Fête de la CNV 2010/Préparation/Actions

Suivi des actions de préparation

• Pour le poste accueil :

Matériels nécessaires	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle)	Jean-François	Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés	NON
liste des ateliers et des horaires	Jean-François		NON
Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs...	Sophie		NON

• Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas :

Matériels nécessaires	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
3 tables	MAS	?	NON
Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV	Qui ?	?	NON
Programmes et livrets.	Qui ?	?	NON
Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits	Qui ?	?	NON
Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai	Françoise édite, Qui apporte ?	?	NON
Table billets entrée : Bulletins adhésion	Qui ? A voir si au dos des Flyers faits par Françoise	?	NON
Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion	Qui ?	?	NON
Table billets entrée : Caisse avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)	Qui ?	?	NON
Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques	Qui ?	?	NON
Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche	Qui ?	?	NON

• Pour le poste vente des livres :

Actions amont fête	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires	Qui ? Avec Caroline, Françoise B. et Magali	?	NON
Commander les livres nécessaires	Qui ?	?	NON
Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah	Qui ?	?	NON
) Actions et matériels pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ? Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi Qui ? ? NON Matériels : 3 tables MAS ? NON Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV MAS ? NON Matériels : 1 caisse et un fond de caisse MAS ? NON Matériels : Stands ACNV MAS ? NON Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine : Actions amont fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ? Obtenir la configuration des salles Qui ? ? NON Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir) Qui ? ? NON Signalétique voir actions Accueil Jean-François Pris en compte dans Acceuil ANNULEE Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir. Qui ? ? NON Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain. Qui ? ? NON Achat boissons et nourritures pour équipe organisation Qui ? ? NON Pose de la signalétique avant ouverture des portes Qui ? ? NON ) Actions pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ? Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources Qui ? ? NON Centralisation des recettes Qui ? ? NON Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures) Qui ? ? NON Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir. Qui ? ? NON Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain. Qui ? ? NON Achat boissons et nourritures pour équipe organisation Qui ? ? NON Pose de la signalétique avant ouverture des portes Qui ? ? NON ) Pendant la fête Assurer la logistique pour les équipes (nourritures et boissons) Garder sous clés les matériels sensibles Assurer la liaison avec les animateurs des ateliers Assurer la liaison avec l'équipe Girafes Ressources pouvant venir en renfort selon les besoins Pas de matériels spécifiques sinon les documentations pour les différents postes. Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine : Avant la fête entre aujourd'hui et le 7 mai Réaliser avec l'équipe Africaine l'inventaire de leurs besoins pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Utiliser l'expérience de Rabia Sarah pour le buffet à partir des informations sur la soirée indienne. Pendant la fête Apporter le soutien nécessaire pour aider l'équipe Africaine à résoudre les difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ... Matériels nécessaires : au-delà des éventuelles demandes spécifiques, disposer des documentations disponibles sur les tables de ventes des billets ou livres.