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| | ==Suivi des actions de préparation== | | ==Suivi des actions de préparation== |
| − | Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.
| + | * '''Rôle des personnes à l'accueil : '''Accueillir les personnes, les guider ou les renseigner vers le stand de vente des billets d'entrée , des adhésions et des tickets pour le buffet africain. |
| | | | |
| − | ===Pour la signalétique===
| + | {|class="wikitable sortable" style="text-align:left; width:100%;" |
| − | {|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;" | |
| | |+ | | |+ |
| | !Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ? | | !Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ? |
| | |---- | | |---- |
| − | !Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle) | + | !plan de situation des ateliers (plusieurs à mettre dans toute la MAS et sur chaque porte de salle) |
| | |Jean-François | | |Jean-François |
| − | |Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés. Signalétique fournie par la MAS | + | |Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés |
| − | |SOLDEE | + | |NON |
| | |---- | | |---- |
| − | !Liste des ateliers et des horaires | + | !liste des ateliers et des horaires |
| | |Jean-François | | |Jean-François |
| − | |Signalétique fournie par la MAS | + | | |
| − | |SOLDEE | + | |NON |
| | |---- | | |---- |
| − | !Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs, étiquettes... | + | !Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs... |
| | |Sophie | | |Sophie |
| | | | | | |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Liste des invités
| |
| − | |Sophie. JF envoie un tableau avec les niveaux d'implication des bénévoles pour déterminer la liste finale.
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| − | |Réalise et apporte
| |
| | |NON | | |NON |
| | |---- | | |---- |
| | |} | | |} |
| | | | |
| − | ===Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas===
| + | * '''Rôle des personnes à la vente des billets, des adhésions et des tickets repas :''' |
| − | | + | ::Vente des billets d'entrée libre et tarifs réduits |
| − | Responsable des recettes entrées et de l'organisation : Sophie
| + | ::Vente des billets pour adhérents |
| − | | + | ::Vente des tickets repas pour le buffet africain. <br> |
| − | 2 postes à l'entrée de la salle avec 2 personnes à chaque poste et à chaque poste :
| + | Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette. |
| − | | |
| − | - 1 caisse marquée "adhésion"
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| − | | |
| − | - les badges équipe organisatrice
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| − | | |
| − | - 1 fichier adhérents à jour de cotisation au 7 mai
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| − | | |
| − | - des flyers avec partie adhésion
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| − | | |
| − | - 1 chemise pour ranger les demandes d'adhésion
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| − | | |
| − | - 1 caisse marquée "entrée" + prix - dans la caisse : tampon encreur
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| − | | |
| − | - un fond de caisse
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| − | | |
| − | - 1 jeu d'étiquette vierge pour badges
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| − | | |
| − | - 1 liste des invités
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| − | | |
| − | - 1 caisse marquée " buffet" et le prix du buffet dessus (dedans 150 tickets pour le repas)
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| − | | |
| − | - des programmes
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| − | | |
| − | - 1 liste vierge pour sympathisants voulant laisser leurs coordonnées mais ne voulant pas adhérer
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| − | | |
| − | - des stylos
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| − | | |
| − | - 1 boite pour les dons joliment décorée
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| − | | |
| | | | |
| − | | + | {|class="wikitable sortable" style="text-align:left; width:100%;" |
| − | {|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;" | |
| | |+ | | |+ |
| | !Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ? | | !Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ? |
| | |---- | | |---- |
| − | !5 tables (2 postes accueil x 2 tables + 1 table pour bloquer accès comptoir) | + | !Pour toutes les tables : flyers décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse, des bics, des dossiers pour les chèques, |
| − | |MAS | + | |Qui ? |
| | |? | | |? |
| | |NON | | |NON |
| | |---- | | |---- |
| − | !Étiquette vierge pour badges invités | + | !Pour la table réservée aux billets à tarifs plein et réduit : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant rester en contact avec l'ACNV sans adhérer |
| | |Qui ? | | |Qui ? |
| − | |
| |
| − | |ANNULEE
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| − | |----
| |
| − | !Badges équipe organisatrice
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| − | |Françoise
| |
| − | |Françoise et JF. Images imprimées pour les portes badges à accrocher pour les membres équipe et Girafes Ressources
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| − | {{Fichier|pdf|Badges.pdf|Badge}} reste à apporter les badges à la fête
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
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| − | |Françoise Berry
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| − | |JF 200 exemplaires imprimés. reste à les apporter
| |
| − | |NON
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| − | |----
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| − | !Programmes de stages et livrets
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| − | |Françoise Berry
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| − | |Apporte 50 exemplaires
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| − | |NON
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| − | |----
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| − | !Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits
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| − | |Sophie : Récupération des tampons auprès de Magali
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| − | |But : Encrage de la main des visiteurs pour entrées/sorties sans paiements multiples)
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| − | |Fait
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| − | |----
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| − | !Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai
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| − | |Françoise édite, JF imprime et apporte
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| | |? | | |? |
| | |NON | | |NON |
| | |---- | | |---- |
| − | !Table billets entrée : Bulletins adhésion | + | !Pour la table réservée aux adhérents ou personnes souhaitant adhérer : 1 à 2 tampons encreurs pour marquer les paiements effectués, un fichier des adhérents à la date du 7 mai 2010, un fichier vierge pour enregistrer les personnes souhaitant adhérer, bulletins d'adhésions,dossier pour les ranger avec les chèques correspondants, programmes et livrets. |
| − | |Au dos des Flyers faits par Françoise
| + | |Qui ? |
| − | |RAS
| |
| − | |Fait
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| − | |----
| |
| − | !Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion
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| − | |JF voir ci-contre, copies faites
| |
| − | |{{Fichier|pdf|Sympathisants.pdf|Sympathisants ACNV}}
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| − | |Soldée
| |
| − | |----
| |
| − | !Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas
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| − | avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €) | |
| − | |Sophie
| |
| − | |? | |
| − | |FAIT
| |
| − | |----
| |
| − | !Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques
| |
| − | |Sophie
| |
| | |? | | |? |
| − | |FAIT
| |
| − | |----
| |
| − | !Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche
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| − | |Sophie regarde
| |
| − | |?
| |
| − | |FAIT
| |
| − | |----
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| − | !Table accueil ? : boite(s) à chaussure joliment décorée pour les dons
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| − | |Sophie
| |
| − | |Fournit la boîte à chaussures
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| − | |FAIT
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| − | |}
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| − |
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| − | ===Pour le poste vente des livres===
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| − |
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| − | Responsable du poste livre et des recettes de livres : Delphine (à vérifier avec toi Delphine)
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| − | :Fournitures à prévoir :
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| − | :* Etiquettes cartonnées avec les prix des livres. (Jean-François)
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| − | :* 3 listes des livres avec tarifs pour chaque bénévoles présents. (Delphine)
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| − | :* Calculatrice. (Chez Rabia-Sarah)
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| − | :* Gros scotch pour refermer les cartons. (Sophie)
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| − | :* Feutres. (Sophie)
| |
| − | :* Fiche d'inventaire vierge. (Delphine
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| − | :* Etiquettes autocollantes pour noter le contenu de chaque carton lors de l'inventaire de fin de journée. (Françoise)
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| − |
| |
| − | ====Avant la Fête====
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| − | : Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres :
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| − | :* Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres
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| − | :* La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.
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| − | :* S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
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| − | :* Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs
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| − | : {{Fichier|pdf|Fiche_stock.pdf|Fiche de stock des livres}}
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| − |
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| − | {|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
| |
| − | |+
| |
| − | !Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
| |
| − | |----
| |
| − | !Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires
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| − | |Delphine et Françoise B.
| |
| − | |Inventaire réalisé le 13/04.
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| − | |Fait
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| − | |----
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| − | !Commander les livres nécessaires
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| − | |Delphine
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| − | |Stock suffisant
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| − | |ANNULEE
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| − | |----
| |
| − | !Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah
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| − | |Jean-François et François
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| − | |Point des actions faites par Delphine avec Caroline à fournir
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| | |NON | | |NON |
| | |---- | | |---- |
| − | !Définir le lieu de stockage des livres après la fête | + | !Pour la table réservée à l'achat des billets donnant droit au buffet Africain : Carnets de billets à souche |
| − | |Caroline
| |
| − | |Caroline récupère le stock pour le salon Zen
| |
| − | |SOLDEE
| |
| − | |----
| |
| − | !Ramener les livres chez Caroline après la fête
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| | |Qui ? | | |Qui ? |
| − | |A quelle date ? | + | |? |
| | |NON | | |NON |
| | |} | | |} |
| − | * Etat des actions réalisées par Delphine
| |
| − | Suite à l'inventaire, une vingtaine d'exemplaires de chaque titre (une trentaine pour le dernier livre de Thomas avec CD) sera gardée pour la fête et restera stockés chez Rabia-Sarah, le reste sera réexpédié aux éditeurs dès que possible (sauf édition Esserci).
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| − |
| |
| − | Les livres pour enfants (édition Esserci) ne se renvoient pas à l'éditeur. Actuellement, une partie est stockée chez Caroline. Ceux présents lors de la conf. de Thomas sont chez Rabia-Sarah. Suite à l'inventaire, les titres manquants des éditions Esserci seront complétés grâce au stock présent chez Caroline et à défaut, en passant commande.
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| − |
| |
| − | Le transport des livres vers la MAS par Alessandro le vendredi 07 reste à confirmer (d'ici la fin de la semaine).
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| − | Après la fête, les livres invendus seront stockés chez Caroline en prévision du salon Zen. Capacité de stockage chez Caroline : environ une dizaine de petits cartons. Prévoir une personne pour ramener les livres chez Caroline après la fête sachant que Caroline ne pourra pas les réceptionner ce week-end là car pas dispo. Voir qui peut les stocker provisoirement.
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| − |
| |
| − | Un exemplaire de chaque livre sera repéré « exemplaire d'exposition » lorsque le stock sera épuisé, les personnes le souhaitant pourront le commander par Internet à Françoise. Les livres étiquetés pourront ainsi composer la valise d'exposition des livres pour l'Ile de France (cf les actions du Cercle sur ce sujet dans le CR de mars 2010)
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| − |
| |
| − | L'inventaire a été réalisé par Delphine le 13/04 de 13h30 à 19h. Mise à jour de la fiche stock réalisée le 14/04. Stock suffisant sauf en ce qui concerne les livres pour enfants donc pas de commande à prévoir. Les livres pour enfants manquants ont été récupérés par Sophie chez Caroline le 17/04.
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| − |
| |
| − | Relance par mail d'Alessandro le 16/04 : en attente de la réponse pour le 21/04. Réponse négative.
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| | | | |
| − | Au sujet des livres pour enfants : l'âge préconisé pour chaque livre a été reporté sur la fiche stock afin de répondre aux questions et faciliter la vente de ces livres ( Vu avec Nathalie Dard le 21/04). Une fiche stock par personne sera prévue pour la fête.
| + | * '''Rôle des personnes à la vente des livres :''' 1 personne à minima de l'équipe se charge d'aller chercher les livres stockés chez Rabia Sarah, d'établir avec Caroline, Françoise B et Magali l'état du stock (inventaire) et des approvisionnements nécessaires (commandes)- minimum 15 jours avant la fête. Durant la fête, une personne de l'équipe est en charge de la centralisation de la recette et de son dépôt à la poste le lundi. '''Matériel nécessaire :''' chacune des 3 tables de vente des livres comporte des flyers et imprimés décrivant l'association, 1 caisse avec fond de caisse. |
| | | | |
| − | ====Pendant la Fête====
| |
| − | {|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
| |
| − | |+
| |
| − | !Actions et matériels pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
| |
| − | |----
| |
| − | !Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres
| |
| − | |Delphine
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi
| |
| − | |Sophie
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Matériels : 5 tables
| |
| − | |MAS
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
| |
| − | |CF Poste accueil JF imprime et apporte
| |
| − | |Soldée
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !carnet de factures
| |
| − | |Caroline - Malika
| |
| − | |Fournit le carnet de factures et les CD Guerres et paix dans le couple
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Matériels : 1 caisse et un fond de caisse
| |
| − | |Sophie voit avec Magali
| |
| − | |?
| |
| − | |NON|----
| |
| − | |----
| |
| − | !Matériels : Stands ACNV
| |
| − | |Sophie
| |
| − | |Panneaux récupérés auprès de Magali le 17/04.
| |
| − | |SOLDEE
| |
| − | |----
| |
| − | |}
| |
| − |
| |
| − | ===Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine===
| |
| − | ====Avant la Fête====
| |
| − | {|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
| |
| − | |+
| |
| − | !Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
| |
| − | |----
| |
| − | !Obtenir la configuration des salles
| |
| − | |Sophie et Delphine
| |
| − | |17/04/10
| |
| − | |SOLDEE
| |
| − | |----
| |
| − | !Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)
| |
| − | |Sophie et Delphine
| |
| − | |17/04/10
| |
| − | |SOLDEE
| |
| − | |----
| |
| − | !Signalétique voir actions Accueil
| |
| − | |Jean-François
| |
| − | |Pris en compte dans Acceuil
| |
| − | |ANNULEE
| |
| − | |----
| |
| − | !Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
| |
| − | |Sophie
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain + gestion entrant ticket
| |
| − | |Sophie
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Boisson et nourriture équipe
| |
| − | |Qui ?
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Pose de la signalétique avant ouverture des portes
| |
| − | |A définir après visite 17/04
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Mail vers le réseau des Créatifs Culturels
| |
| − | |Sophie
| |
| − | |{{Fichier|pdf|Mail_promo_vers_créateurs_culturesl.pdf|Mail}}
| |
| − | |Soldée
| |
| − | |----
| |
| − | !Message vers le réseau Viadéo
| |
| − | |Delphine
| |
| − | |Messages sur 5 forums et dans l'agenda des événements
| |
| − | |Soldée
| |
| − | |}
| |
| | | | |
| − | ====Pendant la Fête====
| + | * '''Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine :''' |
| − | {|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
| + | '''Avant la fête''' |
| − | |+
| + | : Obtenir la configuration des salles et la vérifier en organisant une visite des lieux au plus tard la veille au soir |
| − | !Actions pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
| + | : Définir la signalétique nécessaire pour faciliter les accès et cheminements du public (JF propose de se charger de la réalisation des affiches pour la signalétique) |
| − | |----
| + | : Obtenir des amis africains les éventuelles images pour les affichages pour le repas et la fête du soir. |
| − | !Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources
| + | : Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain. |
| − | |Qui ?
| + | '''Pendant la fête''' |
| − | |?
| + | : Assurer la coordination des différentes équipes avec un rôle particulier au niveau des différentes recettes |
| − | |NON
| + | : Assurer la logistique pour les équipes (nourritures et boissons) |
| − | |----
| + | : Garder sous clés les matériels sensibles |
| − | ! Une personne responsable des adhésions
| + | : Assurer la liaison avec les animateurs des ateliers |
| − | |Qui ?
| + | : Assurer la liaison avec l'équipe Girafes Ressources pouvant venir en renfort selon les besoins |
| − | |?
| + | Pas de matériels spécifiques sinon les documentations pour les différents postes. |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | ! Une personne responsable des entrées
| |
| − | |Qui ?
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | ! Une personne responsable des billets pour le repas du soir
| |
| − | |Qui ?
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Centralisation des recettes
| |
| − | |Qui ?
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures)
| |
| − | |Qui ?
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Garder les matériels sensibles sous clé.
| |
| − | |Qui ?
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | |}
| |
| | | | |
| − | ===Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine===
| |
| − | ====Avant la Fête====
| |
| − | {|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
| |
| − | |+
| |
| − | !Actions avant la fête<br>entre aujourd'hui et 7 mai!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
| |
| − | |----
| |
| − | !Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages
| |
| − | |Sophie
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance
| |
| − | |Sophie
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009)
| |
| − | |Qui ?
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |}
| |
| − | ====Pendant la Fête====
| |
| − | {|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
| |
| − | |+
| |
| − | !Actions pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
| |
| − | |----
| |
| − | !Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
| |
| − | |François et membres équipe
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...
| |
| − | |François et membres équipe
| |
| − | |?
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | !Interview de l'équipe Africaine ...
| |
| − | |Malika
| |
| − | |Avec François
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | |}
| |
| | | | |
| − | ====Matériel====
| + | * '''Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine :''' |
| − | {|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
| + | '''Avant la fête entre aujourd'hui et le 7 mai''' |
| − | |+
| + | : Réaliser avec l'équipe Africaine l'inventaire de leurs besoins pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Utiliser l'expérience de Rabia Sarah pour le buffet à partir des informations sur la soirée indienne. |
| − | !Matériels !!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
| + | '''Pendant la fête''' |
| − | |----
| + | : Apporter le soutien nécessaire pour aider l'équipe Africaine à résoudre les difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. |
| − | !Sono et 3 micros (existent dans certains espaces de la MAS)
| + | : Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ... |
| − | |Delphine et Sophie
| + | '''Matériels nécessaires :''' au-delà des éventuelles demandes spécifiques, disposer des documentations disponibles sur les tables de ventes des billets ou livres. |
| − | |Regardent les possibilités avec la MAS le 17/04. Infos sur le site de la MAS : les salles sont équipées de paper board, d'écran et de fontaines à eau : [http://www.mas-paris.fr/medias/MAS_BROCHURE_-9.pdf lien vers la brochure décrivant les salles]
| |
| − | |NON
| |
| − | |----
| |
| − | |}
| |
