00 - 17h00	Prénom1 Nom1,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Eve Lemercier Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Delphine Croquelois	Prénom10, Nom10
17h00 - 18h00	Prénom1 Nom1,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Eve Lemercier Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Delphine Croquelois	Prénom10, Nom10
18h00 - 19h00	Prénom1 Nom1,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Prénom6, Nom6 Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Prénom9, Nom9	Magali Noaro
19h00 - 20h00	Prénom1 Nom1,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Prénom6, Nom6 Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Prénom9, Nom9	Magali Noaro

• Rôle des personnes à l'accueil : Accueillir les personnes, les guider ou les renseigner vers le stand de vente des billets d'entrée , des adhésions et des tickets pour le buffet africain. Matériel nécessaire : plan de situation des ateliers, liste des ateliers et des horaires.

• Rôle des personnes à la vente des billets, des adhésions et des tickets repas : Vente des billets d'entrée libre et tarifs réduits - Vente des billets pour adhérents - Vente des tickets repas pour le buffet africain. Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette.Matériel nécessaire : chacune des 3 tables comporte des flyers et imprimés décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse et pour chacune selon la population concernée :

1. Pour la table réservée aux billets à tarifs plein et réduit : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant rester en contact avec l'ACNV sans adhérer
2. Pour la table réservée aux adhérents ou personnes souhaitant adhérer : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier des adhérents à la date du 7 mai 2010, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant adhérer
3. Pour la table réservée à l'achat des billets donnant droit au buffet Africain : Carnets de billets à souche

• Rôle des personnes à la vente des livres : 1 personne à minima de l'équipe se charge d'aller chercher les livres stockés chez Rabia Sarah, d'établir avec Caroline, Françoise B et Magali l'état du stock (inventaire) et des approvisionnements nécessaires (commandes). Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette. Matériel nécessaire : chacune des 3 tables de vente des livres comporte des flyers et imprimés décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse.

• Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine :

Avant la fête

Obtenir la configuration des salles et la vérifier en organisant une visite des lieux au plus tard la veille au soir

Définir la signalétique nécessaire pour faciliter les accès et cheminements du public (JF se charge de la réalisation des affiches)

Obtenir des amis africains les éventuelles images pour les affichages pour le repas et la fête du soir.

Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain.

Pendant la fête

Assurer la coordination des différentes équipes avec un rôle particulier au niveau des différentes recettes

Assurer la logistique pour les équipes (nourritures et boissons)

Garder sous clés les matériels sensibles