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Fête de la CNV 2010/Préparation/Actions : Différence entre versions

< Fête de la CNV 2010‎ | Préparation
(mise à jour des actions)
 
(52 révisions intermédiaires par 6 utilisateurs non affichées)
Ligne 1 : Ligne 1 :
 
==Suivi des actions de préparation==
 
==Suivi des actions de préparation==
−
* '''Rôle des personnes à l'accueil : '''Accueillir les personnes, les guider ou les renseigner vers le stand de vente des billets d'entrée , des adhésions et des tickets pour le buffet africain.
+
Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.
  
−
{|class="wikitable sortable" style="text-align:left; width:100%;"
+
===Pour la signalétique===
 +
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
 
|+
 
|+
 
!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
 
!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
 
|----
 
|----
−
!plan de situation des ateliers (plusieurs à mettre dans toute la  MAS et sur chaque porte de salle)
+
!Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la  MAS et sur chaque porte de salle)
 
|Jean-François
 
|Jean-François
−
|Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés
+
|Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés. Signalétique fournie par la MAS
 +
|SOLDEE
 +
|----
 +
!Liste des ateliers et des horaires
 +
|Jean-François
 +
|Signalétique fournie par la MAS
 +
|SOLDEE
 +
|----
 +
!Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs, étiquettes...
 +
|Sophie
 +
|
 +
|NON
 +
|----
 +
!Liste des invités
 +
|Sophie. JF envoie un tableau avec les niveaux d'implication des bénévoles pour déterminer la liste finale.
 +
|Réalise et apporte
 +
|NON
 +
|----
 +
|}
 +
 
 +
===Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas===
 +
 
 +
Responsable des recettes entrées et de l'organisation  : Sophie
 +
 
 +
2 postes à l'entrée de la salle avec 2 personnes à chaque poste et à chaque poste :
 +
 
 +
- 1 caisse marquée "adhésion"
 +
 
 +
- les badges équipe organisatrice
 +
 
 +
- 1 fichier adhérents à jour de cotisation au 7 mai
 +
 
 +
- des flyers avec partie adhésion
 +
 
 +
- 1 chemise pour ranger les demandes d'adhésion
 +
 
 +
- 1 caisse marquée "entrée" + prix - dans la caisse : tampon encreur
 +
 
 +
- un fond de caisse
 +
 
 +
- 1 jeu d'étiquette vierge pour badges
 +
 
 +
- 1 liste des invités
 +
 
 +
- 1 caisse marquée " buffet" et le prix du buffet dessus (dedans 150 tickets pour le repas)
 +
 
 +
- des programmes
 +
 
 +
- 1 liste vierge pour sympathisants voulant laisser leurs coordonnées mais ne voulant pas adhérer
 +
 
 +
- des stylos
 +
 
 +
- 1 boite pour les dons joliment décorée
 +
 
 +
 
 +
 
 +
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
 +
|+
 +
!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
 +
|----
 +
!5 tables (2 postes accueil x 2 tables + 1 table pour bloquer accès comptoir)
 +
|MAS
 +
|?
 
|NON
 
|NON
 
|----
 
|----
−
!liste des ateliers et des horaires
+
!Étiquette vierge pour badges invités
−
|Jean-François
+
|Qui ?
 
|
 
|
 +
|ANNULEE
 +
|----
 +
!Badges équipe organisatrice
 +
|Françoise
 +
|Françoise et JF. Images imprimées pour les portes badges à accrocher pour les membres équipe et Girafes Ressources
 +
{{Fichier|pdf|Badges.pdf|Badge}} reste à apporter les badges à la fête
 +
|NON
 +
|----
 +
!Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
 +
|Françoise Berry
 +
|JF 200 exemplaires imprimés. reste à les apporter
 
|NON
 
|NON
 
|----
 
|----
−
!Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs...
+
!Programmes de stages et livrets
 +
|Françoise Berry
 +
|Apporte 50 exemplaires
 +
|NON
 +
|----
 +
!Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits
 +
|Sophie : Récupération des tampons auprès de Magali
 +
|But : Encrage de la main des visiteurs pour entrées/sorties sans paiements multiples)
 +
|Fait
 +
|----
 +
!Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai
 +
|Françoise édite, JF imprime et apporte
 +
|?
 +
|NON
 +
|----
 +
!Table billets entrée : Bulletins adhésion
 +
|Au dos des Flyers faits par Françoise
 +
|RAS
 +
|Fait
 +
|----
 +
!Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion
 +
|JF voir ci-contre, copies faites
 +
|{{Fichier|pdf|Sympathisants.pdf|Sympathisants ACNV}}
 +
|Soldée
 +
|----
 +
!Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas
 +
avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)
 
|Sophie
 
|Sophie
−
|
+
|?
 +
|FAIT
 +
|----
 +
!Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques
 +
|Sophie
 +
|?
 +
|FAIT
 +
|----
 +
!Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche
 +
|Sophie regarde
 +
|?
 +
|FAIT
 +
|----
 +
!Table accueil ? : boite(s) à chaussure joliment décorée pour les dons
 +
|Sophie
 +
|Fournit la boîte à chaussures
 +
|FAIT
 +
|}
 +
 
 +
===Pour le poste vente des livres===
 +
 
 +
Responsable du poste livre et des recettes de livres : Delphine (à vérifier avec toi Delphine)
 +
:Fournitures à prévoir :
 +
:* Etiquettes cartonnées avec les prix des livres. (Jean-François)
 +
:* 3 listes des livres avec tarifs pour chaque bénévoles présents. (Delphine)
 +
:* Calculatrice. (Chez Rabia-Sarah)
 +
:* Gros scotch pour refermer les cartons. (Sophie)
 +
:* Feutres. (Sophie)
 +
:* Fiche d'inventaire vierge. (Delphine
 +
:* Etiquettes autocollantes pour noter le contenu de chaque carton lors de l'inventaire de fin de journée. (Françoise)
 +
 
 +
====Avant la Fête====
 +
: Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres :
 +
:* Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres
 +
:* La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.
 +
:* S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
 +
:* Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs
 +
: {{Fichier|pdf|Fiche_stock.pdf|Fiche de stock des livres}}
 +
 
 +
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
 +
|+
 +
!Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
 +
|----
 +
!Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires
 +
|Delphine et Françoise B.
 +
|Inventaire réalisé le 13/04.
 +
|Fait
 +
|----
 +
!Commander les livres nécessaires
 +
|Delphine
 +
|Stock suffisant
 +
|ANNULEE
 +
|----
 +
!Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah
 +
|Jean-François et François
 +
|Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir
 +
|NON
 +
|----
 +
!Définir le lieu de stockage des livres après la fête
 +
|Caroline
 +
|Caroline récupère le stock pour le salon Zen
 +
|SOLDEE
 +
|----
 +
!Ramener les livres chez Caroline après la fête
 +
|Qui ?
 +
|A quelle date ?
 +
|NON
 +
|}
 +
* Etat des actions réalisées par Delphine
 +
Suite à l'inventaire, une vingtaine d'exemplaires de chaque titre (une trentaine pour le dernier livre de Thomas avec CD) sera gardée pour la fête et restera stockés chez Rabia-Sarah, le reste sera réexpédié aux éditeurs dès que possible (sauf édition Esserci).
 +
 
 +
Les livres pour enfants (édition Esserci) ne se renvoient pas à l'éditeur. Actuellement, une partie est stockée chez Caroline. Ceux présents lors de la conf. de Thomas sont chez Rabia-Sarah. Suite à l'inventaire, les titres manquants des éditions Esserci seront complétés grâce au stock présent chez Caroline et à défaut, en passant commande.
 +
 
 +
Le transport des livres vers la MAS par Alessandro le vendredi 07 reste à confirmer (d'ici la fin de la semaine).
 +
Après la fête, les livres invendus seront stockés chez Caroline en prévision du salon Zen. Capacité de stockage chez Caroline : environ une dizaine de petits cartons. Prévoir une personne pour ramener les livres chez Caroline après la fête sachant que Caroline ne pourra pas les réceptionner ce week-end là car pas dispo. Voir qui peut les stocker provisoirement.
 +
 
 +
Un exemplaire de chaque livre sera repéré « exemplaire d'exposition » lorsque le stock sera épuisé, les personnes le souhaitant pourront le commander par Internet à Françoise. Les livres étiquetés pourront ainsi composer la valise d'exposition des livres pour l'Ile de France (cf les actions du Cercle sur ce sujet dans le CR de mars 2010)
 +
 
 +
L'inventaire a été réalisé par Delphine le 13/04 de 13h30 à 19h. Mise à jour de la fiche stock réalisée le 14/04. Stock suffisant sauf en ce qui concerne les livres pour enfants donc pas de commande à prévoir. Les livres pour enfants manquants ont été récupérés par Sophie chez Caroline le 17/04.
 +
 
 +
Relance par mail d'Alessandro le 16/04 : en attente de la réponse pour le 21/04. Réponse négative.
 +
 
 +
Au sujet des livres pour enfants : l'âge préconisé pour chaque livre a été reporté sur la fiche stock afin de répondre aux questions et faciliter la vente de ces livres ( Vu avec Nathalie Dard le 21/04). Une fiche stock par personne sera prévue pour la fête.
 +
 
 +
====Pendant la Fête====
 +
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
 +
|+
 +
!Actions et matériels pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
 +
|----
 +
!Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres
 +
|Delphine
 +
|?
 +
|NON
 +
|----
 +
!Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi
 +
|Sophie
 +
|?
 +
|NON
 +
|----
 +
!Matériels : 5 tables
 +
|MAS
 +
|?
 +
|NON
 +
|----
 +
!Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
 +
|CF Poste accueil JF imprime et apporte
 +
|Soldée
 +
|NON
 +
|----
 +
!carnet de factures
 +
|Caroline - Malika
 +
|Fournit le carnet de factures et les CD Guerres et paix dans le couple
 
|NON
 
|NON
 +
|----
 +
!Matériels : 1 caisse et un fond de caisse
 +
|Sophie voit avec Magali
 +
|?
 +
|NON|----
 +
|----
 +
!Matériels : Stands ACNV
 +
|Sophie
 +
|Panneaux récupérés auprès de Magali le 17/04.
 +
|SOLDEE
 
|----
 
|----
 
|}
 
|}
  
−
* '''Rôle des personnes à la vente des billets, des adhésions et des tickets repas :'''
+
===Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine===
−
::Vente des billets d'entrée libre et tarifs réduits
+
====Avant la Fête====
−
::Vente des billets pour adhérents
+
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
−
::Vente des tickets repas pour le buffet africain. <br>
+
|+
−
Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette.
+
!Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
 +
|----
 +
!Obtenir la configuration des salles
 +
|Sophie et Delphine
 +
|17/04/10
 +
|SOLDEE
 +
|----
 +
!Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)
 +
|Sophie et Delphine
 +
|17/04/10
 +
|SOLDEE
 +
|----
 +
!Signalétique voir actions Accueil
 +
|Jean-François
 +
|Pris en compte dans Acceuil
 +
|ANNULEE
 +
|----
 +
!Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
 +
|Sophie
 +
|?
 +
|NON
 +
|----
 +
!Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket
 +
|Sophie
 +
|?
 +
|NON
 +
|----
 +
!Boisson et nourriture équipe
 +
|Qui ?
 +
|?
 +
|NON
 +
|----
 +
!Pose de la signalétique avant ouverture des portes
 +
|A définir après visite 17/04
 +
|?
 +
|NON
 +
|----
 +
!Mail vers le réseau des Créatifs Culturels
 +
|Sophie
 +
|{{Fichier|pdf|Mail_promo_vers_créateurs_culturesl.pdf|Mail}}
 +
|Soldée
 +
|----
 +
!Message vers le réseau Viadéo
 +
|Delphine
 +
|Messages sur 5 forums et dans l'agenda des événements
 +
|Soldée
 +
|}
  
−
{|class="wikitable sortable" style="text-align:left; width:100%;"
+
====Pendant la Fête====
 +
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
 
|+
 
|+
−
!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
+
!Actions pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
 +
|----
 +
!Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources
 +
|Qui ?
 +
|?
 +
|NON
 +
|----
 +
! Une personne responsable des adhésions
 +
|Qui ?
 +
|?
 +
|NON
 +
|----
 +
! Une personne responsable des entrées
 +
|Qui ?
 +
|?
 +
|NON
 
|----
 
|----
−
!Pour toutes les tables : flyers décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse, des bics, des dossiers pour les chèques,
+
! Une personne responsable des billets pour le repas du soir
 
|Qui ?
 
|Qui ?
 
|?
 
|?
 
|NON
 
|NON
 
|----
 
|----
−
!Pour la table réservée aux billets à tarifs plein et réduit : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant rester en contact avec l'ACNV sans adhérer
+
!Centralisation des recettes
 
|Qui ?
 
|Qui ?
 
|?
 
|?
 
|NON
 
|NON
 
|----
 
|----
−
!Pour la table réservée aux adhérents ou personnes souhaitant adhérer : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier des adhérents à la date du 7 mai 2010, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant adhérer, bulletins d'adhésions,dossier pour les ranger avec les chèques correspondants, programmes et livrets.
+
!Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures)
 
|Qui ?
 
|Qui ?
 
|?
 
|?
 
|NON
 
|NON
 
|----
 
|----
−
!Pour la table réservée à l'achat des billets donnant droit au buffet Africain : Carnets de billets à souche
+
!Garder les matériels sensibles sous clé.
 
|Qui ?
 
|Qui ?
 
|?
 
|?
 
|NON
 
|NON
 +
|----
 
|}
 
|}
  
−
* '''Rôle des personnes à la vente des livres :''' 1 personne à minima de l'équipe se charge d'aller chercher les livres stockés chez Rabia Sarah, d'établir avec Caroline, Françoise B et Magali l'état du stock (inventaire) et des approvisionnements nécessaires (commandes)- minimum 15 jours avant la fête. Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette et de son dépôt à la poste le lundi. '''Matériel nécessaire :''' chacune des 3 tables de vente des livres comporte des flyers et imprimés décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse.
+
===Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine===
 +
====Avant la Fête====
 +
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
 +
|+
 +
!Actions avant la fête<br>entre aujourd'hui et 7 mai!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
 +
|----
 +
!Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages
 +
|Sophie
 +
|?
 +
|NON
 +
|----
 +
!Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance
 +
|Sophie
 +
|?
 +
|NON
 +
|----
 +
!Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009)
 +
|Qui ?
 +
|?
 +
|NON
 +
|}
 +
====Pendant la Fête====
 +
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
 +
|+
 +
!Actions pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
 +
|----
 +
!Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
 +
|François et membres équipe
 +
|?
 +
|NON
 +
|----
 +
!Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...
 +
|François et membres équipe
 +
|?
 +
|NON
 +
|----
 +
!Interview de l'équipe Africaine ...
 +
|Malika
 +
|Avec François
 +
|NON
 +
|----
 +
|}
  
−
 
+
====Matériel====
−
* '''Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine :'''
+
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
−
'''Avant la fête'''
+
|+
−
: Obtenir la configuration des salles et la vérifier en organisant une visite des lieux au plus tard la veille au soir
+
!Matériels !!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
−
: Définir la signalétique nécessaire pour faciliter les accès et cheminements du public (JF propose de se charger de la réalisation des affiches pour la signalétique)
+
|----
−
: Obtenir des amis africains les éventuelles images pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
+
!Sono et 3 micros (existent dans certains espaces de la MAS)
−
: Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain.
+
|Delphine et Sophie
−
'''Pendant la fête'''
+
|Regardent les possibilités avec la MAS le 17/04. Infos sur le site de la MAS : les salles sont équipées de paper board, d'écran et de fontaines à eau : [http://www.mas-paris.fr/medias/MAS_BROCHURE_-9.pdf lien vers la brochure décrivant les salles]
−
: Assurer la coordination des différentes équipes avec un rôle particulier au niveau des différentes recettes
+
|NON
−
: Assurer la logistique pour les équipes (nourritures et boissons)
+
|----
−
: Garder sous clés les matériels sensibles
+
|}
−
: Assurer la liaison avec les animateurs des ateliers
 
−
: Assurer la liaison avec l'équipe Girafes Ressources pouvant venir en renfort selon les besoins
 
−
Pas de matériels spécifiques sinon les documentations pour les différents postes.
 
−
 
 
−
 
 
−
* '''Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine :'''
 
−
'''Avant la fête entre aujourd'hui et le 7 mai'''
 
−
: Réaliser avec l'équipe Africaine l'inventaire de leurs besoins pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Utiliser l'expérience de Rabia Sarah pour le buffet à partir des informations sur la soirée indienne.
 
−
'''Pendant la fête'''
 
−
: Apporter le soutien nécessaire pour aider l'équipe Africaine à résoudre les difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
 
−
: Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...
 
−
'''Matériels nécessaires :''' au-delà des éventuelles demandes spécifiques, disposer des documentations disponibles sur les tables de ventes des billets ou livres.
 

Version actuelle datée du 4 mai 2010 à 13:26

Sommaire

Suivi des actions de préparationModifier

Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.

Pour la signalétiqueModifier

Matériels nécessaires Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle) Jean-François Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés. Signalétique fournie par la MAS SOLDEE
Liste des ateliers et des horaires Jean-François Signalétique fournie par la MAS SOLDEE
Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs, étiquettes... Sophie NON
Liste des invités Sophie. JF envoie un tableau avec les niveaux d'implication des bénévoles pour déterminer la liste finale. Réalise et apporte NON

Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repasModifier

Responsable des recettes entrées et de l'organisation  : Sophie

2 postes à l'entrée de la salle avec 2 personnes à chaque poste et à chaque poste :

- 1 caisse marquée "adhésion"

- les badges équipe organisatrice

- 1 fichier adhérents à jour de cotisation au 7 mai

- des flyers avec partie adhésion

- 1 chemise pour ranger les demandes d'adhésion

- 1 caisse marquée "entrée" + prix - dans la caisse : tampon encreur

- un fond de caisse

- 1 jeu d'étiquette vierge pour badges

- 1 liste des invités

- 1 caisse marquée " buffet" et le prix du buffet dessus (dedans 150 tickets pour le repas)

- des programmes

- 1 liste vierge pour sympathisants voulant laisser leurs coordonnées mais ne voulant pas adhérer

- des stylos

- 1 boite pour les dons joliment décorée


Matériels nécessaires Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
5 tables (2 postes accueil x 2 tables + 1 table pour bloquer accès comptoir) MAS ? NON
Étiquette vierge pour badges invités Qui ? ANNULEE
Badges équipe organisatrice Françoise Françoise et JF. Images imprimées pour les portes badges à accrocher pour les membres équipe et Girafes Ressources

pdf.png Badge info.png reste à apporter les badges à la fête

NON
Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV Françoise Berry JF 200 exemplaires imprimés. reste à les apporter NON
Programmes de stages et livrets Françoise Berry Apporte 50 exemplaires NON
Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits Sophie : Récupération des tampons auprès de Magali But : Encrage de la main des visiteurs pour entrées/sorties sans paiements multiples) Fait
Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai Françoise édite, JF imprime et apporte ? NON
Table billets entrée : Bulletins adhésion Au dos des Flyers faits par Françoise RAS Fait
Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion JF voir ci-contre, copies faites pdf.png Sympathisants ACNV info.png Soldée
Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas

avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)

Sophie ? FAIT
Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques Sophie ? FAIT
Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche Sophie regarde ? FAIT
Table accueil ? : boite(s) à chaussure joliment décorée pour les dons Sophie Fournit la boîte à chaussures FAIT

Pour le poste vente des livresModifier

Responsable du poste livre et des recettes de livres : Delphine (à vérifier avec toi Delphine)

Fournitures à prévoir :
  • Etiquettes cartonnées avec les prix des livres. (Jean-François)
  • 3 listes des livres avec tarifs pour chaque bénévoles présents. (Delphine)
  • Calculatrice. (Chez Rabia-Sarah)
  • Gros scotch pour refermer les cartons. (Sophie)
  • Feutres. (Sophie)
  • Fiche d'inventaire vierge. (Delphine
  • Etiquettes autocollantes pour noter le contenu de chaque carton lors de l'inventaire de fin de journée. (Françoise)

Avant la FêteModifier

Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres :
  • Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres
  • La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.
  • S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
  • Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs
pdf.png Fiche de stock des livres info.png
Actions amont fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires Delphine et Françoise B. Inventaire réalisé le 13/04. Fait
Commander les livres nécessaires Delphine Stock suffisant ANNULEE
Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah Jean-François et François Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir NON
Définir le lieu de stockage des livres après la fête Caroline Caroline récupère le stock pour le salon Zen SOLDEE
Ramener les livres chez Caroline après la fête Qui ? A quelle date ? NON
  • Etat des actions réalisées par Delphine

Suite à l'inventaire, une vingtaine d'exemplaires de chaque titre (une trentaine pour le dernier livre de Thomas avec CD) sera gardée pour la fête et restera stockés chez Rabia-Sarah, le reste sera réexpédié aux éditeurs dès que possible (sauf édition Esserci).

Les livres pour enfants (édition Esserci) ne se renvoient pas à l'éditeur. Actuellement, une partie est stockée chez Caroline. Ceux présents lors de la conf. de Thomas sont chez Rabia-Sarah. Suite à l'inventaire, les titres manquants des éditions Esserci seront complétés grâce au stock présent chez Caroline et à défaut, en passant commande.

Le transport des livres vers la MAS par Alessandro le vendredi 07 reste à confirmer (d'ici la fin de la semaine). Après la fête, les livres invendus seront stockés chez Caroline en prévision du salon Zen. Capacité de stockage chez Caroline : environ une dizaine de petits cartons. Prévoir une personne pour ramener les livres chez Caroline après la fête sachant que Caroline ne pourra pas les réceptionner ce week-end là car pas dispo. Voir qui peut les stocker provisoirement.

Un exemplaire de chaque livre sera repéré « exemplaire d'exposition » lorsque le stock sera épuisé, les personnes le souhaitant pourront le commander par Internet à Françoise. Les livres étiquetés pourront ainsi composer la valise d'exposition des livres pour l'Ile de France (cf les actions du Cercle sur ce sujet dans le CR de mars 2010)

L'inventaire a été réalisé par Delphine le 13/04 de 13h30 à 19h. Mise à jour de la fiche stock réalisée le 14/04. Stock suffisant sauf en ce qui concerne les livres pour enfants donc pas de commande à prévoir. Les livres pour enfants manquants ont été récupérés par Sophie chez Caroline le 17/04.

Relance par mail d'Alessandro le 16/04 : en attente de la réponse pour le 21/04. Réponse négative.

Au sujet des livres pour enfants : l'âge préconisé pour chaque livre a été reporté sur la fiche stock afin de répondre aux questions et faciliter la vente de ces livres ( Vu avec Nathalie Dard le 21/04). Une fiche stock par personne sera prévue pour la fête.

Pendant la FêteModifier

Actions et matériels pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres Delphine ? NON
Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi Sophie ? NON
Matériels : 5 tables MAS ? NON
Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV CF Poste accueil JF imprime et apporte Soldée NON
carnet de factures Caroline - Malika Fournit le carnet de factures et les CD Guerres et paix dans le couple NON
Matériels : 1 caisse et un fond de caisse Sophie voit avec Magali ? ----
Matériels : Stands ACNV Sophie Panneaux récupérés auprès de Magali le 17/04. SOLDEE

Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaineModifier

Avant la FêteModifier

Actions amont fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Obtenir la configuration des salles Sophie et Delphine 17/04/10 SOLDEE
Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir) Sophie et Delphine 17/04/10 SOLDEE
Signalétique voir actions Accueil Jean-François Pris en compte dans Acceuil ANNULEE
Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir. Sophie ? NON
Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket Sophie ? NON
Boisson et nourriture équipe Qui ? ? NON
Pose de la signalétique avant ouverture des portes A définir après visite 17/04 ? NON
Mail vers le réseau des Créatifs Culturels Sophie pdf.png Mail info.png Soldée
Message vers le réseau Viadéo Delphine Messages sur 5 forums et dans l'agenda des événements Soldée

Pendant la FêteModifier

Actions pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources Qui ? ? NON
Une personne responsable des adhésions Qui ? ? NON
Une personne responsable des entrées Qui ? ? NON
Une personne responsable des billets pour le repas du soir Qui ? ? NON
Centralisation des recettes Qui ? ? NON
Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures) Qui ? ? NON
Garder les matériels sensibles sous clé. Qui ? ? NON

Rôle des personnes en soutien de l'équipe AfricaineModifier

Avant la FêteModifier

Actions avant la fête
entre aujourd'hui et 7 mai		 Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages Sophie ? NON
Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance Sophie ? NON
Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009) Qui ? ? NON

Pendant la FêteModifier

Actions pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. François et membres équipe ? NON
Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ... François et membres équipe ? NON
Interview de l'équipe Africaine ... Malika Avec François NON

MatérielModifier

Matériels Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Sono et 3 micros (existent dans certains espaces de la MAS) Delphine et Sophie Regardent les possibilités avec la MAS le 17/04. Infos sur le site de la MAS : les salles sont équipées de paper board, d'écran et de fontaines à eau : lien vers la brochure décrivant les salles NON
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