Officiers du cercle Girafe et CO : Différence entre versions

Version du 22 septembre 2011 à 10:46

Cette page est l'outil de travail des officiers (terme qui en sociocratie désigne les membres élus par leurs pairs pour leur rendre service) du cercle, provisoirement nommé "Girafe et Co" et regroupant, au sein de l'ACNV (association française), les acteurs de la transmission de la Communication NonViolente (CNV) en France.

Cette page a été créée, suite à leur réunion téléphonique du 7 juillet 2011, pour y regrouper les informations qu'ils souhaitent partager entre eux en vue d'organiser leurs tâches et leurs réunions téléphoniques pour préparer les rassemblements du cercle avec tous ses autres membres.

Elles contient différents tableaux dont les contenus sont reflétés par le sommaire ci-dessous et dont le mode d'emploi est précisé au bas de cette page.

Réunions à venir

La prochaine réunion téléphonique entre officiers est prévue le mardi 4 octobre 2011 de 19h à 21h

Pour y participer, composer les numéros permettant d'accéder à la salle de réunion. Si un participant tarde à rejoindre la réunion, vous pouvez le contacter aux numéros de téléphone indiqués dans la même rubrique.

• L'ordre du jour proposé pour cette réunion est le suivant (voir tableaux ci-après) :

1. document sur la sociocratie
2. lettre de Rédouane
3. nom du cercle (P2)
4. dates à proposer aux membres en 2012 pour le prochain week-end
5. gestion des besoins d'empathie, discussions et digressions lors des réunions (P5/R4)
6. contact avec Catherine / journée éducation à Blois (A9)

puis R6, P3, R3, R7, P6, P14, R9, R8, P15, P12, P9 à P11, A2 à A4

• Et il s'inscrit dans le cadre du déroulement suivant :

1. tour de connexion de 15 min.
2. lecture et validation du précédent relevé de décisions
3. traitement des demandes en cours selon l’ordre du jour
4. tour de clôture de 15 min.

Le tableau suivant récapitule les sondages en cours donnant les disponibilités respectives des officiers pour cette réunion et les suivantes.

Comment utiliser ce tableau ?

Documents à diffuser

Le tableau ci-dessous récapitule les documents à diffuser à tous les membres du cercle et l'état d'avancement de leur validation. Une fois validés, ils pourront être déposés sur la page des réunions du cercle. Et la prochaine lettre d'information envoyée à ses membres pourra se contenter de signaler et commenter ces mises en ligne.

• Date prévue pour la diffusion de la prochaine lettre d'information : courant septembre 2011.

Comment utiliser ce tableau ?

document	date de réalisation	date de diffusion souhaitée	1er lien	2e lien	animatrice	secrétaire
		exemples de renseignement des colonnes suivantes :	avis à venir en réunion le <date de la réunion>	délègue car indisponible	accepte la diffusion	a rédigé le document
relevé des décisions prises les 21 et 22 juillet 2011	25 juillet 2011	septembre 2011	avis attendu d'ici la 1ère réunion de septembre	accepte la diffusion	accepte la diffusion	a rédigé le document
relevé des décisions prises le 24 aout 2011	26 aout 2011	septembre 2011	avis attendu à la 1ère réunion de septembre	avis attendu à la 1ère réunion de septembre	avis attendu à la 1ère réunion de septembre	a rédigé le document
document	date de réalisation	date de diffusion souhaitée	1er lien ?	2e lien ?	Animatrice ?	Secrétaire ?

Demandes à traiter

Chaque demande est indiquée dans un des tableaux suivants, dont le mode d'emploi est décrit en bas de page. Ces tableaux regroupent les demandes par thème, selon l'ordre suivant :

1. Réunions téléphoniques entre officiers,
2. Préparation des rassemblements,
3. Autres sujets (dont la validation des écrits à diffuser, qui avait fait l'objet d'un tableau séparé,avant traitement de ses demandes lors de la réunion du 15 juillet),

Comment utiliser ces tableaux ?

Réunions téléphoniques

Préparation des prochains rassemblements

Autres sujets : 'liens avec l'équipe de certification, entre officiers, et avec les acteurs en région'

Coordonnées des officiers et de leur salle de réunion

Pour rejoindre la salle de réunion téléphonique, il suffit de composer les numéros suivants sur le clavier de son téléphone aux dates et heures convenues (Cf. Réunions à venir) :

Une musique de fond avertit si vous êtes le premier arrivé dans la salle et, réciproquement, son absence indique que vous êtes en communication avec un ou plusieurs autres participants.

Si un officier tarde à rejoindre la réunion, vous pouvez utiliser ses coordonnées, dans le tableau suivant, pour l'inviter à s'y joindre.

Comment renseigner ce tableau ?

(*) mobile de ma compagne, utilisé uniquement en cas de déplacement

Mode d'emploi

Pour renseigner une ligne ou une case d'un tableau, il faut se connecter au site NVCwiki, ce qui nécessite d'y avoir préalablement créé un compte.

Pour cela, cliquez sur le lien Créer un compte ou se connecter, en haut à droite de cette page, puis suivez les instructions adaptées à votre cas jusqu'à être connecté au site NVCwiki.

1. Une fois connecté, cliquez sur le lien "Modifier" situé à droite du titre de la rubrique à modifier pour entrer en mode d'édition,
2. Dans ce mode, utilisez la barre de défilement pour accéder à la ligne à modifier,
3. Procédez aux modifications souhaitées en tenant compte des indications ci-après et sachant que :

• les lignes sont séparées par la suite de caractères "|----" ou "|-<ligne grise>"
• Les cases d'une même ligne sont encadrées par des barres verticales : | contenu d'une case de tableau |

Tout nouveau document, nouvelle réunion ou demande pourra faire l'objet du renseignement de la ligne suivant immédiatement la dernière ligne renseignée du tableau souhaité, en y remplaçant les textes préalables situés entre des barres verticales comme celle-ci : |

Pour cela, la dernière ligne du tableau pourra, au besoin, être copiée ainsi qu'un séparateur qui respecte l'alternance entre lignes grises et blanches.

Et selon le tableau à modifier, vous trouverez ci-dessous les usages prévus.

2/ Tableau des réunions à venir

Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des sondages en cours et des possibilités de réunion résultantes.

2.1/ ajout d'un sondage

Les premières colonnes sont renseignées - autant que possible - par le créateur du sondage. Elles contiennent, dans l'ordre :

1. Une description de la réunion souhaitée,
2. La date de création du sondage associé,
3. La date souhaitée pour son renseignement par les autres officiers,
4. Un lien électronique accédant directement à ce sondage,
5. L'officier qui s'est proposé d'en exploiter le résultat.

2.2/ programmation d'une réunion

Ce dernier est invité à soumettre une date de réunion dans la dernière colonne après avoir consulté le sondage renseigné par les autres officiers après la date souhaitée pour cela (en 3e colonne).

1/ Tableau des documents à diffuser

Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des documents à diffuser et des avis donnés ou attendus pour permettre leur diffusion. Il est destiné principalement aux CR de réunions (rassemblements en cercle ou réunions téléphoniques entre officiers).

1.1/ ajout d'un document

Pour ajouter un document dans le tableau, il faut préalablement l'avoir téléversé. Pour cela, il convient de cliquer sur le menu "boîte à outils" puis sur la commande "Televerser un fichier". Pensez à mémoriser le nom donné au fichier téléversé pour pouvoir ensuite créer un lien vers celui-ci dans le tableau.

Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le créateur du document. Elles contiennent, dans l'ordre :

1. Un lien vers le document (pour respecter la syntaxe rendant le lien opérant, le plus simple est de copier un lien vers un autre document sur une autre ligne puis d'en adapter le contenu),
2. La date de sa réalisation,
3. La date souhaitée pour sa diffusion,

Et, selon le cas, l'officier est invité à indiquer "a rédigé le document" ou "a déposé le document" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.

1.2/ avis des officiers

Chacune des autres colonnes est renseignée, de préférence, par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur le document. Ils peut indiquer (par exemple) :

• "s'accorde à la diffusion du document",
• "délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la validation en attendant son retour en réunion,
• "propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
• "avis à venir en réunion", suivi - si possible - de la date de cette réunion.

Ce dernier exemple de renseignement est adapté aux relevés de décision des réunions téléphonique entre officiers. Dans ce cas, il peut être effectué par le rédacteur du document, généralement le secrétaire du cercle.

3/ Tableaux des demandes à traiter

Les colonnes des tableaux de cette rubrique, identiques d'un tableau à l'autre, sont conçues pour :

1. mémoriser chaque point qu'un officier souhaite aborder avec ses pairs, en précisant - si possible - les besoins concernés et les stratégies imaginées (voir 1/ ci-après),
2. permettre à ses pairs d'y répondre, soit en s'accordant à la demande, soit en l'enrichissant, selon le cas, d'une proposition de stratégie ou d'amélioration (voir 2/ ci-après).

Il convient de formuler votre demande dans la ligne suivant immédiatement la dernière demande renseignée du tableau souhaité, comme indiqué ci-après en 1/ ou votre réponse à la demande choisie, comme indiqué ci-avant en 2/, en remplaçant les textes préalables situés entre des barres verticales comme celle-ci : |

3.1/ Demande d'un officier

Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le demandeur. Elles contiennent, dans l'ordre :

1. Un identifiant composé de l'initiale du thème et d'un N° incrémental,
2. Un libellé indiquant le sujet concerné par la demande,
3. Les besoins identifiés comme motivant cette demande,
4. La stratégie imaginée pour satisfaire ces besoins.

Et, selon le niveau de renseignement effectué, le demandeur est invité à indiquer "a soumis le sujet" ou "a proposé la stratégie" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.

3.2/ Réponse des autres officiers

Chacune des autres colonnes est renseignée par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur la proposition du demandeur. Ils peut indiquer (par exemple) :

• "s'accorde à la stratégie proposée",
• "propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
• "délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la prise de décision en attendant son retour en réunion téléphonique.

Notes importantes :

• Préciser les besoins qui motivent une demande ou une amélioration permettra de faciliter la connexion pour aboutir à une stratégie plus satisfaisante pour chacun.
• Si le demandeur n'a pas précisé de stratégie, un autre officier peut en proposer une, en indiquant dans sa colonne qu'il en est l'auteur.
• Pour faciliter leur renseignement, les exemples de réponse proposés ci-avant sont rappelés en première ligne de chaque tableau.