Officiers du cercle Girafe et CO : Différence entre versions
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* '''L'ordre du jour''' proposé par le secrétaire pour la prochaine réunion est : | * '''L'ordre du jour''' proposé par le secrétaire pour la prochaine réunion est : | ||
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# Gestion des besoins d'empathie, discussions et digressions lors des réunions (P5) : clarification de l'expression d'Alain dans le tableau (RD du 5/12), | # Gestion des besoins d'empathie, discussions et digressions lors des réunions (P5) : clarification de l'expression d'Alain dans le tableau (RD du 5/12), | ||
# Allègement du cout des réunions téléphoniques (R7) : adaptation aux contraintes d'Alain (Cf. mail du 13/12 à 18h17), | # Allègement du cout des réunions téléphoniques (R7) : adaptation aux contraintes d'Alain (Cf. mail du 13/12 à 18h17), | ||
Version du 14 décembre 2011 à 12:17
Cette page est l'outil de travail des officiers (terme qui en sociocratie désigne les membres élus par leurs pairs pour leur rendre service) du cercle, provisoirement nommé "Girafe et Co" et regroupant, au sein de l'ACNV (association française), les acteurs de la transmission de la Communication NonViolente (CNV) en France.
Cette page a été créée, suite à leur réunion téléphonique du 7 juillet 2011, pour y regrouper les informations qu'ils souhaitent partager entre eux en vue d'organiser leurs tâches et leurs réunions téléphoniques pour préparer les rassemblements du cercle avec tous ses autres membres.
Elles contient différents tableaux dont les contenus sont reflétés par le sommaire ci-dessous et dont le mode d'emploi est précisé au bas de cette page.
Sommaire
Réunions à venir
Les prochaines réunions téléphoniques entre officiers sont fixées au lundi 19 décembre à 19h45 :
Pour y participer, composer les numéros permettant d'accéder à la salle de réunion. Si un participant tarde à rejoindre la réunion, vous pouvez le contacter aux numéros de téléphone indiqués dans la même rubrique.
- L'ordre du jour proposé par le secrétaire pour la prochaine réunion est :
- Usage de Google document (R12),
- Gestion des besoins d'empathie, discussions et digressions lors des réunions (P5) : clarification de l'expression d'Alain dans le tableau (RD du 5/12),
- Allègement du cout des réunions téléphoniques (R7) : adaptation aux contraintes d'Alain (Cf. mail du 13/12 à 18h17),
- Bilans sur la sociocratie (P14 + voir RD du 28/11),
- Nom du cercle (P2 et P3),
- Mise à jour du précis sur la sociocratie (A11),
- Reformulation des pré-requis pour intégrer le cercle (P12),
puis A2, P6, A10, R10, R11, P11, R6, R3, R9, R8, P15, P10, A5, A4 (voir tableaux ci-après)
- Cet ordre du jour s'inscrit dans le cadre du déroulement suivant :
- tour de connexion de 15 min. environ
- lecture et validation du précédent relevé de décisions
- lecture et révision de l'ordre du jour
- traitement des demandes en cours selon l’ordre ainsi défini
- tour de clôture de 15 min. environ
Le tableau suivant récapitule les sondages en cours donnant les disponibilités respectives des officiers pour cette réunion et les suivantes.
| réunion | date du sondage | date de renseignement demandée | adresse web | responsable de la proposition | date de réunion proposée |
|---|---|---|---|---|---|
| réunion entre officiers | vendredi 21 octobre | samedi 22 octobre | http://doodle.com/bgsegz9siymbzgt2 | Alain | 14 et 28 novembre puis 5 et 19 décembre |
| réunion | date du sondage | date de renseignement demandée | adresse web | responsable de la proposition | date de réunion proposée |
Documents à diffuser
Le tableau ci-dessous récapitule les documents à diffuser à tous les membres du cercle et l'état d'avancement de leur validation. Une fois validés, ils pourront être déposés sur la page des réunions du cercle. Et la prochaine lettre d'information envoyée à ses membres pourra se contenter de signaler et commenter ces mises en ligne.
- Date prévue pour la diffusion de la prochaine lettre d'information : courant décembre 2011.
| document | date de réalisation | date de diffusion souhaitée | 1er lien | 2e lien | animatrice | secrétaire |
|---|---|---|---|---|---|---|
| exemples de renseignement des colonnes suivantes : | avis à venir en réunion le <date de la réunion> | délègue car indisponible | accepte la diffusion | a rédigé le document | ||
 relevé de décisions du 21 septembre  |
22 septembre | approuvé le 19 octobre | à diffuser | |||
| relevé de décisions du 27 septembre |
27 septembre | approuvé le 19 octobre | à diffuser | |||
| relevé de décision du 20 octobre |
21 octobre | approuvé le 28 novembre | à diffuser | |||
| relevé de décision du 7 novembre |
28 novembre | approuvé le 28 novembre | à diffuser | |||
| relevé de décisions du 28 novembre |
29 novembre | le 5 décembre | 1er lien : absent | 2e lien ? | Animatrice ? | a rédigé le document |
| compte-rendu du week-end des 8 et 9 octobre |
19 octobre + modification le 7 novembre | le 20 octobre | approuvé par mail le 28 novembre | Approuvé le 4 décembre. | Approuvé le 22 nov | a rédigé le document |
| précis de sociocratie V2 |
21 octobre | janvier | 1er lien ? | Est reconnaissant pour le travail accompli (forme d'approbation). | Approuvé le 22 nov | a enrichi le document (p. 7 et 8) qui reste à améliorer (Cf. CR du WE d'octobre) |
Demandes à traiter
Chaque demande est indiquée dans un des tableaux suivants, dont le mode d'emploi est décrit en bas de page. Ces tableaux regroupent les demandes par thème, selon l'ordre suivant :
- Réunions téléphoniques en0tre officiers,
- Préparation des rassemblements,
- Autres sujets (dont la validation des écrits à diffuser, qui avait fait l'objet d'un tableau séparé, avant traitement de ses demandes lors de la réunion du 15 juillet),
Comment utiliser ces tableaux ?
Réunions téléphoniques
| N° | sujet | besoins identifiés | stratégie proposée | 1er lien | 2e lien | animatrice | secrétaire |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| sans | usage du tableau | clarté | donner des exemples pour renseigner les colonnes suivantes | propose une amélioration : ... | D'accord pour essayer. | s'accorde à la stratégie | a proposé la stratégie |
| R3 | animation | Efficacité, clarté, coopération | Nommer un gardien du temps en début de réunion. Proposer un point 5 min. avant son départ de réunion pour vérifier l’état d’avancement des sujets à l’ordre du jour et trouver une stratégie pour faire aboutir les plus urgents (si besoin) en concertation avec les officiers restant | 1er lien | Préfèrerait que chacun soit vigilant lors de ses prises de paroles, en lien avec les demandes de concision... | Besoin de clarté sur la proposition | propose la stratégie |
| R4 | optimiser l'usage de notre temps | Equilibre entre empathie et progression des actions | Accorder un temps de connexion limité à qq min par personne en début de réunion. Proposer un RV ultérieur pour donner satisfaction aux éventuels besoins d'écoute qui émergeraient durant ce temps ou le reste de la réunion et nécessiteraient un temps plus long. | 1er lien | Oui pour les RV extérieurs. | Expression : mal à l'aise avec le fait que nous pourrions avec cette stratégie omettre d'écouter certains apports importants pour notre travail collectif | propose la stratégie |
| R6 | ordre du jour | efficacité, connexion, simplicité | Adopter pour principe de : 1/ commencer et terminer nos réunions téléphoniques par des temps de connexion de 15 min maximum. 2/ Poursuivre la réunion par la lecture du ou des derniers relevés de décision non encore validés, puis par l'ordre du jour. 3/ Utiliser par défaut les demandes déposées sur le wiki pour alimenter cet ordre du jour. (restera à préciser leur ordre de traitement) | 1er lien | OK, dans les principes mais refusant toute rigidité pour autant. | OK avec la stratégie proposée | propose la stratégie |
| R7 | cout des réunions téléphoniques | préserver nos moyens financiers | demander à l'ACNV de prendre en charge ces coûts ou s'équiper pour utiliser skype | 1er lizn: propose que chacun utilise skype | OK pour skype. Pas d'accord pour demander un remboursement de mes communications à l'ACNV | OK avec la stratégie, si tout le monde ok: qui, quand, comment? | a proposé la stratégie |
| R8 | demandes de formateurs | équilibre, bon usage du temps, légèreté | 1er lien:informer les formateurs de notre intention de soutenir leurs projets et prêts à accueillir leurs demandes le plus tôt possible pour pouvoir agir en respectant nos limites.demander aux formateurs un mois de délai entre une sollicitation du secrétaire et son annonce | propose la stratégie | Des formateurs, oui pourquoi pas, mais, pour faire quoi ce jour ? | Expression : inquiète de donner une image non-collaborative ou trop procédurière de notre cercle, et en même temps contente à l'idée d'apporter de la clarté plutôt que de laisser des mails sans réponse. Bonification: exposer aux formateurs ou autres personnes,les besoins qui seraient nourris pour le cercle en proposant ce fonctionnement, tenir compte d'un temps d'ajustement pour que cela soit pris en compte, et rester un minimum ouvert à des imprévus | propose la stratégie |
| R9 | demandes dépassant le cadre du cercle | équilibre, bon usage du temps, légèreté | demander l'aval du président de l'ACNV pour que le secrétaire du cercle entre en contact avec le secrétariat de l'association afin d'organiser et de se répartir au mieux les tâches pour ces demandes (dont la mise à jour des fichiers de coordonnées des membres) | 1er lien : mettre en copie à F.Dusson les demandes faites à Aurélie : rendre visible, partager | Oui, après vérification et validation par le cercle des officiers d'un dépassement de cadre et du "bien-fondé" de la demande. | Ok avec la stratégie | propose la stratégie |
| R10 | ordre du jour des réunions téléphoniques | clarté, visibilité sur les sujets à traiter, faire le meilleur usage de notre temps, production | Préparer et diffuser avant la réunion un document récapitulant les sujets à traiter par ordre | a proposé la stratégie | D'accord avec cette stratégie. | Déjà en place sur le wiki grâce à François | Besoin de clarté : si la solution mise en oeuvre ne te semble pas satisfaisante, Rédouane, peux-tu exprimer les besoins insatisfaits et proposer d'autres moyens qui y répondraient mieux ? |
| R11 | sujets à mettre à l'ordre du jour des réunions téléphoniques | clarté, visibilité sur les sujets à traiter, faire le meilleur usage de notre temps | inscrire les sujets sur le wiki dans la catégorie correspondante en faisant référence si besoin aux mails dont il est question (date/heure) | s'accorde à exécuter la stratégie ? | Cela devient compliqué pour moi. Pouvons-nous simplifier les procédures ? | a proposé la stratégie | expression : je crains que l'usage des mails stimulent à un niveau superficiel et disperse les énergies. Je constate que mes mails ont été plusieurs fois égarés ou non reçus par Alain ou Rédouane. Je propose de retirer le remplacer la référence à des mails par un téléchargement de leur contenu dans le tableau / objection : aucune |
| R12 | partage d'informations entre officiers | simplicité et respect de la confidentialité | Utiliser Google document | 1er lien ? | 2e lien ? | Animatrice ? | propose la stratégie |
| N° | sujet | besoin identifié | stratégie proposée | 1er lien | 2e lien | Animatrice | Secrétaire |
Préparation des prochains rassemblements
| N° | sujet | besoins identifiés | stratégie proposée | 1er lien | 2e lien | animatrice | secrétaire |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| sans | usage du tableau | clarté | donner des exemples pour renseigner les colonnes suivantes | propose une amélioration : ... | délègue car indisponible | s'accorde à la stratégie | a proposé la stratégie |
| P2 | Nom du cercle | Réalisation | Se mettre d'accord sur une façon de procéder pour trouver un nouveau nom à proposer | 1er lien | Toujours désireux de s'accorder sur la stratégie à choisir | OK avec la stratégie | propose la stratégie |
| P3 | Nom du cercle | Lien, partage | Se mettre d'accord sur la façon d'annoncer l'accueil du cercle France à notre souhait de changer le nom de notre cercle | 1er lien | 2e lien | OK avec la stratégie | propose la stratégie |
| P5 | Optimiser l'usage de notre temps | Equilibre entre empathie et progression des actions | Proposer un temps en binôme ou un RV hors réunion pour satisfaire les éventuels besoins d'écoute qui émergeraient durant la réunion et nécessiteraient un temps trop conséquent (à définir ?). Eventuellement identifier au préalable les personnes ressources disponibles pour cela. | 1er lien | Dans un premier temps, les ressources sont à solliciter chez nous (officiers), je pense. | Ok, mal à l'aise avec l'idée de définir un temps d'empathie qui serait acceptable mais ouverte aux propositions, et ok pour être personne ressource selon mes disponibilités | Propose la stratégie |
| P6 | Montant demandé pour les pauses | Equilibre, adaptation, justesse | Adapter le montant demandé pour les pauses à celui effectivement dépensé pour l'achat des ingrédients | 1er lien | Je croyais que c'était déjà le cas (?!) | OK avec la stratégie | propose la stratégie |
| P10 | Nom du cercle | Lien, coopération, soutien | Prévoir une rencontre commune avec le cercle France | 1er lien | 2e lien | Expression : j'ai peur de mettre plus d'énergie que je n'ai envie en participant à la création d'une telle rencontre maintenant par rapport à ce sujet, et préfère que nous nous concertions en cercle pour faire une/des propositions | Propose la stratégie |
| P11 | Ouverture du cercle aux DOM-TOM et aux ressortissants français à l'étranger | considération, respect, contribution, lien, ouverture | chercher si un moyen (skype ?) permettrait de faire participer Marilou et Karine à notre cercle depuis la Martinique et l'Allemagne | 1er lien | Tout à fait d'accord sur le principe ; quel choix technique ? | Délègue faute de compétence dans ce domaine | a transmis la demande des personnes concernées (Karine et Marilou) |
| P12 | pré-requis pour intégrer le cercle (notamment cotisation) | ouverture, respect de la liberté | exprimer les pré-requis sous forme (non d'exigences mais) de demandes négociables qui ouvrent au dialogue et à de nouveaux possibles | 1er lien | Sujet très prioritaire pour le second lien... | Ok avec la stratégie | propose la stratégie |
| P14 | Bilan 2011 sur la sociocratie | efficacité, sécurité, simplicité, bon usage du temps | préciser ensemble la façon de procéder pour faire ce bilan en cercle | 1er lien: utiliser le processus d'évaluation avec OSB | Sans idée ce jour | OK avec la stratégie, propose cf mail du 28 nov, fichier Fichier:Bilan sociocratique.pdf | propose la stratégie |
| P15 | agilité à agir ensemble les décisions prises | efficacité, sécurité | préciser ensemble la façon de procéder et les personnes concernées pour assurer le suivi des actions décidées en cercle et atteindre des objectifs en cohérence avec la mission du cercle | 1er lien | 2e lien | Ok avec la stratégie, questionnement sur comment cela se passe en sociocratie | propose la stratégie |
| P16 | Trouver une autre salle pour 10-15 participants | faire bon usage des ressources de l'ACNV | appeler des salles et associations ex: fichier suivant Fichier:Liste hebergement - adresses.pdf | a proposé la stratégie | Attendre de voir le nombre d'inscrit de la prochaine réunion | Oui, il serait bien de s'y prendre maintenant. Par contre, je ne suis pas vraiment motivée pour m'investir sur les aspects logistiques de nos réunions. Ils me semble qu'ils relèvent plus du rôle du secrétaire. François est-ce que tu aurais l'élan de faire les appels ? De mon côté, étant la seule sur Paris, je suis ok pour me déplacer ensuite si besoin de récupérer des clés avant la réunion, ou éventuellement si besoin de visiter la salle encore avant. | Besoin de clarté : qui s'en occupe ? => proposition : Justine car elle est sur place en cas de besoin / expression : besoin d'autonomie et de sécurité => proposition d'amélioration : contacter le secrétariat de l'association pour voir avec lui comment obtenir une salle que la mairie du 3e est en charge de mettre à disposition de l'association Cf. Lieux de rassemblement |
| N° | sujet | besoin identifié | stratégie proposée | 1er lien | 2e lien | Animatrice | Secrétaire |
| N° | sujet | besoin identifié | stratégie proposée | 1er lien | 2e lien | Animatrice | Secrétaire |
Autres sujets
Ces autres sujets concernent les liens avec l'équipe de certification, entre officiers, et avec les acteurs en région
| N° | sujet | besoins identifiés | stratégie proposée | 1er lien | 2e lien | animatrice | secrétaire |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| sans | usage du tableau | clarté | donner des exemples pour renseigner les colonnes suivantes | propose une amélioration : ... | OK pour expérimenter | s'accorde à la stratégie | a proposé la stratégie |
| A2 | Liens en région | Partage, soutien, évolution | Vous informer de mon expérience actuelle en Pays de Loire et recevoir vos avis concernant l'invitation des personnes de ma connaissance à notre cercle | 1er lien | OK | Ok avec la stratégie | Demandeur |
| A4 | Validation des écrits (N° initial = V5) | Clarté, efficacité, simplicité | Vérifier sur expérience si les processus de validation sont satisfaisants | 1er lien | OK | Besoin de clarté sur "satisfaisant" : pour qui? pour quoi? | Demandeur |
| A5 | réunion de formateurs fin aout 2011 où Rédouane présenta le cercle | lien, coopération, efficacité | inviter des formateurs et/ou certificatrices à rencontrer le cercle | 1er lien | OK sur le principe, après clarification de leurs rôles. | 17 oct 2011 : besoin de clarté (ou rappel) : Est-ce que cela a été fait ? Si oui, quelle a été leur réponse ? | a proposé la stratégie |
| A10 | Prochaines dates de réunion avec le cercle France | clarté, partage d'information | afficher sur le wiki les prochaines dates de réunion avec le cercle France | 1er lien | Dans quel but ? Cela intéressera qui ? | Propose la stratégie | besoin de clarté sur qui s'en chargerait |
| A11 | petit précis sur la sociocratie | contribution | améliorer le document comme indiqué dans le CR du dernier WE et le transmettre à la personne demandeuse (Cf. mail du vendredi 21/10/11) | 1er lien | D'accord, lorsque "nécessaire" | Ok à 100% | propose la stratégie |
| N° | sujet | besoin identifié | stratégie proposée | 1er lien | 2e lien | Animatrice | Secrétaire |
Coordonnées des officiers et de leur salle de réunion
Pour rejoindre la salle de réunion téléphonique, il suffit de composer les numéros suivants sur le clavier de son téléphone aux dates et heures convenues (Cf. Réunions à venir) :
- Tel = 0811 650 650
- Salle = 244 89
- Code d'accès = 88 42
Une musique de fond avertit si vous êtes le premier arrivé dans la salle et, réciproquement, son absence indique que vous êtes en communication avec un ou plusieurs autres participants.
Si un officier tarde à rejoindre la réunion, vous pouvez utiliser ses coordonnées, dans le tableau suivant, pour l'inviter à s'y joindre.
Comment renseigner ce tableau ?
| officier | prénom | nom | téléphone | mobile | adresse | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1er lien | Rédouane | Saloul | 04 67 87 26 19 | 06 09 84 66 79 | redouanesaloul(at)gmail.com | 60 Chemin de la Mosson
34570 Vailhauqués |
| 2er lien | Alain | Bourrut Lacouture | 06 60 14 76 76 | bourrut-lacouture.alain@neuf.fr | 82 Rue de la république
92 190 MEUDON | |
| Animatrice | Justine | Caulliez | 01 83 94 99 25 | 06 74 91 97 18 | caulliezj(at)gmail.com | 14 rue Christiani
75018 PARIS |
| Secrétaire | François | Jurbert | 09 51 29 21 64 | 06 29 96 55 62 (*) | françois.jurbert@free.fr | 35 rue Henri Sellier
53000 Laval |
| Tous | bourrut-lacouture.alain@neuf.fr, redouanesaloul@gmail.com, caulliezj(at)gmail.com, francois.jurbert@free.fr |
(*) mobile de ma compagne, utilisé uniquement en cas de déplacement
Informations utiles
Lieux de rassemblement
Mairie du siège de l'ACNV
Le siège de l'ACNV est dans le 3e arrondissement de Paris. Nous pourrions donc obtenir une salle gratuite auprès de la mairie du 3e. Pour voir comment procéder, il conviendrait de contacter le secrétariat de l'ACNV.
La Clarté Dieu à Orsay
D'autres cercles de l'ACNV se réunissent en soirée à la Clarté-Dieu à Orsay. L'avantage de ce lieu de rassemblement est qu'il offre hébergement et repas à peu de frais pour les provinciaux. Pour plus de renseignements sur cette solution, contacter Jean-François Hurel.
Liens avec l'équipe des formateurs
Lors d'une conversation téléphonique avec lui au sujet du projet de rencontre régionale en Pays de Loire, Jean-François Hurel a cité les formatrices suivantes, comme étant sensibles à l'intérêt de travailler avec des transmetteurs ou de soutenir leurs efforts : Pascale Molho, Caroline Adler-Lamy, Catherine Schmider ...
Mode d'emploi
Pour renseigner des informations sur cette page, il est préférable d'être préalablement connecté au site NVCwiki. En effet, cette connexion évite une saisie supplémentaire pour mettre en ligne vos informations. De plus, elle est nécessaire pour téléverser un document. Et pour vous connecter, il convient de créer préalablement votre compte.
- Pour créer votre compte ou vous connecter, cliquez sur le lien Créer un compte ou se connecter, en haut à droite de cette page, puis suivez les instructions adaptées à votre cas jusqu'à connexion au NVCwiki.
- Pour renseigner des informations sur une page, veuillez consulter la rubrique d'aide dédiée en tenant compte des indications de ce mode d'emploi et sachant que, dans les fenêtres d'édition :
- Les cellules d'une même ligne de tableau sont délimitées par des barres verticales :
| contenu d'une cellule de tableau |
- Les lignes des tableaux sont séparées par la suite de caractères "|----" ou "|-<ligne grise>" :
|---- | 1ère cellule de la ligne de tableau sur fond BLANC | 2e cellule | ... | |-<ligne grise> | 1ère cellule de la ligne de tableau sur fond GRIS | 2e cellule | ... |
Tout nouveau document, nouvelle réunion ou nouvelle demande pourra faire l'objet du renseignement d'une ligne dans le tableau associé.
Pour cela, effectuez vos saisies, sous la dernière ligne renseignée du tableau souhaité.
Au besoin, recopiez préalablement une ligne de ce tableau ainsi que la séparation adaptée pour respecter l'alternance entre lignes blanches ("|----") et lignes grises ("|-<ligne grise>").
Et selon le tableau à modifier, vous trouverez ci-dessous les usages prévus.
Tableau des réunions à venir
Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des sondages en cours et des possibilités de réunion résultantes.
Ajout d'un sondage
Les premières colonnes sont renseignées - autant que possible - par le créateur du sondage. Elles contiennent, dans l'ordre :
- Une description de la réunion souhaitée,
- La date de création du sondage associé,
- La date souhaitée pour son renseignement par les autres officiers,
- Un lien électronique accédant directement à ce sondage,
- L'officier qui s'est proposé d'en exploiter le résultat.
Programmation d'une réunion
Ce dernier est invité à soumettre une date de réunion dans la dernière colonne, après avoir consulté le sondage renseigné par les autres officiers, une fois atteinte la date souhaitée pour cela (3e colonne).
Tableau des documents à diffuser
Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des documents à diffuser et des avis donnés ou attendus pour permettre leur diffusion. Il est destiné principalement aux relevés des décisions prises en réunions (rassemblements en cercle ou réunions téléphoniques entre officiers).
Ajout d'un document
Pour ajouter un document dans le tableau, il faut préalablement l'avoir téléversé, ce qui nécessite d'être connecté et donc d'avoir créé son compte. Cf. indications ci-avant
Pour téléverser le fichier, une fois connecté, il convient de cliquer sur le menu "boîte à outils" (en haut à gauche de la page wiki) puis sur la commande "Téléverser un fichier". Pensez à mémoriser le nom donné au fichier téléversé pour pouvoir ensuite créer un lien vers celui-ci dans le tableau.
Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le créateur du document. Elles contiennent, dans l'ordre :
- Un lien vers le document (pour respecter la syntaxe rendant le lien opérant, le plus simple est de copier un lien vers un autre document depuis une autre ligne puis d'en adapter le contenu),
- La date de sa réalisation,
- La date souhaitée pour sa diffusion,
Et, selon le cas, l'officier est invité à indiquer "a rédigé le document" ou "a déposé le document" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.
Avis des officiers
Chacune des autres colonnes est renseignée, de préférence, par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur le document. Ils peut indiquer (par exemple) :
- "s'accorde à la diffusion du document",
- "délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la validation en attendant son retour en réunion,
- "propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
- "avis à venir en réunion", suivi - si possible - de la date de cette réunion.
Ce dernier exemple de renseignement est adapté aux relevés de décision des réunions téléphonique entre officiers. Dans ce cas, il peut être effectué par le rédacteur du document, généralement le secrétaire du cercle.
Tableaux des demandes à traiter
Les colonnes des tableaux de cette rubrique, identiques d'un tableau à l'autre, sont conçues pour :
- mémoriser chaque point qu'un officier souhaite aborder avec ses pairs, en précisant - si possible - les besoins concernés et les stratégies imaginées,
- permettre à ses pairs d'y répondre, soit en s'accordant à la demande, soit en l'enrichissant, selon le cas, d'une proposition de stratégie ou d'amélioration.
Demande d'un officier
Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le demandeur. Elles contiennent, dans l'ordre :
- Un identifiant composé de l'initiale du thème et d'un N° incrémental,
- Un libellé indiquant le sujet concerné par la demande,
- Les besoins identifiés comme motivant cette demande,
- La stratégie imaginée pour satisfaire ces besoins.
Et, selon le niveau de renseignement effectué, le demandeur est invité à indiquer "a soumis le sujet" ou "a proposé la stratégie" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.
Réponse des autres officiers
Chacune des autres colonnes est renseignée par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur la proposition du demandeur. Ils peut indiquer (par exemple) :
- "s'accorde à la stratégie proposée",
- "propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
- "délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la prise de décision en attendant son retour en réunion téléphonique.
Notes importantes
- Préciser les besoins qui motivent une demande ou une amélioration permettra de faciliter la connexion pour aboutir à une stratégie plus satisfaisante pour chacun.
- Si le demandeur n'a pas précisé de stratégie, un autre officier peut en proposer une, en indiquant dans sa colonne qu'il en est l'auteur.
- Pour faciliter leur renseignement, les exemples de réponse proposés ci-avant sont rappelés en première ligne de chaque tableau.
