Officiers du cercle Girafe et CO

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Cette page est l'outil de travail des officiers (terme qui en sociocratie désigne les membres élus par leurs pairs pour leur rendre service) du cercle, provisoirement nommé "Girafe et Co" et regroupant, au sein de l'ACNV (association française), les acteurs de la transmission de la Communication NonViolente (CNV) en France.

Cette page a été créée, suite à leur réunion téléphonique du 7 juillet 2011, pour y regrouper les informations qu'ils souhaitent partager entre eux en vue d'organiser leurs tâches et leurs réunions téléphoniques pour préparer les rassemblements du cercle avec tous ses autres membres.

Elles contient différents tableaux dont les contenus sont reflétés par le sommaire ci-dessous et dont le mode d'emploi est précisé au bas de cette page.

Sommaire

Réunions à venir

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Les prochaines réunions téléphoniques entre officiers auront lieu les de 20h à 22h les lundi suivants :

23 janvier 2012,
30 janvier 2012.

Pour y participer, composer les numéros permettant d'accéder à la salle de réunion. Si un participant tarde à rejoindre la réunion, vous pouvez le contacter aux numéros de téléphone indiqués dans la même rubrique.

L'ordre du jour proposé par le secrétaire pour la prochaine réunion est le suivant :

Dates des réunions en février,
Gestion du prochain week-end : relances / suivi des inscriptions / décision ...
Demande d'Isabel pour le week-end,
Allègement du cout des réunions téléphoniques (R7 adopté le 5/12) : adaptation aux contraintes d'Alain (Cf. son mail du 13/12 à 18h17),
Bilans sur la sociocratie (P14 + voir RD du 28/11),
Nom du cercle (P2 et P3),
Mise à jour du précis sur la sociocratie (A11),
Reformulation des pré-requis pour intégrer le cercle (P12),

puis A2, P6, A10, R10, R11, P11, R6, R3, R9, R8, P15, P10, A5, A4 (voir tableaux ci-après)

Cet ordre du jour s'inscrit dans le cadre du déroulement suivant :

tour de connexion de 15 min. environ
lecture et validation des précédents relevés de décisions
lecture et révision de l'ordre du jour
traitement des demandes en cours selon l’ordre ainsi défini
tour de clôture de 15 min. environ

Le tableau suivant récapitule les sondages en cours donnant les disponibilités respectives des officiers pour cette réunion et les suivantes.

Comment utiliser ce tableau ?

réunion	date du sondage	date de renseignement demandée	adresse web	responsable de la proposition	date de réunion proposée
réunion entre officiers	jeudi 29 décembre 2011	mi-janvier 2012	http://www.doodle.com/cx42fby76d5mwq76	Alain	en attente des réponses Rédouane sur février
réunion	date du sondage	date de renseignement demandée	adresse web	responsable de la proposition	date de réunion proposée

Documents à partager et diffuser

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Le tableau ci-dessous récapitule les documents à partager entre officiers ou à diffuser à tous les membres du cercle et, pour ces derniers, l'état d'avancement de leur approbation. Une fois approuvés, ils pourront être déposés sur la page des réunions du cercle. Et la prochaine lettre d'information envoyée à ses membres pourra se contenter de signaler et commenter ces mises en ligne.

Date prévue pour la diffusion de la prochaine lettre d'information : début janvier 2012.

Comment utiliser ce tableau ?

document	date de réalisation	date de diffusion souhaitée	1er lien	2e lien	animatrice	secrétaire
dossier Girafe et Co	fin 2011	*exemples de renseignement des colonnes suivantes :*	avis à venir en réunion le <date de la réunion>	délègue car indisponible	accepte la diffusion	a rédigé le document
RD des 3 et 4 janvier 2012	4 janvier	février	1er lien : absent	2e lien ?	Approuvé par mail le 4/1	a rédigé le document
RD 2011	9 janvier	sans				a rédigé le document
synthèse 2011	9 janvier	sans				a rédigé le document
invitation au WE : propositions d'annonces	9 janvier	sans				a rédigé le document
invitation au WE : point des réponses	9 janvier	sans				enrichi le document au fur et à mesure des réponses
précis de sociocratie V2	21 octobre	janvier	1er lien ?	Est reconnaissant pour le travail accompli (forme d'approbation).	Approuvé le 22 nov	a enrichi le document (p. 7 et 8) qui reste à améliorer (Cf. CR du WE d'octobre)

Demandes à traiter

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Chaque demande est indiquée dans un des tableaux suivants, dont le mode d'emploi est décrit en bas de page. Ces tableaux regroupent les demandes par thème, selon l'ordre suivant :

Réunions téléphoniques en0tre officiers,
Préparation des rassemblements,
Autres sujets (dont la validation des écrits à diffuser, qui avait fait l'objet d'un tableau séparé, avant traitement de ses demandes lors de la réunion du 15 juillet),

Comment utiliser ces tableaux ?

Réunions téléphoniques

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N°	sujet	besoins identifiés	stratégie proposée	1er lien	2e lien	animatrice	secrétaire
sans	usage du tableau	clarté	donner des exemples pour renseigner les colonnes suivantes	propose une amélioration : ...	D'accord pour essayer.	s'accorde à la stratégie	a proposé la stratégie
R3	animation	Efficacité, clarté, coopération	Nommer un gardien du temps en début de réunion. Proposer un point 5 min. avant son départ de réunion pour vérifier l’état d’avancement des sujets à l’ordre du jour et trouver une stratégie pour faire aboutir les plus urgents (si besoin) en concertation avec les officiers restant	1er lien	Préfèrerait que chacun soit vigilant lors de ses prises de paroles, en lien avec les demandes de concision...	Besoin de clarté sur la proposition	propose la stratégie
R6	ordre du jour	efficacité, connexion, simplicité	Adopter pour principe de : 1/ commencer et terminer nos réunions téléphoniques par des temps de connexion de 15 min maximum. 2/ Poursuivre la réunion par la lecture du ou des derniers relevés de décision non encore validés, puis par l'ordre du jour. 3/ Utiliser par défaut les demandes déposées sur le wiki pour alimenter cet ordre du jour. (restera à préciser leur ordre de traitement)	1er lien	OK, dans les principes mais refusant toute rigidité pour autant.	OK avec la stratégie proposée	propose la stratégie
R7	cout des réunions téléphoniques	préserver nos moyens financiers	demander à l'ACNV de prendre en charge ces coûts ou s'équiper pour utiliser skype	1er lizn: propose que chacun utilise skype	OK pour skype. Pas d'accord pour demander un remboursement de mes communications à l'ACNV	OK avec la stratégie, si tout le monde ok: qui, quand, comment?	a proposé la stratégie
R8	demandes de formateurs	équilibre, bon usage du temps, légèreté	1er lien:informer les formateurs de notre intention de soutenir leurs projets et prêts à accueillir leurs demandes le plus tôt possible pour pouvoir agir en respectant nos limites.demander aux formateurs un mois de délai entre une sollicitation du secrétaire et son annonce	propose la stratégie	Des formateurs, oui pourquoi pas, mais, pour faire quoi ce jour ?	Expression : inquiète de donner une image non-collaborative ou trop procédurière de notre cercle, et en même temps contente à l'idée d'apporter de la clarté plutôt que de laisser des mails sans réponse. Bonification: exposer aux formateurs ou autres personnes,les besoins qui seraient nourris pour le cercle en proposant ce fonctionnement, tenir compte d'un temps d'ajustement pour que cela soit pris en compte, et rester un minimum ouvert à des imprévus	propose la stratégie
R9	demandes dépassant le cadre du cercle	équilibre, bon usage du temps, légèreté	demander l'aval du président de l'ACNV pour que le secrétaire du cercle entre en contact avec le secrétariat de l'association afin d'organiser et de se répartir au mieux les tâches pour ces demandes (dont la mise à jour des fichiers de coordonnées des membres)	1er lien : mettre en copie à F.Dusson les demandes faites à Aurélie : rendre visible, partager	Oui, après vérification et validation par le cercle des officiers d'un dépassement de cadre et du "bien-fondé" de la demande.	Ok avec la stratégie	propose la stratégie
R10	ordre du jour des réunions téléphoniques	clarté, visibilité sur les sujets à traiter, faire le meilleur usage de notre temps, production	Préparer et diffuser avant la réunion un document récapitulant les sujets à traiter par ordre	a proposé la stratégie	D'accord avec cette stratégie.	Déjà en place sur le wiki grâce à François	Besoin de clarté : si la solution mise en oeuvre ne te semble pas satisfaisante, Rédouane, peux-tu exprimer les besoins insatisfaits et proposer d'autres moyens qui y répondraient mieux ?
R11	sujets à mettre à l'ordre du jour des réunions téléphoniques	clarté, visibilité sur les sujets à traiter, faire le meilleur usage de notre temps	inscrire les sujets sur le wiki dans la catégorie correspondante en faisant référence si besoin aux mails dont il est question (date/heure)	s'accorde à exécuter la stratégie ?	Cela devient compliqué pour moi. Pouvons-nous simplifier les procédures ?	a proposé la stratégie	expression : je crains que l'usage des mails stimulent à un niveau superficiel et disperse les énergies. Je constate que mes mails ont été plusieurs fois égarés ou non reçus par Alain ou Rédouane. Je propose de remplacer la référence à des mails par un téléchargement de leur contenu dans le tableau / objection : aucune
N°	sujet	besoin identifié	stratégie proposée	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
N°	sujet	besoin identifié	stratégie proposée	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire

Préparation des prochains rassemblements

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N°	sujet	besoins identifiés	stratégie proposée	1er lien	2e lien	animatrice	secrétaire
sans	usage du tableau	clarté	donner des exemples pour renseigner les colonnes suivantes	propose une amélioration : ...	délègue car indisponible	s'accorde à la stratégie	a proposé la stratégie
P2	Nom du cercle	Réalisation	Se mettre d'accord sur une façon de procéder pour trouver un nouveau nom à proposer	1er lien	Toujours désireux de s'accorder sur la stratégie à choisir	OK avec la stratégie	propose la stratégie
P3	Nom du cercle	Lien, partage	Se mettre d'accord sur la façon d'annoncer l'accueil du cercle France à notre souhait de changer le nom de notre cercle	1er lien	2e lien	OK avec la stratégie	propose la stratégie
P6	Montant demandé pour les pauses	Equilibre, adaptation, justesse	Adapter le montant demandé pour les pauses à celui effectivement dépensé pour l'achat des ingrédients	1er lien	Je croyais que c'était déjà le cas (?!)	OK avec la stratégie	propose la stratégie
P10	Nom du cercle	Lien, coopération, soutien	Prévoir une rencontre commune avec le cercle France	1er lien	2e lien	Expression : j'ai peur de mettre plus d'énergie que je n'ai envie en participant à la création d'une telle rencontre maintenant par rapport à ce sujet, et préfère que nous nous concertions en cercle pour faire une/des propositions	Propose la stratégie
P11	Ouverture du cercle aux DOM-TOM et aux ressortissants français à l'étranger	considération, respect, contribution, lien, ouverture	chercher si un moyen (skype ?) permettrait de faire participer Marilou et Karine à notre cercle depuis la Martinique et l'Allemagne	1er lien	Tout à fait d'accord sur le principe ; quel choix technique ?	Délègue faute de compétence dans ce domaine	a transmis la demande des personnes concernées (Karine et Marilou)
P12	pré-requis pour intégrer le cercle (notamment cotisation)	ouverture, respect de la liberté	exprimer les pré-requis sous forme (non d'exigences mais) de demandes négociables qui ouvrent au dialogue et à de nouveaux possibles	1er lien	Sujet très prioritaire pour le second lien...	Ok avec la stratégie	propose la stratégie
P14	Bilan 2011 sur la sociocratie	efficacité, sécurité, simplicité, bon usage du temps	préciser ensemble la façon de procéder pour faire ce bilan en cercle	1er lien: utiliser le processus d'évaluation avec OSB	Sans idée ce jour	OK avec la stratégie, propose cf mail du 28 nov, fichier Fichier:Bilan sociocratique.pdf	propose la stratégie
P15	agilité à agir ensemble les décisions prises	efficacité, sécurité	préciser ensemble la façon de procéder et les personnes concernées pour assurer le suivi des actions décidées en cercle et atteindre des objectifs en cohérence avec la mission du cercle	1er lien	2e lien	Ok avec la stratégie, questionnement sur comment cela se passe en sociocratie	propose la stratégie
P16	Trouver une autre salle pour 10-15 participants	faire bon usage des ressources de l'ACNV	appeler des salles et associations ex: fichier suivant Fichier:Liste hebergement - adresses.pdf	a proposé la stratégie	Attendre de voir le nombre d'inscrit de la prochaine réunion	Oui, il serait bien de s'y prendre maintenant. Par contre, je ne suis pas vraiment motivée pour m'investir sur les aspects logistiques de nos réunions. Ils me semble qu'ils relèvent plus du rôle du secrétaire. François est-ce que tu aurais l'élan de faire les appels ? De mon côté, étant la seule sur Paris, je suis ok pour me déplacer ensuite si besoin de récupérer des clés avant la réunion, ou éventuellement si besoin de visiter la salle encore avant.	Besoin de clarté : qui s'en occupe ? => proposition : Justine car elle est sur place en cas de besoin / expression : besoin d'autonomie et de sécurité => proposition d'amélioration : contacter le secrétariat de l'association pour voir avec lui comment obtenir une salle que la mairie du 3e est en charge de mettre à disposition de l'association Cf. Lieux de rassemblement
N°	sujet	besoin identifié	stratégie proposée	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
N°	sujet	besoin identifié	stratégie proposée	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire

Autres sujets

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Ces autres sujets concernent les liens avec l'équipe de certification, entre officiers, et avec les acteurs en région

N°	sujet	besoins identifiés	stratégie proposée	1er lien	2e lien	animatrice	secrétaire
sans	usage du tableau	clarté	donner des exemples pour renseigner les colonnes suivantes	propose une amélioration : ...	OK pour expérimenter	s'accorde à la stratégie	a proposé la stratégie
A2	Liens en région	Partage, soutien, évolution	Vous informer de mon expérience actuelle en Pays de Loire et recevoir vos avis concernant l'invitation des personnes de ma connaissance à notre cercle	1er lien	OK	Ok avec la stratégie	Demandeur
A4	Validation des écrits (N° initial = V5)	Clarté, efficacité, simplicité	Vérifier sur expérience si les processus de validation sont satisfaisants	1er lien	OK	Besoin de clarté sur "satisfaisant" : pour qui? pour quoi?	Demandeur
A5	réunion de formateurs fin aout 2011 où Rédouane présenta le cercle	lien, coopération, efficacité	inviter des formateurs et/ou certificatrices à rencontrer le cercle	1er lien	OK sur le principe, après clarification de leurs rôles.	17 oct 2011 : besoin de clarté (ou rappel) : Est-ce que cela a été fait ? Si oui, quelle a été leur réponse ?	a proposé la stratégie
A10	Prochaines dates de réunion avec le cercle France	clarté, partage d'information	afficher sur le wiki les prochaines dates de réunion avec le cercle France	1er lien	Dans quel but ? Cela intéressera qui ?	Propose la stratégie	besoin de clarté sur qui s'en chargerait
A11	petit précis sur la sociocratie	contribution	améliorer le document comme indiqué dans le CR du dernier WE et le transmettre à la personne demandeuse (Cf. mail du vendredi 21/10/11)	1er lien	D'accord, lorsque "nécessaire"	Ok à 100%	propose la stratégie
N°	sujet	besoin identifié	stratégie proposée	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire

Coordonnées des officiers et de leur salle de réunion

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Pour rejoindre la salle de réunion téléphonique, il suffit de composer les numéros suivants sur le clavier de son téléphone aux dates et heures convenues (Cf. Réunions à venir) :

Tel = 0811 650 650
Salle = 244 89
Code d'accès = 88 42

Une musique de fond avertit si vous êtes le premier arrivé dans la salle et, réciproquement, son absence indique que vous êtes en communication avec un ou plusieurs autres participants.

Si un officier tarde à rejoindre la réunion, vous pouvez utiliser ses coordonnées, dans le tableau suivant, pour l'inviter à s'y joindre.

Comment renseigner ce tableau ?

officier	prénom	nom	téléphone	mobile	e-mail	adresse
1er lien	Rédouane	Saloul	04 67 87 26 19	06 09 84 66 79	redouanesaloul(at)gmail.com	60 Chemin de la Mosson 34570 Vailhauqués
2er lien	Alain	Bourrut Lacouture		06 60 14 76 76	bourrut-lacouture.alain@neuf.fr	82 Rue de la république 92 190 MEUDON
Animatrice	Justine	Caulliez	09 53 59 17 29	06 74 91 97 18	caulliezj(at)gmail.com	14 rue Christiani 75018 PARIS
Secrétaire	François	Jurbert	09 51 29 21 64	06 29 96 55 62 (*)	françois.jurbert@free.fr	35 rue Henri Sellier 53000 Laval
Tous					bourrut-lacouture.alain@neuf.fr, redouanesaloul@gmail.com, caulliezj(at)gmail.com, francois.jurbert@free.fr

(*) mobile de ma compagne, utilisé uniquement en cas de déplacement

Informations utiles

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Lieux de rassemblement

Mairie du siège de l'ACNV

Le siège de l'ACNV est dans le 3e arrondissement de Paris. Nous pourrions donc obtenir une salle gratuite auprès de la mairie du 3e. Pour voir comment procéder, il conviendrait de contacter le secrétariat de l'ACNV.

La Clarté Dieu à Orsay

D'autres cercles de l'ACNV se réunissent en soirée à la Clarté-Dieu à Orsay. L'avantage de ce lieu de rassemblement est qu'il offre hébergement et repas à peu de frais pour les provinciaux. Pour plus de renseignements sur cette solution, contacter Jean-François Hurel.

Liens avec l'équipe des formateurs

Lors d'une conversation téléphonique avec lui au sujet du projet de rencontre régionale en Pays de Loire, Jean-François Hurel a cité les formatrices suivantes, comme étant sensibles à l'intérêt de travailler avec des transmetteurs ou de soutenir leurs efforts : Pascale Molho, Caroline Adler-Lamy, Catherine Schmider ...

Mode d'emploi

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Pour renseigner des informations sur cette page, il est préférable d'être préalablement connecté au site NVCwiki. En effet, cette connexion évite une saisie supplémentaire pour mettre en ligne vos informations. De plus, elle est nécessaire pour téléverser un document. Et pour vous connecter, il convient de créer préalablement votre compte.

Pour créer votre compte ou vous connecter, cliquez sur le lien Créer un compte ou se connecter, en haut à droite de cette page, puis suivez les instructions adaptées à votre cas jusqu'à connexion au NVCwiki.

Pour renseigner des informations sur une page, veuillez consulter la rubrique d'aide dédiée en tenant compte des indications de ce mode d'emploi et sachant que, dans les fenêtres d'édition :
Les cellules d'une même ligne de tableau sont délimitées par des barres verticales :

| contenu d'une cellule de tableau |

Les lignes des tableaux sont séparées par la suite de caractères "|----" ou "|-<ligne grise>" :

|----
| 1ère cellule de la ligne de tableau sur fond BLANC | 2e cellule | ... |
|-<ligne grise>
| 1ère cellule de la ligne de tableau sur fond GRIS | 2e cellule | ... |

Tout nouveau document, nouvelle réunion ou nouvelle demande pourra faire l'objet du renseignement d'une ligne dans le tableau associé.

Pour cela, effectuez vos saisies, sous la dernière ligne renseignée du tableau souhaité.

Au besoin, recopiez préalablement une ligne de ce tableau ainsi que la séparation adaptée pour respecter l'alternance entre lignes blanches ("|----") et lignes grises ("|-<ligne grise>").

Et selon le tableau à modifier, vous trouverez ci-dessous les usages prévus.

Tableau des réunions à venir

Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des sondages en cours et des possibilités de réunion résultantes.

Ajout d'un sondage

Les premières colonnes sont renseignées - autant que possible - par le créateur du sondage. Elles contiennent, dans l'ordre :

Une description de la réunion souhaitée,
La date de création du sondage associé,
La date souhaitée pour son renseignement par les autres officiers,
Un lien électronique accédant directement à ce sondage,
L'officier qui s'est proposé d'en exploiter le résultat.

Programmation d'une réunion

Ce dernier est invité à soumettre une date de réunion dans la dernière colonne, après avoir consulté le sondage renseigné par les autres officiers, une fois atteinte la date souhaitée pour cela (3e colonne).

Tableau des documents à diffuser

Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des documents à diffuser et des avis donnés ou attendus pour permettre leur diffusion. Il est destiné principalement aux relevés des décisions prises en réunions (rassemblements en cercle ou réunions téléphoniques entre officiers).

Ajout d'un document

Pour ajouter un document dans le tableau, il faut préalablement l'avoir téléversé, ce qui nécessite d'être connecté et donc d'avoir créé son compte. Cf. indications ci-avant

Pour téléverser le fichier, une fois connecté, il convient de cliquer sur le menu "boîte à outils" (en haut à gauche de la page wiki) puis sur la commande "Téléverser un fichier". Pensez à mémoriser le nom donné au fichier téléversé pour pouvoir ensuite créer un lien vers celui-ci dans le tableau.

Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le créateur du document. Elles contiennent, dans l'ordre :

Un lien vers le document (pour respecter la syntaxe rendant le lien opérant, le plus simple est de copier un lien vers un autre document depuis une autre ligne puis d'en adapter le contenu),
La date de sa réalisation,
La date souhaitée pour sa diffusion,

Et, selon le cas, l'officier est invité à indiquer "a rédigé le document" ou "a déposé le document" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.

Avis des officiers

Chacune des autres colonnes est renseignée, de préférence, par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur le document. Ils peut indiquer (par exemple) :

"s'accorde à la diffusion du document",
"délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la validation en attendant son retour en réunion,
"propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
"avis à venir en réunion", suivi - si possible - de la date de cette réunion.

Ce dernier exemple de renseignement est adapté aux relevés de décision des réunions téléphonique entre officiers. Dans ce cas, il peut être effectué par le rédacteur du document, généralement le secrétaire du cercle.

Tableaux des demandes à traiter

Les colonnes des tableaux de cette rubrique, identiques d'un tableau à l'autre, sont conçues pour :

mémoriser chaque point qu'un officier souhaite aborder avec ses pairs, en précisant - si possible - les besoins concernés et les stratégies imaginées,
permettre à ses pairs d'y répondre, soit en s'accordant à la demande, soit en l'enrichissant, selon le cas, d'une proposition de stratégie ou d'amélioration.

Demande d'un officier

Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le demandeur. Elles contiennent, dans l'ordre :

Un identifiant composé de l'initiale du thème et d'un N° incrémental,
Un libellé indiquant le sujet concerné par la demande,
Les besoins identifiés comme motivant cette demande,
La stratégie imaginée pour satisfaire ces besoins.

Et, selon le niveau de renseignement effectué, le demandeur est invité à indiquer "a soumis le sujet" ou "a proposé la stratégie" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.

Réponse des autres officiers

Chacune des autres colonnes est renseignée par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur la proposition du demandeur. Ils peut indiquer (par exemple) :

"s'accorde à la stratégie proposée",
"propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
"délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la prise de décision en attendant son retour en réunion téléphonique.

Notes importantes

Préciser les besoins qui motivent une demande ou une amélioration permettra de faciliter la connexion pour aboutir à une stratégie plus satisfaisante pour chacun.
Si le demandeur n'a pas précisé de stratégie, un autre officier peut en proposer une, en indiquant dans sa colonne qu'il en est l'auteur.
Pour faciliter leur renseignement, les exemples de réponse proposés ci-avant sont rappelés en première ligne de chaque tableau.