Officiers du cercle Girafe et CO

Cette page est l'outil de travail des officiers (terme qui en sociocratie désigne les membres élus par leurs pairs pour leur rendre service) du cercle, provisoirement nommé "Girafe et Co" et regroupant, au sein de l'ACNV (association française), les acteurs de la transmission de la Communication NonViolente (CNV) en France.

Cette page a été créée, suite à leur réunion téléphonique du 7 juillet 2011, pour y regrouper les informations qu'ils souhaitent partager entre eux en vue d'organiser leurs tâches et leurs réunions téléphoniques pour préparer les rassemblements du cercle avec tous ses autres membres.

Elles contient différents tableaux dont les contenus sont reflétés par le sommaire ci-dessous et dont le mode d'emploi est précisé au bas de cette page.

Réunions à venir

Les prochaines réunions téléphoniques entre officiers sont prévues de 13 à 15h00 :

1. jeudi 21 juillet 2011
2. mercredi 24 aout 2011

Le tableau suivant récapitule les sondages en cours donnant les disponibilités respectives des officiers pour ces réunions et les suivantes.

Comment utiliser ce tableau ?

réunion	date du sondage	date de renseignement demandée	adresse web	responsable de la proposition	date de réunion proposée
réunions téléphonique pendant l'été 2011	7 juillet 2011	11 juillet 2011	http://doodle.com/gtuppqwmdtknscft	Rédouane	jeudi 21 juillet et mercredi 24 aout de 13 à 15h00
RV téléphonique en binôme pour réaliser un document sur la sociocratie	4 juillet 2011	juillet 2011	http://www.doodle.com/t3besb8xnen7567z	Justine	mercredi 31 aout et vendredi 2 septembre de 9 à 11h
4e rassemblement du cercle	21 juin 2011	à préciser	http://doodle.com/7fbk6v5xek2zieiq	Justine	en attente des renseignements de Rédouane, voire d'Alain
1ère réunion téléphonique après le 4e rassemblement du cercle	27 juin 2011	à préciser	http://doodle.com/dgnr6mir666wbyhb#cmt10624204	Justine	besoin de nouvelles propositions pour mieux convenir à tous
réunion	date du sondage	date de renseignement demandée	adresse web	responsable de la proposition	date de réunion proposée
réunion	date du sondage	date de renseignement demandée	adresse web	responsable de la proposition	date de réunion proposée

Documents à diffuser

Le tableau ci-dessous récapitule les documents à diffuser à tous les membres du cercle et l'état d'avancement de leur validation. Une fois validés, ils pourront être déposés sur la page des réunions du cercle. Et la prochaine lettre d'information envoyée à ses membres pourra se contenter de signaler et commenter ces mises en ligne.

• Date prévue pour la diffusion de la prochaine lettre d'information : 25 juillet 2011.

Comment utiliser ce tableau ?

document	date de réalisation	date de diffusion souhaitée	1er lien	2e lien	animatrice	secrétaire
		exemples de renseignement des colonnes suivantes :	avis à venir en réunion le <date de la réunion>	délègue car indisponible	accepte la diffusion	a rédigé le document
appréciations du WE des 7 et 8 mai 2011 (en pages 3 à 7)	28 juin 2011	juin 2011	accepte la diffusion	délègue car indisponible	accepte la diffusion	a rédigé le document
relevé des décisions du 21 juin 2011	11 juillet 2011	juillet 2011	avis à venir en réunion le 21/7	délègue car indisponible	accepte la diffusion	a rédigé puis simplifié le document d'après le retour de Rédouane
relevé des décisions du 7 juillet 2011	11 juillet 2011	juillet 2011	avis à venir en réunion le 21/7	délègue car indisponible	accepte la diffusion	a rédigé le document
relevé des décisions du 15 juillet 2011	15 juillet	juillet 2011	avis à venir en réunion le 21/7	délègue car indisponible	avis à venir en réunion le 21/7	a rédigé le document
courrier d'annonce / site web certification	4 juillet 2011 ?	juillet 2011	a proposé la diffusion du courrier	délègue car indisponible	accepte la diffusion	accepte la diffusion sous réserve du traitement des demandes A1 et A6 associées
document	date de réalisation	date de diffusion souhaitée	1er lien ?	2e lien ?	Animatrice ?	Secrétaire ?

Demandes à traiter

Chaque demande est indiquée dans un des tableaux suivants, dont le mode d'emploi est décrit en bas de page. Ces tableaux regroupent les demandes par thème, selon l'ordre suivant :

1. Réunions téléphoniques entre officiers,
2. Préparation des rassemblements,
3. Autres sujets (dont la validation des écrits à diffuser, qui avait fait l'objet d'un tableau séparé,avant traitement de ses demandes lors de la réunion du 15 juillet),

Comment utiliser ces tableaux ?

Réunions téléphoniques

N°	sujet	besoins identifiés	stratégie proposée	1er lien	2e lien	animatrice	secrétaire
sans	usage du tableau	clarté	donner des exemples pour renseigner les colonnes suivantes	propose une amélioration : ...	délègue car indisponible	s'accorde à la stratégie	a proposé la stratégie
R1	usage de Doodle	Efficacité, clarté, coopération	Adopter comme règles pour chaque réunion à programmer : 1. préciser qui lance le Doodle, 2. fixer un délai pour son renseignement.	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
R2	planification	Sécurité, progression	Programmer la prochaine réunion téléphonique avant qu’ait lieu la précédente (comme après une réunion de cercle), tant que des sujets restent à traiter.	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
R3	animation	Efficacité, clarté, coopération	Nommer un gardien du temps en début de réunion. Proposer un point 5 min. avant son départ de réunion pour : 1. vérifier l’état d’avancement des sujets à l’ordre du jour 2. trouver une stratégie pour faire aboutir les plus urgents (si besoin) en concertation avec les officiers restant	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
R4	optimiser l'usage de notre temps	Equilibre entre empathie et progression des actions	Accorder un temps de connexion de 5 min par personne en début de réunion. Proposer un RV ultérieur pour donner satisfaction aux éventuels besoins d'écoute qui émergeraient durant ce temps ou le reste de la réunion et nécessiteraient un temps plus long.	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
R5	réunion téléphonique après le 3e rassemblement du cercle	sécurité	Prendre RV pour le 12 octobre de 9 à 11h en attendant le retour d'Alain à nos réunions	1er lien	2e lien	a proposé le sujet	a proposé la stratégie
R6	ordre du jour	efficacité, connexion, simplicité	Adopter pour principe de : 1/ commencer et terminer nos réunions téléphoniques par des temps de connexion de 15 min maximum. 2/ Poursuivre la réunion par la lecture du ou des derniers relevés de décision non encore validés, puis par l'ordre du jour. 3/ Utiliser par défaut les demandes déposées sur le wiki pour alimenter cet ordre du jour. (restera à préciser leur ordre de traitement)	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
N°	sujet	besoin identifié	stratégie proposée	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
N°	sujet	besoin identifié	stratégie proposée	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire

Préparation des prochains rassemblements

N°	sujet	besoins identifiés	stratégie proposée	1er lien	2e lien	animatrice	secrétaire
sans	usage du tableau	clarté	donner des exemples pour renseigner les colonnes suivantes	propose une amélioration : ...	délègue car indisponible	s'accorde à la stratégie	a proposé la stratégie
P1	Diffusion/mailing en nombre	Efficacité, simplicité, soutien	Partager nos connaissances sur les outils électroniques d'envoi en nombre pour choisir celui à utiliser pour le prochain envoi	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
P2	Nom du cercle	Réalisation	Se mettre d'accord sur une façon de procéder pour trouver un nouveau nom à proposer	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
P3	Nom du cercle	Lien, partage	Se mettre d'accord sur la façon d'annoncer l'accueil du cercle France à notre souhait de changer le nom de notre cercle	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
P4	Document sur la sociocratie	clarté	Préciser la façon de procéder pour réaliser ce document : qui fait quoi et quand ?	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
P5	Optimiser l'usage de notre temps	Equilibre entre empathie et progression des actions	Proposer un temps en binôme ou un RV hors réunion pour satisfaire les éventuels besoins d'écoute qui émergeraient durant la réunion et nécessiteraient un temps trop conséquent (à définir ?). Eventuellement identifier au préalable les personnes ressources disponibles pour cela.	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
P6	Montant demandé pour les pauses	Equilibre, adaptation, justesse	Adapter le montant demandé pour les pauses à celui effectivement dépensé pour l'achat des ingrédients	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
P7	Diffusion/mailing en nombre	Coopération, lien, soutien	lire et me donner vos avis et propositions d'amélioration concernant le contenu du mail et de la lettre d'information envoyés en juin aux membres du cercle	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
P8	Evolution de la page wiki dédiée à nos réunions	Coopération, lien, soutien	Lire cette page et me donner vos avis et propositions d'amélioration Cf. http://fr.nvcwiki.com/index.php/Réunions_du_Cercle_Girafe_et_CO	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
P9	date du 4e rassemblement du cercle	à renseigner	à renseigner	1er lien	2e lien	a proposé le sujet	Secrétaire
P10	Nom du cercle	Lien, coopération, soutien	Prévoir une rencontre commune avec le cercle France	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
P11	Ouverture du cercle aux DOM-TOM	considération, respect, contribution, lien, ouverture	chercher si un moyen (skype ?) qui permettrait de faire participer Marilou à notre cercle depuis la Martinique	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
N°	sujet	besoin identifié	stratégie proposée	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire

Autres sujets : 'liens avec l'équipe de certification, entre officiers, et avec les acteurs en région'

N°	sujet	besoins identifiés	stratégie proposée	1er lien	2e lien	animatrice	secrétaire
sans	usage du tableau	clarté	donner des exemples pour renseigner les colonnes suivantes	propose une amélioration : ...	délègue car indisponible	s'accorde à la stratégie	a proposé la stratégie
A1	Courrier de Véronique Brusorio	clarté	s'accorder sur la diffusion de ce courrier au cours de notre prochaine réunion	1er lien	2e lien	Animatrice	a proposé la stratégie
A2	Liens en région	Partage, soutien, évolution	Vous informer de mon expérience actuelle en Pays de Loire et recevoir vos avis concernant l'invitation des personnes de ma connaissance à notre cercle	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
A3	Indisponibilité d'Alain	lien, appartenance	partager ensemble pour trouver la stratégie permettant de le maintenir informé de nos avancements et de faciliter son retour dans nos réunions	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
A4	Validation des écrits (N° initial = V5)	Clarté, efficacité, simplicité	Vérifier sur expérience si les processus de validation sont satisfaisants	1er lien	2e lien	Animatrice	Demandeur
A5	réunion de formateurs fin aout où Rédouane présentera le cercle	lien, coopération, efficacité	lister les demandes concrètes et "sexy" que nous pourrions avoir à faire aux équipes de formateurs et de certification	a proposé la stratégie	2e lien	Animatrice	Secrétaire
A6	traitement des demandes extérieures (comme celles de Véronique ou de Sophie et Marie-Lyse)	considération, sens, efficacité, concertation	s'accorder sur une règle de principe qui permette d'y répondre ? / inviter Sophie, voire Véronique à une prochaine réunion téléphonique	a proposé les stratégies	2e lien	Animatrice	Secrétaire
N°	sujet	besoin identifié	stratégie proposée	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire
N°	sujet	besoin identifié	stratégie proposée	1er lien	2e lien	Animatrice	Secrétaire

Coordonnées des officiers

Comment renseigner ce tableau ?

officier	prénom	nom	téléphone	mobile	e-mail	adresse
1er lien	Rédouane	Saloul	N° de tel	N° mobile	redouanesaloul(at)gmail.com	département 34 Montpellier
2er lien	Alain	Bourrut-Lacouture	05 46 36 97 17	06 60 14 76 76	bourrut-lacouture.alain@neuf.fr	département 17
Animatrice	Justine	Caulliez	01 83 94 99 25	06 74 91 97 18	caulliezj(at)gmail.com	14 rue Christiani, 75018 PARIS
Secrétaire	François	Jurbert	09 51 29 21 64	06 29 96 55 62 (*)	françois.jurbert@free.fr	35 rue Henri Sellier 53000 Laval
Tous					bourrut-lacouture.alain@neuf.fr, redouanesaloul@gmail.com, caulliezj(at)gmail.com, francois.jurbert@free.fr

(*) mobile de ma compagne, utilisé uniquement en cas de déplacement

Mode d'emploi

Pour renseigner une ligne ou une case d'un tableau, il faut se connecter au site NVCwiki, ce qui nécessite d'y avoir préalablement créé un compte.

Pour cela, cliquez sur le lien Créer un compte ou se connecter, en haut à droite de cette page, puis suivez les instructions adaptées à votre cas jusqu'à être connecté au site NVCwiki.

1. Une fois connecté, cliquez sur le lien "Modifier" situé à droite du titre de la rubrique à modifier pour entrer en mode d'édition,
2. Dans ce mode, utilisez la barre de défilement pour accéder à la ligne à modifier,
3. Procédez aux modifications souhaitées en tenant compte des indications ci-après et sachant que :

• les lignes sont séparées par la suite de caractères "|----" ou "|-<ligne grise>"
• Les cases d'une même ligne sont encadrées par des barres verticales : | contenu d'une case de tableau |

Tout nouveau document, nouvelle réunion ou demande pourra faire l'objet du renseignement de la ligne suivant immédiatement la dernière ligne renseignée du tableau souhaité, en y remplaçant les textes préalables situés entre des barres verticales comme celle-ci : | Pour cela, la dernière ligne du tableau pourra, au besoin, être copiée ainsi qu'un séparateur qui respecte l'alternance entre lignes grises et blanches.

Et selon le tableau à modifier, vous trouverez ci-dessous les usages prévus.

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2/ Tableau des réunions à venir

Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des sondages en cours et des possibilités de réunion résultantes.

2.1/ ajout d'un sondage

Les premières colonnes sont renseignées - autant que possible - par le créateur du sondage. Elles contiennent, dans l'ordre :

1. Une description de la réunion souhaitée,
2. La date de création du sondage associé,
3. La date souhaitée pour son renseignement par les autres officiers,
4. Un lien électronique accédant directement à ce sondage,
5. L'officier qui s'est proposé d'en exploiter le résultat.

2.2/ programmation d'une réunion

Ce dernier est invité à soumettre une date de réunion dans la dernière colonne après avoir consulté le sondage renseigné par les autres officiers après la date souhaitée pour cela (en 3e colonne).

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1/ Tableau des documents à diffuser

Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des documents à diffuser et des avis donnés ou attendus pour permettre leur diffusion. Il est destiné principalement aux CR de réunions (rassemblements en cercle ou réunions téléphoniques entre officiers).

1.1/ ajout d'un document

Pour ajouter un document dans le tableau, il faut préalablement l'avoir téléversé. Pour cela, il convient de cliquer sur le menu "boîte à outils" puis sur la commande "Televerser un fichier". Pensez à mémoriser le nom donné au fichier téléversé pour pouvoir ensuite créer un lien vers celui-ci dans le tableau.

Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le créateur du document. Elles contiennent, dans l'ordre :

1. Un lien vers le document (pour respecter la syntaxe rendant le lien opérant, le plus simple est de copier un lien vers un autre document sur une autre ligne puis d'en adapter le contenu),
2. La date de sa réalisation,
3. La date souhaitée pour sa diffusion,

Et, selon le cas, l'officier est invité à indiquer "a rédigé le document" ou "a déposé le document" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.

1.2/ avis des officiers

Chacune des autres colonnes est renseignée, de préférence, par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur le document. Ils peut indiquer (par exemple) :

• "s'accorde à la diffusion du document",
• "délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la validation en attendant son retour en réunion,
• "propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
• "avis à venir en réunion", suivi - si possible - de la date de cette réunion.

Ce dernier exemple de renseignement est adapté aux relevés de décision des réunions téléphonique entre officiers. Dans ce cas, il peut être effectué par le rédacteur du document, généralement le secrétaire du cercle.

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3/ Tableaux des demandes à traiter

Les colonnes des tableaux de cette rubrique, identiques d'un tableau à l'autre, sont conçues pour :

1. mémoriser chaque point qu'un officier souhaite aborder avec ses pairs, en précisant - si possible - les besoins concernés et les stratégies imaginées (voir 1/ ci-après),
2. permettre à ses pairs d'y répondre, soit en s'accordant à la demande, soit en l'enrichissant, selon le cas, d'une proposition de stratégie ou d'amélioration (voir 2/ ci-après).

Il convient de formuler votre demande dans la ligne suivant immédiatement la dernière demande renseignée du tableau souhaité, comme indiqué ci-après en 1/ ou votre réponse à la demande choisie, comme indiqué ci-avant en 2/, en remplaçant les textes préalables situés entre des barres verticales comme celle-ci : |

3.1/ Demande d'un officier

Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le demandeur. Elles contiennent, dans l'ordre :

1. Un identifiant composé de l'initiale du thème et d'un N° incrémental,
2. Un libellé indiquant le sujet concerné par la demande,
3. Les besoins identifiés comme motivant cette demande,
4. La stratégie imaginée pour satisfaire ces besoins.

Et, selon le niveau de renseignement effectué, le demandeur est invité à indiquer "a soumis le sujet" ou "a proposé la stratégie" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.

3.2/ Réponse des autres officiers

Chacune des autres colonnes est renseignée par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur la proposition du demandeur. Ils peut indiquer (par exemple) :

• "s'accorde à la stratégie proposée",
• "propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
• "délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la prise de décision en attendant son retour en réunion téléphonique.

Notes importantes :

• Préciser les besoins qui motivent une demande ou une amélioration permettra de faciliter la connexion pour aboutir à une stratégie plus satisfaisante pour chacun.
• Si le demandeur n'a pas précisé de stratégie, un autre officier peut en proposer une, en indiquant dans sa colonne qu'il en est l'auteur.
• Pour faciliter leur renseignement, les exemples de réponse proposés ci-avant sont rappelés en première ligne de chaque tableau.