Officiers du cercle Girafe et CO : Différence entre versions

Version du 29 novembre 2011 à 12:20

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Cette page est l'outil de travail des officiers (terme qui en sociocratie désigne les membres élus par leurs pairs pour leur rendre service) du cercle, provisoirement nommé "Girafe et Co" et regroupant, au sein de l'ACNV (association française), les acteurs de la transmission de la Communication NonViolente (CNV) en France.

Cette page a été créée, suite à leur réunion téléphonique du 7 juillet 2011, pour y regrouper les informations qu'ils souhaitent partager entre eux en vue d'organiser leurs tâches et leurs réunions téléphoniques pour préparer les rassemblements du cercle avec tous ses autres membres.

Elles contient différents tableaux dont les contenus sont reflétés par le sommaire ci-dessous et dont le mode d'emploi est précisé au bas de cette page.

Réunions à venir

Les prochaines réunions téléphoniques entre officiers sont fixées aux lundis suivants à 19h45 :

• 28 novembre,
• 5 décembre,
• 19 décembre.

Pour y participer, composer les numéros permettant d'accéder à la salle de réunion. Si un participant tarde à rejoindre la réunion, vous pouvez le contacter aux numéros de téléphone indiqués dans la même rubrique.

• L'ordre du jour proposé par le secrétaire pour ces réunions varie selon les participants (voir tableaux ci-après) :

1/ En l'absence de Justine, François propose le traitement des stratégies qu'elle a proposé ou auxquelles elle s'accorde (voir tableaux ci-après), c'est-à-dire :

1. clarifier comment procéder au bilan sur la sociocratie (P14),
2. reformulation des pré-requis pour intégrer le cercle (P12),
3. nom du cercle (P2 et P3),
4. montant demandé pour les pauses en week-end (P6),
5. déroulement des réunions téléphoniques [R6),
6. coopération avec le secrétariat de l'ACNV (R9),
7. agir après avoir décidé (P15).

2/ En l'absence de Rédouane, François propose le traitement des stratégies qu'il a proposé ou auxquelles il s'accorde (voir tableaux ci-après), c'est-à-dire :

1. trouver une salle moins onéreuse (P16),
2. transmission de l'ordre du jour des réunions (R10),
3. coopération avec le secrétariat de l'ACNV (R9),
4. gestion des demandes de formateurs (R8).

3/ En présence de tous, François propose l'ordre du jour suivant :

1. Compte rendu de la réunion de cercle des 8 et 9 octobre,
2. Partage des fruits de l'entretien téléphonique pour préparer la rencontre des Pays de Loire (A2),
3. allègement du cout des réunions téléphoniques (P16),
4. reformulation des pré-requis pour intégrer le cercle (P12),
5. Gestion des besoins d'empathie, discussions et digressions lors des réunions (P5/R4),
6. Nom du cercle (P2 et P3),

puis P6, A10, R10, R11, P11, A11, R6, R3, R9, R8, P15, P10, A5, A4 (voir tableaux ci-après)

• Cet ordre du jour s'inscrit dans le cadre du déroulement suivant :

1. tour de connexion de 15 min. environ
2. lecture et validation du précédent relevé de décisions
3. lecture et révision de l'ordre du jour
4. traitement des demandes en cours selon l’ordre ainsi défini
5. tour de clôture de 15 min. environ

Le tableau suivant récapitule les sondages en cours donnant les disponibilités respectives des officiers pour cette réunion et les suivantes.

Comment utiliser ce tableau ?

Documents à diffuser

Le tableau ci-dessous récapitule les documents à diffuser à tous les membres du cercle et l'état d'avancement de leur validation. Une fois validés, ils pourront être déposés sur la page des réunions du cercle. Et la prochaine lettre d'information envoyée à ses membres pourra se contenter de signaler et commenter ces mises en ligne.

• Date prévue pour la diffusion de la prochaine lettre d'information : courant novembre 2011.

Comment utiliser ce tableau ?

document	date de réalisation	date de diffusion souhaitée	1er lien	2e lien	animatrice	secrétaire
		exemples de renseignement des colonnes suivantes :	avis à venir en réunion le <date de la réunion>	délègue car indisponible	accepte la diffusion	a rédigé le document
relevé de décisions du 21 septembre	22 septembre	approuvé le 19 octobre				à diffuser
relevé de décisions du 27 septembre	27 septembre	approuvé le 19 octobre				à diffuser
relevé de décision du 20 octobre	21 octobre	novembre	1er lien ?	approuvé par mail le 21	Approuvé le 22 nov	a rédigé le document
relevé de décision du 7 novembre	28 novembre	novembre	ok par mail du 28/10	2e lien ?	Précisions : Il se peut que je sois absente seulement le 14 ou le 28 novembre	a rédigé le document
compte-rendu du week-end des 8 et 9 octobre	19 octobre + modification le 7 novembre	le 20 octobre	1er lien ?	2e lien ?	Aprouvé le 22 nov	a rédigé le document
précis de sociocratie V2	21 octobre	novembre	1er lien ?	2e lien ?	Approuvé le 22 nov	a enrichi le document (p. 7 et 8) qui reste à améliorer (Cf. CR du WE d'octobre)

Demandes à traiter

Chaque demande est indiquée dans un des tableaux suivants, dont le mode d'emploi est décrit en bas de page. Ces tableaux regroupent les demandes par thème, selon l'ordre suivant :

1. Réunions téléphoniques entre officiers,
2. Préparation des rassemblements,
3. Autres sujets (dont la validation des écrits à diffuser, qui avait fait l'objet d'un tableau séparé,avant traitement de ses demandes lors de la réunion du 15 juillet),

Comment utiliser ces tableaux ?

Réunions téléphoniques

Préparation des prochains rassemblements

Autres sujets : 'liens avec l'équipe de certification, entre officiers, et avec les acteurs en région'

Coordonnées des officiers et de leur salle de réunion

Pour rejoindre la salle de réunion téléphonique, il suffit de composer les numéros suivants sur le clavier de son téléphone aux dates et heures convenues (Cf. Réunions à venir) :

Une musique de fond avertit si vous êtes le premier arrivé dans la salle et, réciproquement, son absence indique que vous êtes en communication avec un ou plusieurs autres participants.

Si un officier tarde à rejoindre la réunion, vous pouvez utiliser ses coordonnées, dans le tableau suivant, pour l'inviter à s'y joindre.

Comment renseigner ce tableau ?

(*) mobile de ma compagne, utilisé uniquement en cas de déplacement

Lieux de rassemblement

Mairie du siège de l'ACNV

Le siège de l'ACNV est dans le 3e arrondissement de Paris. Nous pourrions donc obtenir une salle gratuite auprès de la mairie du 3e. Pour voir comment procéder, il conviendrait de contacter le secrétariat de l'ACNV.

La Clarté Dieu à Orsay

D'autres cercles de l'ACNV se réunissent en soirée à la Clarté-Dieu à Orsay. L'avantage de ce lieu de rassemblement est qu'il offre hébergement et repas à peu de frais pour les provinciaux. Pour plus de renseignements sur cette solution, contacter Jean-François Hurel.

Liens avec l'équipe des formateurs

Lors d'une conversation téléphonique avec lui au sujet du projet de rencontre régionale en Pays de Loire, Jean-François Hurel a cité les formatrices suivantes, comme étant sensibles à l'intérêt de travailler avec des transmetteurs ou de soutenir leurs efforts : Pascale Molho, Caroline Adler-Lamy, Catherine Schmider ...

Mode d'emploi

Pour renseigner des informations sur cette page, il est préférable d'être préalablement connecté au site NVCwiki. En effet, cette connexion évite une saisie supplémentaire pour mettre en ligne vos informations. De plus, elle est nécessaire pour téléverser un document. Et pour vous connecter, il convient de créer préalablement votre compte.

• Pour créer votre compte ou vous connecter, cliquez sur le lien Créer un compte ou se connecter, en haut à droite de cette page, puis suivez les instructions adaptées à votre cas jusqu'à connexion au NVCwiki.

• Pour renseigner des informations sur une page, veuillez consulter la rubrique d'aide dédiée en tenant compte des indications de ce mode d'emploi et sachant que, dans les fenêtres d'édition :
• Les cellules d'une même ligne de tableau sont encadrées par des barres verticales :

| contenu d'une cellule de tableau |

• Les lignes des tableaux sont séparées par la suite de caractères "|----" ou "|-<ligne grise>"

|----
| 1ère cellule de la ligne de tableau sur fond BLANC | 2e cellule | ... |
|-<ligne grise>
| 1ère cellule de la ligne de tableau sur fond GRIS | 2e cellule | ... |

Tout nouveau document, nouvelle réunion ou nouvelle demande pourra faire l'objet du renseignement d'une ligne dans le tableau associé.

Pour cela, effectuez vos saisies, sous la dernière ligne renseignée du tableau en remplaçant les textes préalables des cellules, situés entre des barres verticales comme celle-ci : |

Au besoin, la dernière ligne du tableau pourra être copiée ainsi qu'un séparateur qui respecte l'alternance entre lignes grises et blanches ("|----" ou "|-<ligne grise>").

Et selon le tableau à modifier, vous trouverez ci-dessous les usages prévus.

Tableau des réunions à venir

Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des sondages en cours et des possibilités de réunion résultantes.

Ajout d'un sondage

Les premières colonnes sont renseignées - autant que possible - par le créateur du sondage. Elles contiennent, dans l'ordre :

1. Une description de la réunion souhaitée,
2. La date de création du sondage associé,
3. La date souhaitée pour son renseignement par les autres officiers,
4. Un lien électronique accédant directement à ce sondage,
5. L'officier qui s'est proposé d'en exploiter le résultat.

Programmation d'une réunion

Ce dernier est invité à soumettre une date de réunion dans la dernière colonne après avoir consulté le sondage renseigné par les autres officiers après la date souhaitée pour cela (en 3e colonne).

Tableau des documents à diffuser

Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des documents à diffuser et des avis donnés ou attendus pour permettre leur diffusion. Il est destiné principalement aux CR de réunions (rassemblements en cercle ou réunions téléphoniques entre officiers).

Ajout d'un document

Pour ajouter un document dans le tableau, il faut préalablement l'avoir téléversé, ce qui nécessite d'être connecté et donc d'avoir créé son compte. Cf. indications ci-avant

Pour téléverser le fichier, une fois connecté, il convient de cliquer sur le menu "boîte à outils" (en haut à gauche de la page wiki) puis sur la commande "Téléverser un fichier". Pensez à mémoriser le nom donné au fichier téléversé pour pouvoir ensuite créer un lien vers celui-ci dans le tableau.

Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le créateur du document. Elles contiennent, dans l'ordre :

1. Un lien vers le document (pour respecter la syntaxe rendant le lien opérant, le plus simple est de copier un lien vers un autre document sur une autre ligne puis d'en adapter le contenu),
2. La date de sa réalisation,
3. La date souhaitée pour sa diffusion,

Et, selon le cas, l'officier est invité à indiquer "a rédigé le document" ou "a déposé le document" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.

Avis des officiers

Chacune des autres colonnes est renseignée, de préférence, par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur le document. Ils peut indiquer (par exemple) :

• "s'accorde à la diffusion du document",
• "délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la validation en attendant son retour en réunion,
• "propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
• "avis à venir en réunion", suivi - si possible - de la date de cette réunion.

Ce dernier exemple de renseignement est adapté aux relevés de décision des réunions téléphonique entre officiers. Dans ce cas, il peut être effectué par le rédacteur du document, généralement le secrétaire du cercle.

Tableaux des demandes à traiter

Les colonnes des tableaux de cette rubrique, identiques d'un tableau à l'autre, sont conçues pour :

1. mémoriser chaque point qu'un officier souhaite aborder avec ses pairs, en précisant - si possible - les besoins concernés et les stratégies imaginées (voir 1/ ci-après),
2. permettre à ses pairs d'y répondre, soit en s'accordant à la demande, soit en l'enrichissant, selon le cas, d'une proposition de stratégie ou d'amélioration (voir 2/ ci-après).

Il convient de formuler votre demande dans la ligne suivant immédiatement la dernière demande renseignée du tableau souhaité, comme indiqué ci-après en 1/ ou votre réponse à la demande choisie, comme indiqué ci-avant en 2/, en remplaçant les textes préalables situés entre des barres verticales comme celle-ci : |

Demande d'un officier

Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le demandeur. Elles contiennent, dans l'ordre :

1. Un identifiant composé de l'initiale du thème et d'un N° incrémental,
2. Un libellé indiquant le sujet concerné par la demande,
3. Les besoins identifiés comme motivant cette demande,
4. La stratégie imaginée pour satisfaire ces besoins.

Et, selon le niveau de renseignement effectué, le demandeur est invité à indiquer "a soumis le sujet" ou "a proposé la stratégie" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.

Réponse des autres officiers

Chacune des autres colonnes est renseignée par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur la proposition du demandeur. Ils peut indiquer (par exemple) :

• "s'accorde à la stratégie proposée",
• "propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
• "délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la prise de décision en attendant son retour en réunion téléphonique.

Notes importantes

• Préciser les besoins qui motivent une demande ou une amélioration permettra de faciliter la connexion pour aboutir à une stratégie plus satisfaisante pour chacun.
• Si le demandeur n'a pas précisé de stratégie, un autre officier peut en proposer une, en indiquant dans sa colonne qu'il en est l'auteur.
• Pour faciliter leur renseignement, les exemples de réponse proposés ci-avant sont rappelés en première ligne de chaque tableau.