Officiers du cercle Girafe et CO : Différence entre versions

Version actuelle datée du 12 juillet 2013 à 19:36

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Cette page est l'outil de travail des officiers (terme qui en sociocratie désigne les membres élus par leurs pairs pour leur rendre service) du cercle, provisoirement nommé "Girafe et Co" et regroupant, au sein de l'ACNV (association française), les acteurs de la transmission de la Communication NonViolente (CNV) en France.

Cette page a été créée, suite à leur réunion téléphonique du 7 juillet 2011, pour y regrouper les informations qu'ils souhaitent partager entre eux en vue d'organiser leurs tâches et leurs réunions téléphoniques pour préparer les rassemblements du cercle avec tous ses autres membres.

Elles contient différents tableaux dont les contenus sont reflétés par le sommaire ci-dessous et dont le mode d'emploi est précisé au bas de cette page.

Réunions à venir[modifier]

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Les prochaines réunions téléphoniques entre officiers sont envisagées aux mardis suivants à 20h :

• 4 décembre 2012,
• 18 décembre 2012,
• 8 janvier 2013,
• 22 janvier 2013.

Pour y participer, composer les numéros permettant d'accéder à la salle de réunion. Si un participant tarde à rejoindre la réunion, vous pouvez le contacter aux numéros de téléphone indiqués dans la même rubrique.

• L'ordre du jour proposé par le secrétaire pour la prochaine réunion est le suivant :

1. Formulation positive les notes associées aux intentions du cercle sur le wiki (Justine et François),
2. Ajout des animateurs de groupe dans la mailing liste (François),
3. Mise à jour du précis sur la sociocratie (A11 - François),
4. Jusqu'où laisser confidentiel le travail des officiers ? (Justine),
5. Formulation des pré-requis pour intégrer le cercle (P12) et règles d'appartenance (Alain),
6. Représentation/action du Cercle G&Co lors de la fête de la CNV,
7. Fiche de rôle du 1er lien (Justine),

puis A2, P6, A10, R10, R11, P11, R6, R3, R9, R8, P15, P10, A5, A4 (voir tableaux ci-après)

Apport de l'animatrice sortante : Bilan sur la gouvernance

• Cet ordre du jour s'inscrit dans le cadre du déroulement suivant :

1. tours de connexion et de célébration de 15 min. environ
2. lecture et validation des précédents relevés de décisions
3. lecture et révision de l'ordre du jour
4. traitement des demandes en cours selon l’ordre ainsi défini
5. tour de clôture de 15 min. environ

Le tableau suivant récapitule les sondages en cours donnant les disponibilités respectives des officiers pour cette réunion et les suivantes.

Comment utiliser ce tableau ?

Documents à partager et diffuser[modifier]

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Le tableau ci-dessous récapitule les documents à partager entre officiers ou à diffuser à tous les membres du cercle et, pour ces derniers, l'état d'avancement de leur approbation. Une fois approuvés, ils pourront être déposés sur la page des réunions du cercle. Et la prochaine lettre d'information envoyée à ses membres pourra se contenter de signaler et commenter ces mises en ligne.

• Date prévue pour la diffusion de la prochaine lettre d'information : rentrée 2012/2013.

Comment utiliser ce tableau ?

document	date de réalisation	date de diffusion souhaitée	1er lien	2e lien	animatrice	secrétaire
dossier Girafe et Co	fin 2011	exemples de renseignement des colonnes suivantes :	avis à venir en réunion le <date de la réunion>	délègue car indisponible	accepte la diffusion	a rédigé le document
RD du 24 septembre 2012	25 septembre	2012	approuvé	sans	approuvé	a rédigé le document et le diffusera
RD du 3 septembre 2012	7 septembre	2012	approuvé	sans	approuvé	a rédigé le document et le diffusera
RD 2011	9 janvier	sans				a rédigé le document
synthèse 2011	9 janvier	sans				a rédigé le document
précis de sociocratie V2	21 octobre	janvier	1er lien ?	Est reconnaissant pour le travail accompli (forme d'approbation).	Approuvé le 22 nov	a enrichi le document (p. 7 et 8) qui reste à améliorer (Cf. CR du WE d'octobre)
Fiche de rôle 1er lien	16 février	fin février	a amendé le document	?	a rédigé le document	a bonifié et approuvé le document

Demandes à traiter[modifier]

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Chaque demande est indiquée dans un des tableaux accessibles via les liens suivants et dont le mode d'emploi est décrit en bas de page. Ces tableaux regroupent les demandes par thème, selon l'ordre suivant :

1. Réunions téléphoniques entre officiers,
2. Préparation des rassemblements,
3. Autres sujets : ils concernent les liens avec l'équipe de certification, entre officiers, et avec les acteurs en région.

Comment utiliser ces tableaux ?

Note : Le troisième tableau intitulé "Autres sujets" inclue la validation des écrits à diffuser, qui avait fait l'objet d'un tableau séparé, avant traitement de ses demandes lors de la réunion du 15 juillet 2011

Coordonnées des officiers et de leur salle de réunion[modifier]

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Pour rejoindre la salle de réunion téléphonique, il suffit de composer les numéros suivants sur le clavier de son téléphone aux dates et heures convenues (Cf. Réunions à venir) :

Pour rejoindre la salle de réunion depuis Skype

Utiliser l'identifiant talkyoo_skype puis accédez au clavier virtuel de Skype via les commandes suivantes :

* Sous Windows : Appel > Afficher le clavier
* Sous Mac OS X : Fenêtre > Clavier de numérotation

Une fois la communication établie, composez le code de la salle sur le clavier de Skype : 80 68 95 # 

Notes concernant Skype : La transmission du son risque d'être de moins bonne qualité que par téléphone
                         Les indications pour accéder à la salle sont énoncées en allemand (car Talkyoo est un produit germanique) 

Une musique de fond avertit si vous êtes le premier arrivé dans la salle et, réciproquement, son absence indique que vous êtes en communication avec un ou plusieurs autres participants.

Si un officier tarde à rejoindre la réunion, vous pouvez utiliser ses coordonnées, dans le tableau suivant, pour l'inviter à s'y joindre.

Comment renseigner ce tableau ?

(*) mobile de ma compagne, utilisé uniquement en cas de déplacement

Informations utiles[modifier]

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Lieux de rassemblement[modifier]

Mairie du siège de l'ACNV

Le siège de l'ACNV est dans le 3e arrondissement de Paris. Nous pourrions donc obtenir une salle gratuite auprès de la mairie du 3e. Pour voir comment procéder, il conviendrait de contacter le secrétariat de l'ACNV. C'est chose faite par Justine qui a obtenu une salle à la maison des association Tél : 01.53.01.76.94

La Clarté Dieu à Orsay

D'autres cercles de l'ACNV se réunissent en soirée à la Clarté-Dieu à Orsay. L'avantage de ce lieu de rassemblement est qu'il offre hébergement et repas à peu de frais pour les provinciaux. Pour plus de renseignements sur cette solution, contacter Jean-François Hurel.

Liens avec l'équipe des formateurs[modifier]

Lors d'une conversation téléphonique avec lui au sujet du projet de rencontre régionale en Pays de Loire, Jean-François Hurel a cité les formatrices suivantes, comme étant sensibles à l'intérêt de travailler avec des transmetteurs ou de soutenir leurs efforts : Pascale Molho, Caroline Adler-Lamy, Catherine Schmider ...

Mode d'emploi[modifier]

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Pour renseigner des informations sur cette page, il est préférable d'être préalablement connecté au site NVCwiki. En effet, cette connexion évite une saisie supplémentaire pour mettre en ligne vos informations. De plus, elle est nécessaire pour téléverser un document. Et pour vous connecter, il convient de créer préalablement votre compte.

• Pour créer votre compte ou vous connecter, cliquez sur le lien Créer un compte ou se connecter, en haut à droite de cette page, puis suivez les instructions adaptées à votre cas jusqu'à connexion au NVCwiki.

• Pour renseigner des informations sur une page, veuillez consulter la rubrique d'aide dédiée en tenant compte des indications de ce mode d'emploi et sachant que, dans les fenêtres d'édition :
• Les cellules d'une même ligne de tableau sont délimitées par des barres verticales :

| contenu d'une cellule de tableau |

• Les lignes des tableaux sont séparées par la suite de caractères "|----" ou "|-<ligne grise>" :

|----
| 1ère cellule de la ligne de tableau sur fond BLANC | 2e cellule | ... |
|-<ligne grise>
| 1ère cellule de la ligne de tableau sur fond GRIS | 2e cellule | ... |

Tout nouveau document, nouvelle réunion ou nouvelle demande pourra faire l'objet du renseignement d'une ligne dans le tableau associé.

Pour cela, effectuez vos saisies, sous la dernière ligne renseignée du tableau souhaité.

Au besoin, recopiez préalablement une ligne de ce tableau ainsi que la séparation adaptée pour respecter l'alternance entre lignes blanches ("|----") et lignes grises ("|-<ligne grise>").

Et selon le tableau à modifier, vous trouverez ci-dessous les usages prévus.

Tableau des réunions a venir[modifier]

Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des sondages en cours et des possibilités de réunion résultantes.

Ajout d'un sondage[modifier]

Les premières colonnes sont renseignées - autant que possible - par le créateur du sondage. Elles contiennent, dans l'ordre :

1. Une description de la réunion souhaitée,
2. La date de création du sondage associé,
3. La date souhaitée pour son renseignement par les autres officiers,
4. Un lien électronique accédant directement à ce sondage,
5. L'officier qui s'est proposé d'en exploiter le résultat.

Programmation d'une réunion[modifier]

Ce dernier est invité à soumettre une date de réunion dans la dernière colonne, après avoir consulté le sondage renseigné par les autres officiers, une fois atteinte la date souhaitée pour cela (3e colonne).

Tableau des documents a diffuser[modifier]

Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des documents à diffuser et des avis donnés ou attendus pour permettre leur diffusion. Il est destiné principalement aux relevés des décisions prises en réunions (rassemblements en cercle ou réunions téléphoniques entre officiers).

Ajout d'un document[modifier]

Pour ajouter un document dans le tableau, il faut préalablement l'avoir téléversé, ce qui nécessite d'être connecté et donc d'avoir créé son compte. Cf. indications ci-avant

Pour téléverser le fichier, une fois connecté, il convient de cliquer sur le menu "boîte à outils" (en haut à gauche de la page wiki) puis sur la commande "Téléverser un fichier". Pensez à mémoriser le nom donné au fichier téléversé pour pouvoir ensuite créer un lien vers celui-ci dans le tableau.

Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le créateur du document. Elles contiennent, dans l'ordre :

1. Un lien vers le document (pour respecter la syntaxe rendant le lien opérant, le plus simple est de copier un lien vers un autre document depuis une autre ligne puis d'en adapter le contenu),
2. La date de sa réalisation,
3. La date souhaitée pour sa diffusion,

Et, selon le cas, l'officier est invité à indiquer "a rédigé le document" ou "a déposé le document" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.

Avis des officiers[modifier]

Chacune des autres colonnes est renseignée, de préférence, par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur le document. Ils peut indiquer (par exemple) :

• "s'accorde à la diffusion du document",
• "délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la validation en attendant son retour en réunion,
• "propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
• "avis à venir en réunion", suivi - si possible - de la date de cette réunion.

Ce dernier exemple de renseignement est adapté aux relevés de décision des réunions téléphonique entre officiers. Dans ce cas, il peut être effectué par le rédacteur du document, généralement le secrétaire du cercle.

Tableaux des demandes a traiter[modifier]

Les colonnes des tableaux de cette rubrique, identiques d'un tableau à l'autre, sont conçues pour :

1. mémoriser chaque point qu'un officier souhaite aborder avec ses pairs, en précisant - si possible - les besoins concernés et les stratégies imaginées,
2. permettre à ses pairs d'y répondre, soit en s'accordant à la demande, soit en l'enrichissant, selon le cas, d'une proposition de stratégie ou d'amélioration.

Demande d'un officier[modifier]

Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le demandeur. Elles contiennent, dans l'ordre :

1. Un identifiant composé de l'initiale du thème et d'un N° incrémental,
2. Un libellé indiquant le sujet concerné par la demande,
3. Les besoins identifiés comme motivant cette demande,
4. La stratégie imaginée pour satisfaire ces besoins.

Et, selon le niveau de renseignement effectué, le demandeur est invité à indiquer "a soumis le sujet" ou "a proposé la stratégie" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.

Réponse des autres officiers[modifier]

Chacune des autres colonnes est renseignée par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur la proposition du demandeur. Ils peut indiquer (par exemple) :

• "s'accorde à la stratégie proposée",
• "propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
• "délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la prise de décision en attendant son retour en réunion téléphonique.

Notes importantes[modifier]

• Préciser les besoins qui motivent une demande ou une amélioration permettra de faciliter la connexion pour aboutir à une stratégie plus satisfaisante pour chacun.
• Si le demandeur n'a pas précisé de stratégie, un autre officier peut en proposer une, en indiquant dans sa colonne qu'il en est l'auteur.
• Pour faciliter leur renseignement, les exemples de réponse proposés ci-avant sont rappelés en première ligne de chaque tableau.