Fête de la CNV 2010/Préparation/Actions : Différence entre versions
(→Avant la Fête) |
(→Pour le poste vente des livres) |
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| Ligne 136 : | Ligne 136 : | ||
Responsable du poste livre et des recettes de livres : Delphine (à vérifier avec toi Delphine) | Responsable du poste livre et des recettes de livres : Delphine (à vérifier avec toi Delphine) | ||
| − | + | :Fournitures à prévoir : | |
| + | :* Etiquettes cartonnées avec les prix des livres. | ||
| + | :* 3 listes des livres avec tarifs pour chaque bénévoles présents. | ||
| + | :* Calculatrice. | ||
| + | :* Gros scotch pour refermer les cartons. | ||
| + | :* Feutres. | ||
| + | :* Fiche d'inventaire vierge. | ||
| + | :* Etiquettes autocollantes pour noter le contenu de chaque carton lors de l'inventaire de fin de journée. | ||
====Avant la Fête==== | ====Avant la Fête==== | ||
| Ligne 168 : | Ligne 175 : | ||
|Caroline | |Caroline | ||
|Caroline récupère le stock pour le salon Zen | |Caroline récupère le stock pour le salon Zen | ||
| − | | | + | |SOLDEE |
|---- | |---- | ||
!Ramener les livres chez Caroline après la fête | !Ramener les livres chez Caroline après la fête | ||
| Ligne 204 : | Ligne 211 : | ||
|NON | |NON | ||
|---- | |---- | ||
| − | !Matériels : | + | !Matériels : 5 tables |
|MAS | |MAS | ||
|? | |? | ||
| Ligne 226 : | Ligne 233 : | ||
!Matériels : Stands ACNV | !Matériels : Stands ACNV | ||
|Sophie | |Sophie | ||
| − | | | + | |Panneaux récupérés auprès de Magali le 17/04. |
| − | | | + | |SOLDEE |
|---- | |---- | ||
|} | |} | ||
Version du 18 avril 2010 à 18:53
Sommaire
- 1 Suivi des actions de préparation
Suivi des actions de préparation
Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.
Pour la signalétique
| Matériels nécessaires | Qui fait quoi ? | Avancement de l'action | Action soldée ? |
|---|---|---|---|
| Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle) | Jean-François | Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés | NON |
| Liste des ateliers et des horaires | Jean-François | Sera arrêtée après visite du 17/04 avec mode d'utilisation de la salle Cassis | NON |
| Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs, étiquettes... | Sophie | NON | |
| Liste des invités | Sophie. JF envoie un tableau avec les niveaux d'implication des bénévoles pour déterminer la liste finale. | Réalise et apporte | NON |
Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas
Responsable des recettes entrées et de l'organisation : Sophie
2 postes à l'entrée de la salle avec 2 personnes à chaque poste et à chaque poste :
- 1 caisse marquée "adhésion"
- 1 fichier adhérents à jour de cotisation au 7 mai
- des flyers avec partie adhésion
- 1 chemise pour ranger les demandes d'adhésion
- 1 caisse marquée "entrée" + prix - dans la caisse : tampon encreur
- 1 jeu d'étiquette vierge pour badges
- 1 liste des invités
- 1 caisse marquée " buffet" et le prix du buffet dessus (dedans 75 tickets pour le repas)
- des programmes
- 1 liste vierge pour sympathisants voulant laisser leurs coordonnées mais ne voulant pas adhérer
- des stylos
- 1 boite pour les dons joliment décorée
| Matériels nécessaires | Qui fait quoi ? | Avancement de l'action | Action soldée ? |
|---|---|---|---|
| 5 tables (2 postes accueil x 2 tables + 1 table pour bloquer accès comptoir) | MAS | ? | NON |
| Étiquette vierge pour badges invités | Qui ? | à clarifier avec Françoise | NON |
| Badges équipe organisatrice | Françoise | Françoise et JF. Images imprimées pour les portes badges à accrocher pour les membres équipe et Girafes Ressources | NON |
| Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV | Françoise Berry | JF 200 exemplaires imprimés. reste à les apporter | NON |
| Programmes de stages et livrets | Françoise Berry | Apporte 50 exemplaires | NON |
| Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits | Sophie : Récupération des tampons auprès de Magali | But : Encrage de la main des visiteurs pour entrées/sorties sans paiements multiples) | FAIT |
| Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai | Françoise édite, JF imprime et apporte ? | ? | NON |
| Table billets entrée : Bulletins adhésion | Au dos des Flyers faits par Françoise | RAS | Soldée |
| Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion | JF voir ci-contre, copies faites |  Sympathisants ACNV 
|
Soldée |
| Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas
avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €) |
Sophie | ? | FAIT |
| Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques | Sophie | ? | FAIT |
| Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche | Sophie regarde | ? | FAIT |
| Table accueil ? : boite(s) à chaussure joliment décorée pour les dons | Sophie | Fournit la boîte à chaussures | FAIT |
Pour le poste vente des livres
Responsable du poste livre et des recettes de livres : Delphine (à vérifier avec toi Delphine)
- Fournitures à prévoir :
- Etiquettes cartonnées avec les prix des livres.
- 3 listes des livres avec tarifs pour chaque bénévoles présents.
- Calculatrice.
- Gros scotch pour refermer les cartons.
- Feutres.
- Fiche d'inventaire vierge.
- Etiquettes autocollantes pour noter le contenu de chaque carton lors de l'inventaire de fin de journée.
Avant la Fête
- Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres :
- Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres
- La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.
- S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
- Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs
- Fiche de stock des livres
| Actions amont fête | Qui fait quoi ? | Avancement de l'action | Action soldée ? |
|---|---|---|---|
| Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires | Delphine et Françoise B. | Inventaire réalisé le 13/04. | SOLDEE |
| Commander les livres nécessaires | Delphine | Stock suffisant | ANNULEE |
| Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah | Qui ? | Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir | NON |
| Définir le lieu de stockage des livres après la fête | Caroline | Caroline récupère le stock pour le salon Zen | SOLDEE |
| Ramener les livres chez Caroline après la fête | Qui ? | A quelle date ? | NON |
- Etat des actions réalisées par Delphine
Suite à l'inventaire, une vingtaine d'exemplaires de chaque titre (une trentaine pour le dernier livre de Thomas avec CD) sera gardée pour la fête et restera stockés chez Rabia-Sarah, le reste sera réexpédié aux éditeurs dès que possible (sauf édition Esserci).
Les livres pour enfants (édition Esserci) ne se renvoient pas à l'éditeur. Actuellement, une partie est stockée chez Caroline. Ceux présents lors de la conf. de Thomas sont chez Rabia-Sarah. Suite à l'inventaire, les titres manquants des éditions Esserci seront complétés grâce au stock présent chez Caroline et à défaut, en passant commande.
Le transport des livres vers la MAS par Alessandro le vendredi 07 reste à confirmer (d'ici la fin de la semaine). Après la fête, les livres invendus seront stockés chez Caroline en prévision du salon Zen. Capacité de stockage chez Caroline : environ une dizaine de petits cartons. Prévoir une personne pour ramener les livres chez Caroline après la fête sachant que Caroline ne pourra pas les réceptionner ce week-end là car pas dispo. Voir qui peut les stocker provisoirement.
Un exemplaire de chaque livre sera repéré « exemplaire d'exposition » lorsque le stock sera épuisé, les personnes le souhaitant pourront le commander par Internet à Françoise. Les livres étiquetés pourront ainsi composer la valise d'exposition des livres pour l'Ile de France (cf les actions du Cercle sur ce sujet dans le CR de mars 2010)
L'inventaire a été réalisé par Delphine le 13/04 de 13h30 à 19h. Mise à jour de la fiche stock réalisée le 14/04. Stock suffisant sauf en ce qui concerne les livres pour enfants donc pas de commande à prévoir. Les livres pour enfants manquants ont été récupérés par Sophie chez Caroline le 17/04. Nous pourrons alors faire le point avant les départs en vacances.
Relance par mail d'Alessandro le 16/04 : en attente.
Pendant la Fête
| Actions et matériels pendant la fête | Qui fait quoi ? | Avancement de l'action | Action soldée ? |
|---|---|---|---|
| Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres | Delphine | ? | NON |
| Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi | Sophie | ? | NON |
| Matériels : 5 tables | MAS | ? | NON |
| Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV | CF Poste accueil JF imprime et apporte | Soldée | NON |
| carnet de factures | Caroline - Malika | Fournit le carnet de factures et les CD Guerres et paix dans le couple | NON |
| Matériels : 1 caisse et un fond de caisse | Sophie voit avec Magali | ? | ---- |
| Matériels : Stands ACNV | Sophie | Panneaux récupérés auprès de Magali le 17/04. | SOLDEE |
Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine
Avant la Fête
| Actions amont fête | Qui fait quoi ? | Avancement de l'action | Action soldée ? |
|---|---|---|---|
| Obtenir la configuration des salles | Sophie et Delphine | 17/04/10 | SOLDEE |
| Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir) | Sophie et Delphine | 17/04/10 | SOLDEE |
| Signalétique voir actions Accueil | Jean-François | Pris en compte dans Acceuil | ANNULEE |
| Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir. | Sophie | ? | NON |
| Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket | Sophie | ? | NON |
| Boisson et nourriture équipe | Qui ? | ? | NON |
| Pose de la signalétique avant ouverture des portes | A définir après visite 17/04 | ? | NON |
| Mail vers le réseau des Créatifs Culturels | Sophie | Mail
|
Soldée |
| Message vers le réseau Viadéo | Delphine | Messages sur 5 forums et dans l'agenda des événements | Soldée |
Pendant la Fête
| Actions pendant la fête | Qui fait quoi ? | Avancement de l'action | Action soldée ? |
|---|---|---|---|
| Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources | Qui ? | ? | NON |
| Une personne responsable des adhésions | Qui ? | ? | NON |
| Une personne responsable des entrées | Qui ? | ? | NON |
| Une personne responsable des billets pour le repas du soir | Qui ? | ? | NON |
| Centralisation des recettes | Qui ? | ? | NON |
| Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures) | Qui ? | ? | NON |
| Garder les matériels sensibles sous clé. | Qui ? | ? | NON |
Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine
Avant la Fête
| Actions avant la fête entre aujourd'hui et 7 mai |
Qui fait quoi ? | Avancement de l'action | Action soldée ? |
|---|---|---|---|
| Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages | Sophie | ? | NON |
| Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance | Sophie | ? | NON |
| Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009) | Qui ? | ? | NON |
Pendant la Fête
| Actions pendant la fête | Qui fait quoi ? | Avancement de l'action | Action soldée ? |
|---|---|---|---|
| Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. | François et membres équipe | ? | NON |
| Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ... | François et membres équipe | ? | NON |
| Interview de l'équipe Africaine ... | Malika | Avec François | NON |
Matériel
| Matériels | Qui fait quoi ? | Avancement de l'action | Action soldée ? |
|---|---|---|---|
| Sono et 3 micros (existent dans certains espaces de la MAS) | Delphine et Sophie | Regardent les possibilités avec la MAS le 17/04. Infos sur le site de la MAS : les salles sont équipées de paper board, d'écran et de fontaines à eau : lien vers la brochure décrivant les salles | NON |
