Fête de la CNV 2010/Préparation/Actions

Suivi des actions de préparation

Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.

Pour le poste accueil

Matériels nécessaires	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle)	Jean-François	Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés	NON
liste des ateliers et des horaires	Jean-François		NON
Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs...	Sophie		NON
Fournitures diverses : liste des invités	Sophie	Réalise et apporte	NON

Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas

Matériels nécessaires	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
3 tables	MAS	?	NON
Étiquette vierge pour badges invités	Qui ?	à clarifier avec Françoise	NON
Badges équipe organisatrice	Françoise	?	NON
Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV	Françoise Berry	JF Imprime 200 ex et apporte	NON
Programmes de stages et livrets ?	A voir avec Françoise	?	NON
Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits	A voir avec Françoise et Magali pour tampons	j'ai toujours pas compris ce que vous vouliez comme tampon ni pour faire quoi - Françoise	NON
Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai	Françoise édite, JF imprime et apporte ?	?	NON
Table billets entrée : Bulletins adhésion	Au dos des Flyers faits par Françoise	RAS	Soldée
Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion	JF voir ci-contre, copies faites	Sympathisants ACNV	Soldée
Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)	Qui ?	?	NON
Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques	Sophie	?	NON
Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche	Sophie regarde	?	NON
Table accueil ? : boite(s) à chaussure joliment décorée pour les dons	?	?	NON

Pour le poste vente des livres

Avant la Fête

Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres :

• Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres
• La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.
• S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
• Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs

Fiche de stock des livres

Actions amont fête	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires	Delphine et Françoise B.	?	NON
Commander les livres nécessaires	Delphine	?	NON
Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah	Qui ?	?	NON
Définir le lieu de stockage des livres de retour après la fête	Qui ?	?	NON

Pendant la Fête

Actions et matériels pendant la fête	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres	Delphine	?	NON
Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi	Sophie	?	NON
Matériels : 3 tables	MAS	?	NON
Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV	CF Poste accueil JF imprime et apporte	Soldée	NON
carnet de factures	Caroline	?	NON
Matériels : 1 caisse et un fond de caisse	Sophie voit avec Magali	?	----
Matériels : Stands ACNV	Sophie	?	NON

Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine

Avant la Fête

Actions amont fête	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Obtenir la configuration des salles	Sophie et Delphine	17/04/10	NON
Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)	Sophie et Delphine	17/04/10	NON
Signalétique voir actions Accueil	Jean-François	Pris en compte dans Acceuil	ANNULEE
Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.	Sophie	?	NON
Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket	Sophie	?	NON
Boisson et nourriture équipe	Qui ?	?	NON
Pose de la signalétique avant ouverture des portes	Qui ?	?	NON
Mail vers le réseau des Créatifs Culturels	Sophie	Mail	Soldée
Message vers le réseau des Créatifs Culturels	Delphine	Dans réseau Viadéo	NON

Pendant la Fête

Actions pendant la fête	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources	Qui ?	?	NON
Une personne responsable des adhésions	Qui ?	?	NON
Une personne responsable des entrées	Qui ?	?	NON
Une personne responsable des billets pour le repas du soir	Qui ?	?	NON
Centralisation des recettes	Qui ?	?	NON
Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures)	Qui ?	?	NON
Garder les matériels sensibles sous clé.	Qui ?	?	NON

Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine

Avant la Fête

Actions avant la fête entre aujourd'hui et 7 mai	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages	Qui ?	?	NON
Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance	Qui ?	?	NON
Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009)	Qui ?	?	NON

Pendant la Fête

Actions pendant la fête	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.	Magali	?	NON
Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...	Magali	?	NON

Matériel

Matériels	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Sono et 3 micros	Qui ?	?	NON