Fête de la CNV 2010/Préparation : Différence entre versions
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(Mise en forme avec tableaux de suivi des actions) |
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<center><big>'''Volontaires pour aider à la journée 8 mai (stands, accueil, livres ...)'''</big></center> | <center><big>'''Volontaires pour aider à la journée 8 mai (stands, accueil, livres ...)'''</big></center> | ||
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<center><big><big>'''{{Magenta|Pour connaître les actions attendues des personnes volontaires merci de consulter les informations à la suite du tableau d'inscription.}}'''</big></big></center> | <center><big><big>'''{{Magenta|Pour connaître les actions attendues des personnes volontaires merci de consulter les informations à la suite du tableau d'inscription.}}'''</big></big></center> | ||
| + | ==Tableau des volontaires pour la Fête== | ||
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| − | * '''Rôle des personnes à l'accueil :''' Accueillir les personnes, les guider ou les renseigner vers le stand de vente des billets d'entrée , des adhésions et des tickets pour le buffet africain. | + | ==Suivi des actions de préparation== |
| − | + | * '''Rôle des personnes à l'accueil : '''Accueillir les personnes, les guider ou les renseigner vers le stand de vente des billets d'entrée , des adhésions et des tickets pour le buffet africain. | |
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| − | + | {|class="wikitable" style="text-align:left; width:100%;" | |
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| − | + | !Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ? | |
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| + | !plan de situation des ateliers (plusieurs à mettre dans toute la MAS et sur chaque porte de salle) | ||
| + | |Jean-François | ||
| + | |Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés | ||
| + | |NON | ||
| + | |---- | ||
| + | !liste des ateliers et des horaires | ||
| + | |Jean-François | ||
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| + | |NON | ||
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| + | !Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs... | ||
| + | |Sophie | ||
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| + | |NON | ||
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| + | * '''Rôle des personnes à la vente des billets, des adhésions et des tickets repas :''' Vente des billets d'entrée libre et tarifs réduits - Vente des billets pour adhérents - Vente des tickets repas pour le buffet africain. Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette. | ||
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| + | !Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ? | ||
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| + | !flyers et imprimés décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse, des bics, des dossiers pour les chèques, | ||
| + | |Qui ? | ||
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| + | !Pour la table réservée aux billets à tarifs plein et réduit : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant rester en contact avec l'ACNV sans adhérer | ||
| + | |Qui ? | ||
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| + | !Pour la table réservée aux adhérents ou personnes souhaitant adhérer : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier des adhérents à la date du 7 mai 2010, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant adhérer, bulletins d'adhésions,dossier pour les ranger avec les chèques correspondants, programmes et livrets. | ||
| + | |Qui ? | ||
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| + | !Pour la table réservée à l'achat des billets donnant droit au buffet Africain : Carnets de billets à souche | ||
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| + | |? | ||
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* '''Rôle des personnes à la vente des livres :''' 1 personne à minima de l'équipe se charge d'aller chercher les livres stockés chez Rabia Sarah, d'établir avec Caroline, Françoise B et Magali l'état du stock (inventaire) et des approvisionnements nécessaires (commandes)- minimum 15 jours avant la fête. Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette et de son dépôt à la poste le lundi. '''Matériel nécessaire :''' chacune des 3 tables de vente des livres comporte des flyers et imprimés décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse. | * '''Rôle des personnes à la vente des livres :''' 1 personne à minima de l'équipe se charge d'aller chercher les livres stockés chez Rabia Sarah, d'établir avec Caroline, Françoise B et Magali l'état du stock (inventaire) et des approvisionnements nécessaires (commandes)- minimum 15 jours avant la fête. Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette et de son dépôt à la poste le lundi. '''Matériel nécessaire :''' chacune des 3 tables de vente des livres comporte des flyers et imprimés décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse. | ||
Version du 4 avril 2010 à 21:53
Tableau des volontaires pour la Fête
| Horaires | Accueil du Public |
Billeterie Adhésion Réservation repas |
Vente de livres | Coordination technique, logistique et humaine |
Soutien Equipe Africaine |
|---|---|---|---|---|---|
| 8h30 - 9 h00 : installation | Arnaud Chiffaudel | Sophie Schrobiltgen | |||
| 9h00 - 10h00 | Prénom1 Nom1,
Prénom2 Nom2, |
Prénom3 Nom3,
Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5, |
Arnaud Chiffaudel | Sophie Schrobiltgen | Prénom10, Nom10 |
| 10h00 - 11h00 | Prénom1 Nom1,
Prénom2 Nom2, |
Prénom3 Nom3,
Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5, |
Arnaud Chiffaudel
Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8, |
Sophie Schrobiltgen | Prénom10, Nom10 |
| 11h00 - 12h00 | Prénom1 Nom1,
Prénom2 Nom2, |
Prénom3 Nom3,
Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5, |
Arnaud Chiffaudel
Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8, |
Sophie Schrobiltgen | Prénom10, Nom10 |
| 12h00 - 13h00 | Prénom1 Nom1, | Prénom3 Nom3,
Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5, |
Prénom6, Nom6
Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8, |
Sophie Schrobiltgen | Prénom10, Nom10 |
| 13h00 - 14h00 | Prénom1 Nom1, | Prénom3 Nom3,
Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5, |
Prénom6, Nom6
Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8, |
Sophie Schrobiltgen | Prénom10, Nom10 |
| 14h00 - 15h00 | Prénom1 Nom1, | Prénom3 Nom3,
Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5, |
Prénom6, Nom6
Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8, |
Delphine Croquelois | Prénom10, Nom10 |
| 15h00 - 16h00 | Prénom1 Nom1, | Prénom3 Nom3,
Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5, |
Eve Lemercier
Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8, |
Delphine Croquelois | Prénom10, Nom10 |
| 16h00 - 17h00 | Prénom1 Nom1, | Prénom3 Nom3,
Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5, |
Eve Lemercier
Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8, |
Delphine Croquelois | Prénom10, Nom10 |
| 17h00 - 18h00 | Prénom1 Nom1, | Prénom3 Nom3,
Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5, |
Eve Lemercier
Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8, |
Delphine Croquelois | Prénom10, Nom10 |
| 18h00 - 19h00 | Prénom1 Nom1, | Camille jacquet,
Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5, |
Nathalie Dard
Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8, |
Sophie Schrobiltgen | Magali Noaro |
| 19h00 - 20h00 | Prénom1 Nom1, | Camille Jacquet,
Prénom4 Nom4, Prénom5 Nom5, |
Nathalie Dard
Prénom7 Nom7, Prénom8 Nom8, |
Sophie Schrobiltgen | Magali Noaro |
Suivi des actions de préparation
- Rôle des personnes à l'accueil : Accueillir les personnes, les guider ou les renseigner vers le stand de vente des billets d'entrée , des adhésions et des tickets pour le buffet africain.
| Matériels nécessaires | Qui fait quoi ? | Avancement de l'action | Action soldée ? |
|---|---|---|---|
| plan de situation des ateliers (plusieurs à mettre dans toute la MAS et sur chaque porte de salle) | Jean-François | Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés | NON |
| liste des ateliers et des horaires | Jean-François | NON | |
| Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs... | Sophie | NON |
- Rôle des personnes à la vente des billets, des adhésions et des tickets repas : Vente des billets d'entrée libre et tarifs réduits - Vente des billets pour adhérents - Vente des tickets repas pour le buffet africain. Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette.
| Matériels nécessaires | Qui fait quoi ? | Avancement de l'action | Action soldée ? |
|---|---|---|---|
| flyers et imprimés décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse, des bics, des dossiers pour les chèques, | Qui ? | ? | NON |
| Pour la table réservée aux billets à tarifs plein et réduit : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant rester en contact avec l'ACNV sans adhérer | Qui ? | ? | NON |
| Pour la table réservée aux adhérents ou personnes souhaitant adhérer : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier des adhérents à la date du 7 mai 2010, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant adhérer, bulletins d'adhésions,dossier pour les ranger avec les chèques correspondants, programmes et livrets. | Qui ? | ? | NON |
| Pour la table réservée à l'achat des billets donnant droit au buffet Africain : Carnets de billets à souche | Qui ? | ? | NON |
- Rôle des personnes à la vente des livres : 1 personne à minima de l'équipe se charge d'aller chercher les livres stockés chez Rabia Sarah, d'établir avec Caroline, Françoise B et Magali l'état du stock (inventaire) et des approvisionnements nécessaires (commandes)- minimum 15 jours avant la fête. Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette et de son dépôt à la poste le lundi. Matériel nécessaire : chacune des 3 tables de vente des livres comporte des flyers et imprimés décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse.
- Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine :
Avant la fête
- Obtenir la configuration des salles et la vérifier en organisant une visite des lieux au plus tard la veille au soir
- Définir la signalétique nécessaire pour faciliter les accès et cheminements du public (JF propose de se charger de la réalisation des affiches pour la signalétique)
- Obtenir des amis africains les éventuelles images pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
- Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain.
Pendant la fête
- Assurer la coordination des différentes équipes avec un rôle particulier au niveau des différentes recettes
- Assurer la logistique pour les équipes (nourritures et boissons)
- Garder sous clés les matériels sensibles
- Assurer la liaison avec les animateurs des ateliers
- Assurer la liaison avec l'équipe Girafes Ressources pouvant venir en renfort selon les besoins
Pas de matériels spécifiques sinon les documentations pour les différents postes.
- Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine :
Avant la fête entre aujourd'hui et le 7 mai
- Réaliser avec l'équipe Africaine l'inventaire de leurs besoins pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Utiliser l'expérience de Rabia Sarah pour le buffet à partir des informations sur la soirée indienne.
Pendant la fête
- Apporter le soutien nécessaire pour aider l'équipe Africaine à résoudre les difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
- Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...
Matériels nécessaires : au-delà des éventuelles demandes spécifiques, disposer des documentations disponibles sur les tables de ventes des billets ou livres.
