Fête de la CNV 2010/Préparation/Actions : Différence entre versions

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!Badges équipe organisatrice
 
!Badges équipe organisatrice
 
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Version du 13 avril 2010 à 09:55

Suivi des actions de préparation

Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.

Pour le poste accueil

Matériels nécessaires Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle) Jean-François Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés NON
Liste des ateliers et des horaires Jean-François Sera arrêtée après visite du 17/04 avec mode d'utilisation de la salle Cassis NON
Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs, étiquettes... Sophie NON
Liste des invités Sophie. JF envoie un tableau avec les niveaux d'implication des bénévoles pour déterminer la liste finale. Réalise et apporte NON

Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas

Matériels nécessaires Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
3 tables MAS ? NON
Étiquette vierge pour badges invités Qui ? à clarifier avec Françoise NON
Badges équipe organisatrice Françoise Françoise et JF qui imprime et apporte avec des porte badges à accrocher pour les membres équipe et Girafes Ressources

pdf.png Badge info.png

NON
Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV Françoise Berry JF Imprime 200 ex et apporte NON
Programmes de stages et livrets Françoise Berry Apporte 50 exemplaires NON
Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits Sophie : Récupération des tampons auprès de Magali But : Encrage de la main des visiteurs pour entrées/sorties sans paiements multiples) NON
Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai Françoise édite, JF imprime et apporte ? ? NON
Table billets entrée : Bulletins adhésion Au dos des Flyers faits par Françoise RAS Soldée
Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion JF voir ci-contre, copies faites pdf.png Sympathisants ACNV info.png Soldée
Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas

avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)

Sophie ? NON
Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques Sophie ? NON
Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche Sophie regarde ? NON
Table accueil ? : boite(s) à chaussure joliment décorée pour les dons Sophie Fournit la boîte à chaussures NON

Pour le poste vente des livres

Avant la Fête

Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres :
  • Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres
  • La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.
  • S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
  • Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs
pdf.png Fiche de stock des livres info.png
Actions amont fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires Delphine et Françoise B. Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir NON
Commander les livres nécessaires Delphine Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir NON
Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah Qui ? Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir NON
Définir le lieu de stockage des livres de retour après la fête Qui ? Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir NON
  • Sera retranscrit ici et dans le tableau le bilan des actions réalisées par Delphine et Caroline.

Pendant la Fête

Actions et matériels pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres Delphine ? NON
Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi Sophie ? NON
Matériels : 3 tables MAS ? NON
Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV CF Poste accueil JF imprime et apporte Soldée NON
carnet de factures Caroline - Malika Fournit le carnet de factures et les CD Guerres et paix dans le couple NON
Matériels : 1 caisse et un fond de caisse Sophie voit avec Magali ? ----
Matériels : Stands ACNV Sophie Récupère le panneau chez Magali. Définition des panneaux à utiliser ou non en fonction visite 17/04 NON

Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine

Avant la Fête

Actions amont fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Obtenir la configuration des salles Sophie et Delphine 17/04/10 NON
Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir) Sophie et Delphine 17/04/10 NON
Signalétique voir actions Accueil Jean-François Pris en compte dans Acceuil ANNULEE
Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir. Sophie ? NON
Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket Sophie ? NON
Boisson et nourriture équipe Qui ? ? NON
Pose de la signalétique avant ouverture des portes A définir après visite 17/04 ? NON
Mail vers le réseau des Créatifs Culturels Sophie pdf.png Mail info.png Soldée
Message vers le réseau Viadéo Delphine Messages sur 4 forums et dans l'agenda des événements Soldée

Pendant la Fête

Actions pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources Qui ? ? NON
Une personne responsable des adhésions Qui ? ? NON
Une personne responsable des entrées Qui ? ? NON
Une personne responsable des billets pour le repas du soir Qui ? ? NON
Centralisation des recettes Qui ? ? NON
Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures) Qui ? ? NON
Garder les matériels sensibles sous clé. Qui ? ? NON

Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine

Avant la Fête

Actions avant la fête
entre aujourd'hui et 7 mai		 Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages Sophie ? NON
Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance Sophie ? NON
Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009) Qui ? ? NON

Pendant la Fête

Actions pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Magali et membres équipe ? NON
Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ... Magali et membres équipe ? NON
Interview de l'équipe Africaine ... Malika Avec François NON

Matériel

Matériels Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Sono et 3 micros Delphine et Sophie Regardent les possibilités avec la MAS le 17/04 NON
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