Fête de la CNV 2010/Préparation/Actions : Différence entre versions

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(→‎Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas : mise à jour)
(mise à jour)
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!Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires
 
!Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires
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|Delphine avec Caroline (à confirmer) et Françoise B.
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|Delphine et Françoise B.
 
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!Définir le lieu de stockage des livres de retour après la fête
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!Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi
 
!Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi
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!Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
 
!Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
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|CF Poste accueil JF imprime et apporte
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!Matériels : 1 caisse et un fond de caisse
 
!Matériels : 1 caisse et un fond de caisse
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|Sophie voit avec Magali
 
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!Matériels : Stands ACNV
 
!Matériels : Stands ACNV
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|Sophie
 
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!Obtenir la configuration des salles  
 
!Obtenir la configuration des salles  
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|Sophie et Delphine
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|17/04/10
 
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!Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)
 
!Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)
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|Sophie et Delphine
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!Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
 
!Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
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!Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain.
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!Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket
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!Achat boissons et nourritures pour équipe organisation
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!Boisson et nourriture équipe
 
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Version du 7 avril 2010 à 20:36

Suivi des actions de préparation

Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.

Pour le poste accueil

Matériels nécessaires Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle) Jean-François Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés NON
liste des ateliers et des horaires Jean-François NON
Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs... Sophie NON
Fournitures diverses : liste des invités Sophie Réalise et apporte NON

Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas

Matériels nécessaires Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
3 tables MAS ? NON
Étiquette vierge pour badges invités Qui ? à clarifier avec Françoise NON
Badges équipe organisatrice Françoise ? NON
Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV Françoise Berry JF Imprime 200 ex et apporte NON
Programmes de stages et livrets ? A voir avec Françoise ? NON
Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits A voir avec Françoise et Magali pour tampons ? NON
Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai Françoise édite, JF imprime et apporte ? ? NON
Table billets entrée : Bulletins adhésion Au dos des Flyers faits par Françoise ? Soldée
Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion JF fait le tableau. ? NON
Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas

avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)

Qui ? ? NON
Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques Sophie ? NON
Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche Sophie regarde ? NON

Pour le poste vente des livres

Avant la Fête

Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres :
  • Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres
  • La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.
  • S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
  • Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs
pdf.png Fiche de stock des livres info.png
Actions amont fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires Delphine et Françoise B. ? NON
Commander les livres nécessaires Delphine ? NON
Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah Qui ? ? NON
Définir le lieu de stockage des livres de retour après la fête Qui ? ? NON

Pendant la Fête

Actions et matériels pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres Delphine ? NON
Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi Sophie ? NON
Matériels : 3 tables MAS ? NON
Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV CF Poste accueil JF imprime et apporte Soldée NON
Matériels : 1 caisse et un fond de caisse Sophie voit avec Magali ? NON
Matériels : Stands ACNV Sophie ? NON

Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine

Avant la Fête

Actions amont fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Obtenir la configuration des salles Sophie et Delphine 17/04/10 NON
Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir) Sophie et Delphine 17/04/10 NON
Signalétique voir actions Accueil Jean-François Pris en compte dans Acceuil ANNULEE
Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir. Sophie ? NON
Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket Sophie ? NON
Boisson et nourriture équipe Qui ? ? NON
Pose de la signalétique avant ouverture des portes Qui ? ? NON

Pendant la Fête

Actions pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources Qui ? ? NON
Une personne responsable des adhésions Qui ? ? NON
Une personne responsable des entrées Qui ? ? NON
Une personne responsable des billets pour le repas du soir Qui ? ? NON
Centralisation des recettes Qui ? ? NON
Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures) Qui ? ? NON
Garder les matériels sensibles sous clé. Qui ? ? NON

Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine

Avant la Fête

Actions avant la fête
entre aujourd'hui et 7 mai		 Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages Qui ? ? NON
Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance Qui ? ? NON
Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009) Qui ? ? NON

Pendant la Fête

Actions pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Magali ? NON
Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ... Magali ? NON

Matériel

Matériels Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Sera complété à partir de l'inventaire en phase amont Qui ? ? NON
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