Fête de la CNV 2010/Préparation

Volontaires pour aider à la journée 8 mai (stands, accueil, livres ...)

Pour connaître les actions attendues des personnes volontaires merci de consulter les informations à la suite du tableau d'inscription.

Tableau des volontaires pour la Fête

Inscription dans les créneaux horaires qui vous conviennent
(Remplacer Nom Prénom par vos coordonnées)
Nota : Toutes les personnes intervenant en début de matinée, sont priées de se présenter dès 8h30 pour un temps de coordination avec Sophie Schrobiltgen

Horaires	Accueil du Public	Billeterie Adhésion Réservation repas	Vente de livres	Coordination technique, logistique et humaine	Soutien Equipe Africaine
8h30 - 9 h00 : installation			Arnaud Chiffaudel	Sophie Schrobiltgen
9h00 - 10h00	Prénom1 Nom1, Prénom2 Nom2,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Arnaud Chiffaudel	Sophie Schrobiltgen	Prénom10, Nom10
10h00 - 11h00	Prénom1 Nom1, Prénom2 Nom2,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Arnaud Chiffaudel Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Sophie Schrobiltgen	Prénom10, Nom10
11h00 - 12h00	Prénom1 Nom1, Prénom2 Nom2,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Arnaud Chiffaudel Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Sophie Schrobiltgen	Prénom10, Nom10
12h00 - 13h00	Prénom1 Nom1,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Prénom6, Nom6 Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Sophie Schrobiltgen	Prénom10, Nom10
13h00 - 14h00	Prénom1 Nom1,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Prénom6, Nom6 Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Sophie Schrobiltgen	Prénom10, Nom10
14h00 - 15h00	Prénom1 Nom1,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Prénom6, Nom6 Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Delphine Croquelois	Prénom10, Nom10
15h00 - 16h00	Prénom1 Nom1,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Eve Lemercier Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Delphine Croquelois	Prénom10, Nom10
16h00 - 17h00	Prénom1 Nom1,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Eve Lemercier Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Delphine Croquelois	Prénom10, Nom10
17h00 - 18h00	Prénom1 Nom1,	Prénom3 Nom3, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Eve Lemercier Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Delphine Croquelois	Prénom10, Nom10
18h00 - 19h00	Prénom1 Nom1,	Camille jacquet, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Nathalie Dard Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Sophie Schrobiltgen	Magali Noaro
19h00 - 20h00	Prénom1 Nom1,	Camille Jacquet, Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5,	Nathalie Dard Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8,	Sophie Schrobiltgen	Magali Noaro

Suivi des actions de préparation

• Rôle des personnes à l'accueil : Accueillir les personnes, les guider ou les renseigner vers le stand de vente des billets d'entrée , des adhésions et des tickets pour le buffet africain.

Matériels nécessaires	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
plan de situation des ateliers (plusieurs à mettre dans toute la MAS et sur chaque porte de salle)	Jean-François	Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés	NON
liste des ateliers et des horaires	Jean-François		NON
Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs...	Sophie		NON

• Rôle des personnes à la vente des billets, des adhésions et des tickets repas : Vente des billets d'entrée libre et tarifs réduits - Vente des billets pour adhérents - Vente des tickets repas pour le buffet africain. Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette.

Matériels nécessaires	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
flyers et imprimés décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse, des bics, des dossiers pour les chèques,	Qui ?	?	NON
Pour la table réservée aux billets à tarifs plein et réduit : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant rester en contact avec l'ACNV sans adhérer	Qui ?	?	NON
Pour la table réservée aux adhérents ou personnes souhaitant adhérer : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier des adhérents à la date du 7 mai 2010, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant adhérer, bulletins d'adhésions,dossier pour les ranger avec les chèques correspondants, programmes et livrets.	Qui ?	?	NON
Pour la table réservée à l'achat des billets donnant droit au buffet Africain : Carnets de billets à souche	Qui ?	?	NON

• Rôle des personnes à la vente des livres : 1 personne à minima de l'équipe se charge d'aller chercher les livres stockés chez Rabia Sarah, d'établir avec Caroline, Françoise B et Magali l'état du stock (inventaire) et des approvisionnements nécessaires (commandes)- minimum 15 jours avant la fête. Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette et de son dépôt à la poste le lundi. Matériel nécessaire : chacune des 3 tables de vente des livres comporte des flyers et imprimés décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse.

• Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine :

Avant la fête

Obtenir la configuration des salles et la vérifier en organisant une visite des lieux au plus tard la veille au soir

Définir la signalétique nécessaire pour faciliter les accès et cheminements du public (JF propose de se charger de la réalisation des affiches pour la signalétique)

Obtenir des amis africains les éventuelles images pour les affichages pour le repas et la fête du soir.

Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain.

Pendant la fête

Assurer la coordination des différentes équipes avec un rôle particulier au niveau des différentes recettes

Assurer la logistique pour les équipes (nourritures et boissons)

Garder sous clés les matériels sensibles

Assurer la liaison avec les animateurs des ateliers

Assurer la liaison avec l'équipe Girafes Ressources pouvant venir en renfort selon les besoins

Pas de matériels spécifiques sinon les documentations pour les différents postes.

• Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine :

Avant la fête entre aujourd'hui et le 7 mai

Réaliser avec l'équipe Africaine l'inventaire de leurs besoins pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Utiliser l'expérience de Rabia Sarah pour le buffet à partir des informations sur la soirée indienne.

Pendant la fête

Apporter le soutien nécessaire pour aider l'équipe Africaine à résoudre les difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.

Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...

Matériels nécessaires : au-delà des éventuelles demandes spécifiques, disposer des documentations disponibles sur les tables de ventes des billets ou livres.