Fête de la CNV 2010/Préparation/Actions : Différence entre versions

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Version du 7 avril 2010 à 11:21

Suivi des actions de préparation

Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.

Pour le poste accueil

Matériels nécessaires Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle) Jean-François Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés NON
liste des ateliers et des horaires Jean-François NON
Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs... Sophie NON
Fournitures diverses : liste des invités Sophie Réalise et apporte NON

Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas

Matériels nécessaires Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
3 tables MAS ? NON
Étiquette vierge pour badges invités Qui ? ? NON
Badges équipe organisatrice Françoise ? NON
Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV Françoise Berry Imprime 300 ex et apporte NON
Programmes et livrets. Qui ? ? NON
Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits Qui ? ? NON
Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai Françoise édite, Qui apporte ? ? NON
Table billets entrée : Bulletins adhésion Qui ? A voir si au dos des Flyers faits par Françoise ? NON
Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion Qui ? ? NON
Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas

avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)

Qui ? ? NON
Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques Qui ? ? NON
Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche Qui ? ? NON

Pour le poste vente des livres

Avant la Fête

Actions amont fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires Delphine avec Caroline (à confirmer) et Françoise B. ? NON
Commander les livres nécessaires Delphine ? NON
Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah Qui ? ? NON

Pendant la Fête

Actions et matériels pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres Delphine ? NON
Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi Qui ? ? NON
Matériels : 3 tables MAS ? NON
Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV Qui ? ? NON
Matériels : 1 caisse et un fond de caisse Qui ? ? NON
Matériels : Stands ACNV Qui ? ? NON

Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine

Avant la Fête

Actions amont fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Obtenir la configuration des salles Qui ? ? NON
Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir) Qui ? ? NON
Signalétique voir actions Accueil Jean-François Pris en compte dans Acceuil ANNULEE
Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir. Qui ? ? NON
Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain. Qui ? ? NON
Achat boissons et nourritures pour équipe organisation Qui ? ? NON
Pose de la signalétique avant ouverture des portes Qui ? ? NON

Pendant la Fête

Actions pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources Qui ? ? NON
Centralisation des recettes Qui ? ? NON
Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures) Qui ? ? NON
Garder les matériels sensibles sous clé. Qui ? ? NON

Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine

Avant la Fête

Actions avant la fête
entre aujourd'hui et 7 mai		 Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages Qui ? ? NON
Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance Qui ? ? NON
Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009) Qui ? ? NON

Pendant la Fête

Actions pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Magali ? NON
Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ... Magali ? NON

Matériel

Matériels Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Sera complété à partir de l'inventaire en phase amont Qui ? ? NON
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