Fête de la CNV 2010/Préparation/Actions : Différence entre versions

Version actuelle datée du 4 mai 2010 à 12:26

Suivi des actions de préparation[modifier]

Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.

Pour la signalétique[modifier]

Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas[modifier]

Responsable des recettes entrées et de l'organisation  : Sophie

2 postes à l'entrée de la salle avec 2 personnes à chaque poste et à chaque poste :

- 1 caisse marquée "adhésion"

- les badges équipe organisatrice

- 1 fichier adhérents à jour de cotisation au 7 mai

- des flyers avec partie adhésion

- 1 chemise pour ranger les demandes d'adhésion

- 1 caisse marquée "entrée" + prix - dans la caisse : tampon encreur

- un fond de caisse

- 1 jeu d'étiquette vierge pour badges

- 1 liste des invités

- 1 caisse marquée " buffet" et le prix du buffet dessus (dedans 150 tickets pour le repas)

- des programmes

- 1 liste vierge pour sympathisants voulant laisser leurs coordonnées mais ne voulant pas adhérer

- des stylos

- 1 boite pour les dons joliment décorée

Matériels nécessaires	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
5 tables (2 postes accueil x 2 tables + 1 table pour bloquer accès comptoir)	MAS	?	NON
Étiquette vierge pour badges invités	Qui ?		ANNULEE
Badges équipe organisatrice	Françoise	Françoise et JF. Images imprimées pour les portes badges à accrocher pour les membres équipe et Girafes Ressources Badge reste à apporter les badges à la fête	NON
Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV	Françoise Berry	JF 200 exemplaires imprimés. reste à les apporter	NON
Programmes de stages et livrets	Françoise Berry	Apporte 50 exemplaires	NON
Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits	Sophie : Récupération des tampons auprès de Magali	But : Encrage de la main des visiteurs pour entrées/sorties sans paiements multiples)	Fait
Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai	Françoise édite, JF imprime et apporte	?	NON
Table billets entrée : Bulletins adhésion	Au dos des Flyers faits par Françoise	RAS	Fait
Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion	JF voir ci-contre, copies faites	Sympathisants ACNV	Soldée
Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)	Sophie	?	FAIT
Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques	Sophie	?	FAIT
Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche	Sophie regarde	?	FAIT
Table accueil ? : boite(s) à chaussure joliment décorée pour les dons	Sophie	Fournit la boîte à chaussures	FAIT

Pour le poste vente des livres[modifier]

Responsable du poste livre et des recettes de livres : Delphine (à vérifier avec toi Delphine)

Fournitures à prévoir :

• Etiquettes cartonnées avec les prix des livres. (Jean-François)
• 3 listes des livres avec tarifs pour chaque bénévoles présents. (Delphine)
• Calculatrice. (Chez Rabia-Sarah)
• Gros scotch pour refermer les cartons. (Sophie)
• Feutres. (Sophie)
• Fiche d'inventaire vierge. (Delphine
• Etiquettes autocollantes pour noter le contenu de chaque carton lors de l'inventaire de fin de journée. (Françoise)

Avant la Fête[modifier]

Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres :

• Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres
• La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.
• S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
• Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs

Fiche de stock des livres

• Etat des actions réalisées par Delphine

Suite à l'inventaire, une vingtaine d'exemplaires de chaque titre (une trentaine pour le dernier livre de Thomas avec CD) sera gardée pour la fête et restera stockés chez Rabia-Sarah, le reste sera réexpédié aux éditeurs dès que possible (sauf édition Esserci).

Les livres pour enfants (édition Esserci) ne se renvoient pas à l'éditeur. Actuellement, une partie est stockée chez Caroline. Ceux présents lors de la conf. de Thomas sont chez Rabia-Sarah. Suite à l'inventaire, les titres manquants des éditions Esserci seront complétés grâce au stock présent chez Caroline et à défaut, en passant commande.

Le transport des livres vers la MAS par Alessandro le vendredi 07 reste à confirmer (d'ici la fin de la semaine). Après la fête, les livres invendus seront stockés chez Caroline en prévision du salon Zen. Capacité de stockage chez Caroline : environ une dizaine de petits cartons. Prévoir une personne pour ramener les livres chez Caroline après la fête sachant que Caroline ne pourra pas les réceptionner ce week-end là car pas dispo. Voir qui peut les stocker provisoirement.

Un exemplaire de chaque livre sera repéré « exemplaire d'exposition » lorsque le stock sera épuisé, les personnes le souhaitant pourront le commander par Internet à Françoise. Les livres étiquetés pourront ainsi composer la valise d'exposition des livres pour l'Ile de France (cf les actions du Cercle sur ce sujet dans le CR de mars 2010)

L'inventaire a été réalisé par Delphine le 13/04 de 13h30 à 19h. Mise à jour de la fiche stock réalisée le 14/04. Stock suffisant sauf en ce qui concerne les livres pour enfants donc pas de commande à prévoir. Les livres pour enfants manquants ont été récupérés par Sophie chez Caroline le 17/04.

Relance par mail d'Alessandro le 16/04 : en attente de la réponse pour le 21/04. Réponse négative.

Au sujet des livres pour enfants : l'âge préconisé pour chaque livre a été reporté sur la fiche stock afin de répondre aux questions et faciliter la vente de ces livres ( Vu avec Nathalie Dard le 21/04). Une fiche stock par personne sera prévue pour la fête.

Pendant la Fête[modifier]

Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine[modifier]

Avant la Fête[modifier]

Actions amont fête	Qui fait quoi ?	Avancement de l'action	Action soldée ?
Obtenir la configuration des salles	Sophie et Delphine	17/04/10	SOLDEE
Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)	Sophie et Delphine	17/04/10	SOLDEE
Signalétique voir actions Accueil	Jean-François	Pris en compte dans Acceuil	ANNULEE
Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.	Sophie	?	NON
Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket	Sophie	?	NON
Boisson et nourriture équipe	Qui ?	?	NON
Pose de la signalétique avant ouverture des portes	A définir après visite 17/04	?	NON
Mail vers le réseau des Créatifs Culturels	Sophie	Mail	Soldée
Message vers le réseau Viadéo	Delphine	Messages sur 5 forums et dans l'agenda des événements	Soldée

Pendant la Fête[modifier]

Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine[modifier]

Avant la Fête[modifier]

Pendant la Fête[modifier]

Matériel[modifier]