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modifications
Modifications
mise à jour des actions
Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.
===Pour le poste accueilla signalétique===
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle)
|Jean-François
|Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés. Signalétique fournie par la MAS|NONSOLDEE
|----
!Liste des ateliers et des horaires
|Jean-François
|Sera arrêtée après visite du 17/04Signalétique fournie par la MAS|NONSOLDEE
|----
!Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs, étiquettes...
|NON
|----
!Fournitures diverses : liste Liste des invités|Sophie. JF envoie un tableau avec les niveaux d'implication des bénévoles pour déterminer la liste finale.
|Réalise et apporte
|NON
===Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas===
Responsable des recettes entrées et de l'organisation : Sophie
2 postes à l'entrée de la salle avec 2 personnes à chaque poste et à chaque poste :
- 1 caisse marquée "adhésion"
- les badges équipe organisatrice
- 1 fichier adhérents à jour de cotisation au 7 mai
- des flyers avec partie adhésion
- 1 chemise pour ranger les demandes d'adhésion
- 1 caisse marquée "entrée" + prix - dans la caisse : tampon encreur
- un fond de caisse
- 1 jeu d'étiquette vierge pour badges
- 1 liste des invités
- 1 caisse marquée " buffet" et le prix du buffet dessus (dedans 150 tickets pour le repas)
- des programmes
- 1 liste vierge pour sympathisants voulant laisser leurs coordonnées mais ne voulant pas adhérer
- des stylos
- 1 boite pour les dons joliment décorée
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!3 5 tables(2 postes accueil x 2 tables + 1 table pour bloquer accès comptoir)
|MAS
|?
!Étiquette vierge pour badges invités
|Qui ?
|à clarifier avec Françoise|NONANNULEE
|----
!Badges équipe organisatrice
|Françoise
|Françoise fournit la matrice à et JF qui imprime et apporte avec des porte . Images imprimées pour les portes badges à accrocher pour les membres équipe et Girafes Ressources{{Fichier|pdf|Badges.pdf|Badge}} reste à apporter les badges à la fête
|NON
|----
!Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
|Françoise Berry
|JF Imprime 200 ex et apporteexemplaires imprimés. reste à les apporter
|NON
|----
|Sophie : Récupération des tampons auprès de Magali
|But : Encrage de la main des visiteurs pour entrées/sorties sans paiements multiples)
|NONFait
|----
!Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai
|Françoise édite, JF imprime et apporte ?
|?
|NON
|Au dos des Flyers faits par Françoise
|RAS
|SoldéeFait
|----
!Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion
|Sophie
|?
|NONFAIT
|----
!Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques
|Sophie
|?
|NONFAIT
|----
!Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche
|Sophie regarde
|?
|NONFAIT
|----
!Table accueil ? : boite(s) à chaussure joliment décorée pour les dons
|Sophie
|Fournit la boîte à chaussures
|NONFAIT
|}
===Pour le poste vente des livres===
Responsable du poste livre et des recettes de livres : Delphine (à vérifier avec toi Delphine)
:Fournitures à prévoir :
:* Etiquettes cartonnées avec les prix des livres. (Jean-François)
:* 3 listes des livres avec tarifs pour chaque bénévoles présents. (Delphine)
:* Calculatrice. (Chez Rabia-Sarah)
:* Gros scotch pour refermer les cartons. (Sophie)
:* Feutres. (Sophie)
:* Fiche d'inventaire vierge. (Delphine
:* Etiquettes autocollantes pour noter le contenu de chaque carton lors de l'inventaire de fin de journée. (Françoise)
====Avant la Fête====
: Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres :
!Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires
|Delphine et Françoise B.
|Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournirInventaire réalisé le 13/04.|NONFait
|----
!Commander les livres nécessaires
|Delphine
|Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournirStock suffisant|NONANNULEE
|----
!Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah
|Qui ?Jean-François et François
|Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir
|NON
|----
!Définir le lieu de stockage des livres de retour après la fête|Caroline|Caroline récupère le stock pour le salon Zen|SOLDEE|----!Ramener les livres chez Caroline après la fête
|Qui ?
|Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournirA quelle date ?
|NON
|}
* Sera retranscrit Etat des actions réalisées par DelphineSuite à l'inventaire, une vingtaine d'exemplaires de chaque titre (une trentaine pour le dernier livre de Thomas avec CD) sera gardée pour la fête et restera stockés chez Rabia-Sarah, le reste sera réexpédié aux éditeurs dès que possible (sauf édition Esserci). Les livres pour enfants (édition Esserci) ne se renvoient pas à l'éditeur. Actuellement, une partie est stockée chez Caroline. Ceux présents lors de la conf. de Thomas sont chez Rabia-Sarah. Suite à l'inventaire, les titres manquants des éditions Esserci seront complétés grâce au stock présent chez Caroline et à défaut, en passant commande. Le transport des livres vers la MAS par Alessandro le vendredi 07 reste à confirmer (d'ici et dans la fin de la semaine).Après la fête, les livres invendus seront stockés chez Caroline en prévision du salon Zen. Capacité de stockage chez Caroline : environ une dizaine de petits cartons. Prévoir une personne pour ramener les livres chez Caroline après la fête sachant que Caroline ne pourra pas les réceptionner ce week-end là car pas dispo. Voir qui peut les stocker provisoirement. Un exemplaire de chaque livre sera repéré « exemplaire d'exposition » lorsque le stock sera épuisé, les personnes le tableau souhaitant pourront le bilan commander par Internet à Françoise. Les livres étiquetés pourront ainsi composer la valise d'exposition des livres pour l'Ile de France (cf les actions réalisées du Cercle sur ce sujet dans le CR de mars 2010) L'inventaire a été réalisé par Delphine le 13/04 de 13h30 à 19h. Mise à jour de la fiche stock réalisée le 14/04. Stock suffisant sauf en ce qui concerne les livres pour enfants donc pas de commande à prévoir. Les livres pour enfants manquants ont été récupérés par Sophie chez Caroline le 17/04. Relance par mail d'Alessandro le 16/04 : en attente de la réponse pour le 21/04. Réponse négative. Au sujet des livres pour enfants : l'âge préconisé pour chaque livre a été reporté sur la fiche stock afin de répondre aux questions et Carolinefaciliter la vente de ces livres ( Vu avec Nathalie Dard le 21/04). Une fiche stock par personne sera prévue pour la fête.
====Pendant la Fête====
|NON
|----
!Matériels : 3 5 tables
|MAS
|?
!Matériels : Stands ACNV
|Sophie
|Récupère Panneaux récupérés auprès de Magali le panneau chez Magali. Définition des panneaux à utiliser ou non en fonction visite 17/04.|NONSOLDEE
|----
|}
|Sophie et Delphine
|17/04/10
|NONSOLDEE
|----
!Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)
|Sophie et Delphine
|17/04/10
|NONSOLDEE
|----
!Signalétique voir actions Accueil
|----
!Pose de la signalétique avant ouverture des portes
|Qui ?A définir après visite 17/04
|?
|NON
!Message vers le réseau Viadéo
|Delphine
|Messages sur 4 5 forums et dans l'agenda des événements
|Soldée
|}
|----
!Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages
|Qui ?Sophie
|?
|NON
|----
!Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance
|Qui ?Sophie
|?
|NON
|----
!Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
|Magali François et membres équipe
|?
|NON
|----
!Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...
|Magali François et membres équipe
|?
|NON
|----
!Interview de l'équipe Africaine ...
|Malika
|Avec François
|NON
|----
|}
====Matériel====
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
!Matériels !!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Sono et 3 micros(existent dans certains espaces de la MAS)
|Delphine et Sophie
|Regardent les possibilités avec la MAS le 17/04. Infos sur le site de la MAS : les salles sont équipées de paper board, d'écran et de fontaines à eau : [http://www.mas-paris.fr/medias/MAS_BROCHURE_-9.pdf lien vers la brochure décrivant les salles]
|NON
|----
|}