Modification de Officiers du cercle Girafe et CO

Cette page est l'outil de travail des officiers (terme qui en sociocratie désigne les membres élus par leurs pairs pour leur rendre service) du cercle, provisoirement nommé "Girafe et Co" et regroupant, au sein de l'ACNV (association française), les acteurs de la transmission de la Communication NonViolente (CNV) en France.

Cette page a été créée, suite à leur réunion téléphonique du 7 juillet 2011, pour y regrouper les informations qu'ils souhaitent partager entre eux en vue d'organiser leurs tâches et leurs réunions téléphoniques pour préparer les rassemblements du cercle avec tous ses autres membres.

Elles contient différents tableaux dont les contenus sont reflétés par le sommaire ci-dessous et dont le [[Officiers du cercle Girafe et CO#Mode d'emploi|mode d'emploi]] est précisé au bas de cette page.

== Réunions à venir ==

La prochaine réunion téléphonique entre officiers est prévue le

<big> '''mardi 6 septembre 2011 de 19h à 21h''' </big>

Pour y participer, composer les [[Officiers du cercle Girafe et CO#Coordonnées des officiers et de leur salle de réunion|numéros permettant d'accéder à la salle de réunion]]. Si un participant tarde à rejoindre la réunion, vous pouvez le contacter aux [[Officiers du cercle Girafe et CO#Coordonnées des officiers et de leur salle de réunion|numéros de téléphone]] indiqués dans la même rubrique.


* '''L'ordre du jour''' proposé pour cette réunion est le suivant [[Officiers_du_cercle_Girafe_et_CO#Demandes_à_traiter|(voir tableaux ci-après)]] : 
P13, A8, R6, A3, R7, P3, R4 et P5, R3, P2, P6, P12, P9 à P11, A2, A4
* Et il s'inscrit dans le cadre du déroulement suivant :
# tour de connexion de 15 min.
# lecture et validation du [[Officiers_du_cercle_Girafe_et_CO#Documents_à_diffuser|précédent relevé de décisions]]
# traitement des demandes en cours selon l’ordre du jour
# tour de clôture de 15 min.


Le tableau suivant récapitule les sondages en cours donnant les disponibilités respectives des officiers pour cette réunion et les suivantes.

'''[[Officiers du cercle Girafe et CO#Mode d'emploi|Comment utiliser ce tableau ?]]''' 
{{entête tableau charte alignement|center}}
! réunion !! date du sondage !! date de renseignement demandée !! adresse web !! responsable de la proposition !! date de réunion proposée
|-----
| RV téléphonique <big> '''en binôme''' </big> pour réaliser un document sur la sociocratie || 4 juillet 2011 || juillet 2011 || http://www.doodle.com/t3besb8xnen7567z || Justine || mercredi 31 aout et vendredi 2 septembre de 9 à 11h
|-{{ligne grise}}
| Réunions téléphoniques d'ici à la 3e rassemblement du cercle des 7 et 8 octobre || 24 août 2011 || 25 août 2011 || http://doodle.com/99bx5e4i9hxkwp74 || Justine || en attente du renseignement d'Alain pour la période au delà du 7 septembre
|-----
| 1ère réunion téléphonique après le 3e rassemblement du cercle || 27 juin 2011 || juillet || http://doodle.com/dgnr6mir666wbyhb#cmt10624204 || Justine || mercredi 12 octobre 2011 de 9h à 11h
|-{{ligne grise}}
| 4e rassemblement du cercle || 21 juin 2011 || fin septembre || http://doodle.com/7fbk6v5xek2zieiq || Justine || en attente de renseignement de Redouane et Alain
|-----
| réunion || date du sondage || date de renseignement demandée || adresse web || responsable de la proposition || date de réunion proposée
|-{{ligne grise}}
| réunion || date du sondage || date de renseignement demandée || adresse web || responsable de la proposition || date de réunion proposée
|-----
|}

== Documents à diffuser ==

Le tableau ci-dessous récapitule les documents à diffuser à tous les membres du cercle et l'état d'avancement de leur validation. Une fois validés, ils pourront être déposés sur [[Réunions_du_Cercle_Girafe_et_CO|la page des réunions du cercle]]. Et la prochaine lettre d'information envoyée à ses membres pourra se contenter de signaler et commenter ces mises en ligne. 
* ''Date prévue pour la diffusion de la prochaine lettre d'information : <big>'''27 juillet 2011'''''</big>.

'''[[Officiers du cercle Girafe et CO#Mode d'emploi|Comment utiliser ce tableau ?]]''' 
{{entête tableau charte alignement|center}}
! document !! date de réalisation !! date de diffusion souhaitée !! 1er lien !! 2e lien !! animatrice !! secrétaire 
|-{{ligne grise}}
| || || '''''exemples de renseignement des colonnes suivantes : || avis à venir en réunion '''''le''''' <date de la réunion> || délègue car indisponible || accepte la diffusion || a rédigé le document
|-----
| {{Fichier|pdf|Cercle_Girafe_et_CO_21-22_juillet_2011.pdf|relevé des décisions prises les 21 et 22 juillet 2011}} || 25 juillet 2011 || septembre 2011 || avis attendu à la réunion du 24 aout || avis attendu à la réunion du 24 aout || avis attendu à la réunion du 24 aout || a rédigé le document
|-{{ligne grise}}
| document || date de réalisation || date de diffusion souhaitée || 1er lien ? || 2e lien ? || Animatrice ? || Secrétaire ?
|}

== Demandes à traiter ==

Chaque demande est indiquée dans un des tableaux suivants, dont le 
[[Officiers du cercle Girafe et CO#Mode d'emploi|mode d'emploi]] est décrit en bas de page.
Ces tableaux regroupent les demandes par thème, selon l'ordre suivant : 
# Réunions téléphoniques entre officiers, 
# Préparation des rassemblements,
# Autres sujets (dont la validation des écrits à diffuser, qui avait fait l'objet d'un tableau séparé,avant traitement de ses demandes lors de la réunion du 15 juillet), 
'''[[Officiers du cercle Girafe et CO#Mode d'emploi|Comment utiliser ces tableaux ?]]''' 


'''Réunions téléphoniques''' 
{{entête tableau charte alignement|center}}
! N°  !! sujet !! besoins identifiés !! stratégie proposée !! 1er lien !! 2e lien !! animatrice !! secrétaire
|-{{ligne grise}}
| '''''sans''''' || '''''usage du tableau''''' || '''''clarté''''' || '''''donner des exemples pour renseigner les colonnes suivantes''''' || propose une amélioration : ... || délègue car indisponible || s'accorde à la stratégie || a proposé la stratégie
|-----
| R2 || planification || Sécurité, progression || Programmer la prochaine réunion téléphonique avant qu’ait lieu la précédente (comme après une réunion de cercle), tant que des sujets restent à traiter. || 1er lien || 2e lien || Animatrice || propose la stratégie
|-{{ligne grise}}
| R3 || animation || Efficacité, clarté, coopération || Nommer un gardien du temps en début de réunion. Proposer un point 5 min. avant son départ de réunion pour vérifier l’état d’avancement des sujets à l’ordre du jour et trouver une stratégie pour faire aboutir les plus urgents (si besoin) en concertation avec les officiers restant || 1er lien || 2e lien || Animatrice || propose la stratégie
|-----
| R4 || optimiser l'usage de notre temps || Equilibre entre empathie et progression des actions || Accorder un temps de connexion limité à qq min par personne en début de réunion. Proposer un RV ultérieur pour donner satisfaction aux éventuels besoins d'écoute qui émergeraient durant ce temps ou le reste de la réunion et nécessiteraient un temps plus long. || 1er lien || 2e lien || Animatrice || propose la stratégie
|-{{ligne grise}}
| R6 || ordre du jour || efficacité, connexion, simplicité || Adopter pour principe de : 1/ commencer et terminer nos réunions téléphoniques par des temps de connexion de 15 min maximum. 2/ Poursuivre la réunion par la lecture du ou des derniers relevés de décision non encore validés, puis par l'ordre du jour. 3/ Utiliser par défaut les demandes déposées sur le wiki pour alimenter cet ordre du jour. (restera à préciser leur ordre de traitement)
|| 1er lien || 2e lien || Animatrice || propose la stratégie
|-----
| R7 || cout des réunions téléphoniques || préserver nos moyens financiers || demander à l'ACNV de prendre en charge ces coûts ou s'équiper pour utiliser skype || 1er lien || 2e lien || Animatrice || a proposé la stratégie
|-{{ligne grise}}
| N° || sujet || besoin identifié || stratégie proposée || 1er lien || 2e lien || Animatrice || Secrétaire
|-----
|}



'''Préparation des prochains rassemblements'''
{{entête tableau charte alignement|center}}
! N°  !! sujet !! besoins identifiés !! stratégie proposée !! 1er lien !! 2e lien !! animatrice !! secrétaire
|-{{ligne grise}}
| '''''sans''''' || '''''usage du tableau''''' || '''''clarté''''' || '''''donner des exemples pour renseigner les colonnes suivantes''''' || propose une amélioration : ... || délègue car indisponible || s'accorde à la stratégie || a proposé la stratégie
|-----
| P2 || Nom du cercle || Réalisation || Se mettre d'accord sur une façon de procéder pour trouver un nouveau nom à proposer || 1er lien || 2e lien || Animatrice || propose la stratégie
|-{{ligne grise}}
| P3 || Nom du cercle || Lien, partage || Se mettre d'accord sur la façon d'annoncer l'accueil du cercle France à notre souhait de changer le nom de notre cercle || 1er lien || 2e lien || Animatrice || propose la stratégie
|-----
| P4 || Document sur la sociocratie || clarté || Se coordonner avec Rédouane sur la façon de procéder pour finaliser ce document || 1er lien || 2e lien || Animatrice || propose la stratégie
|-{{ligne grise}}
| P5 || Optimiser l'usage de notre temps || Equilibre entre empathie et progression des actions || Proposer un temps en binôme ou un RV hors réunion pour satisfaire les éventuels besoins d'écoute qui émergeraient durant la réunion et nécessiteraient un temps trop conséquent (à définir ?). Eventuellement identifier au préalable les personnes ressources disponibles pour cela. || 1er lien || 2e lien || Animatrice || Secrétaire
|-----
| P6 || Montant demandé pour les pauses || Equilibre, adaptation, justesse || Adapter le montant demandé pour les pauses à celui effectivement dépensé pour l'achat des ingrédients || 1er lien || 2e lien || Animatrice || propose la stratégie
|-{{ligne grise}}
| P9 || date du 4e rassemblement du cercle || à renseigner || à renseigner || 1er lien || 2e lien || a proposé le sujet || Secrétaire
|-----
| P10 || Nom du cercle || Lien, coopération, soutien || Prévoir une rencontre commune avec le cercle France || 1er lien || 2e lien || Animatrice || Secrétaire
|-{{ligne grise}}
| P11 || Ouverture du cercle aux DOM-TOM || considération, respect, contribution, lien, ouverture || chercher si un moyen (skype ?) qui permettrait de faire participer Marilou à notre cercle depuis la Martinique || 1er lien || 2e lien || Animatrice || Secrétaire
|-----
| P12 || pré-requis pour intégrer le cercle (notamment cotisation) || ouverture, respect de la liberté || exprimer les pré-requis sous forme (non d'exigences mais) de demandes négociables qui ouvrent au dialogue et à de nouveaux possibles || 1er lien || 2e lien || Animatrice || propose la stratégie
|-{{ligne grise}}
| P13 || Ordre du jour de la prochaine réunion || co-création, considération et contribution au besoins du cercle || Identifier les sujets importants à mettre à l'ordre du jour de notre prochaine réunion et la manière de les traiter, afin que chacun des participants se sente nourri dans ses besoins || 1er lien || 2e lien || Animatrice || propose la stratégie
|-----
| N° || sujet || besoin identifié || stratégie proposée || 1er lien || 2e lien || Animatrice || Secrétaire
|-----
|}



Autres sujets : 'liens avec l'équipe de certification, entre officiers, et avec les acteurs en région'
{{entête tableau charte alignement|center}}
! N°  !! sujet !! besoins identifiés !! stratégie proposée !! 1er lien !! 2e lien !! animatrice !! secrétaire 
|-{{ligne grise}}
| '''''sans''''' || '''''usage du tableau''''' || '''''clarté''''' || '''''donner des exemples pour renseigner les colonnes suivantes''''' || propose une amélioration : ... || délègue car indisponible || s'accorde à la stratégie || a proposé la stratégie 
|-----
| A2 || Liens en région || Partage, soutien, évolution || Vous informer de mon expérience actuelle en Pays de Loire et recevoir vos avis concernant l'invitation des personnes de ma connaissance à notre cercle || 1er lien || 2e lien || Animatrice || Secrétaire 
|-{{ligne grise}}
| A3 || Indisponibilité d'Alain || lien, appartenance || partager ensemble pour trouver la stratégie permettant de le maintenir informé de nos avancements et de faciliter son retour dans nos réunions || 1er lien || 2e lien || Animatrice || Secrétaire
|-----
| A4 || Validation des écrits (N° initial = V5) || Clarté, efficacité, simplicité || Vérifier sur expérience si les processus de validation sont satisfaisants || 1er lien || 2e lien || Animatrice || Demandeur
|-{{ligne grise}}
| A5 || réunion de formateurs fin aout où Rédouane présentera le cercle || lien, coopération, efficacité || inviter des formateurs et/ou certificatrices à rencontrer le cercle || 1er lien || 2e lien || Animatrice || a proposé la stratégie 
|-----
| A7 || mode d'inscription au prochain rassemblement || simplicité, lisibilité || inscription sur la page wiki consacrée aux réunions du cercle (dernière colonne du tableau) sans réservation par mail, la date de renseignement faisant foi (avec possibilité pour chacun d'en être averti automatiquement) || 1er lien || 2e lien || Animatrice || propose la stratégie
|-{{ligne grise}}
| A8 || annonce du prochain WE en cercle par l'ACNV || coopération || préparer le texte d'annonce à diffuser par le secrétariat || 1er lien || 2e lien || Animatrice || a transmis la stratégie proposée par le secrétariat
|-----
| N° || sujet || besoin identifié || stratégie proposée || 1er lien || 2e lien || Animatrice || Secrétaire 
|-{{ligne grise}}
| N° || sujet || besoin identifié || stratégie proposée || 1er lien || 2e lien || Animatrice || Secrétaire 
|-----
|}

== Coordonnées des officiers et de leur salle de réunion ==

Pour rejoindre la salle de réunion téléphonique, il suffit de composer les numéros suivants sur le clavier de son téléphone aux dates et heures convenues (Cf. [[Officiers_du_cercle_Girafe_et_CO#Réunions à venir | Réunions à venir]]) :
<big>
# Tel = '''0811 650 650'''
# Salle = '''244 89'''
# Code d'accès = '''88 42'''
</big>
'''''Une musique de fond avertit si vous êtes le premier arrivé dans la salle''''' et, réciproquement, son absence indique que vous êtes en communication avec un ou plusieurs autres participants.

Si un officier tarde à rejoindre la réunion, vous pouvez utiliser ses coordonnées, dans le tableau suivant, pour l'inviter à s'y joindre.

'''[[Officiers du cercle Girafe et CO#Mode d'emploi|Comment renseigner ce tableau ?]]''' 
{{entête tableau charte alignement|center}}
! officier !! prénom !! nom !! téléphone !! mobile !! e-mail !! adresse
|-----
| 1er lien || Rédouane || Saloul || 04 67 87 26 19 || 06 09 84 66 79 || [mailto:redouanesaloul@gmail.com redouanesaloul(at)gmail.com] || 60 Chemin de la Mosson

34570 Vailhauqués
|-{{ligne grise}}
| 2er lien || Alain || Bourrut-Lacouture || 05 46 36 97 17 || 06 60 14 76 76 || [mailto:bourrut-lacouture.alain@neuf.fr bourrut-lacouture.alain@neuf.fr] || 60 C avenue Antioche 
17480 Le Chateau d'Oléron
|-----
| Animatrice || Justine || Caulliez || 01 83 94 99 25 || 06 74 91 97 18 || [mailto:caulliezj@gmail.com caulliezj(at)gmail.com] || 14 rue Christiani
75018 PARIS
|-{{ligne grise}}
| Secrétaire || [[Utilisateur:François J.|François]] || [[Utilisateur:François J.|Jurbert]] || 09 51 29 21 64 || 06 29 96 55 62 (*) || [mailto:francois.jurbert@free.fr françois.jurbert@free.fr] || 35 rue Henri Sellier 
53000 [[Laval]]
|-----
| Tous || || || || || bourrut-lacouture.alain@neuf.fr, redouanesaloul@gmail.com, caulliezj(at)gmail.com, francois.jurbert@free.fr ||
|}
(*) ''mobile de ma compagne, utilisé '''uniquement en cas de déplacement'''''

== Mode d'emploi ==

'''Pour renseigner une ligne ou une case d'un tableau''', il faut se connecter au site NVCwiki, ce qui nécessite d'y avoir préalablement créé un compte.

Pour cela, cliquez sur le lien '''''Créer un compte ou se connecter''''', en haut à droite de cette page, puis suivez les instructions adaptées à votre cas jusqu'à être connecté au site NVCwiki.
# Une fois connecté, cliquez sur le lien "'''''Modifier'''''" situé à droite du titre de la rubrique à modifier pour entrer en mode d'édition, 
# Dans ce mode, utilisez la '''barre de défilement''' pour accéder à la ligne à modifier,
# Procédez aux modifications souhaitées en tenant compte des indications ci-après et sachant que :
* les lignes sont séparées par la suite de caractères "|----" ou "|-<ligne grise>"
* Les cases d'une même ligne sont encadrées par des barres verticales : ''| contenu d'une case de tableau |''

Tout nouveau document, nouvelle réunion ou demande pourra faire l'objet du renseignement de la ligne suivant immédiatement la dernière ligne renseignée du tableau souhaité, '''''en y remplaçant les textes préalables situés entre des barres verticales comme celle-ci : |'''''

Pour cela, la dernière ligne du tableau pourra, au besoin, être copiée ainsi qu'un séparateur qui respecte l'alternance entre lignes grises et blanches.

Et selon le tableau à modifier, vous trouverez ci-dessous les usages prévus.


----


'''2/ Tableau des réunions à venir''' 


Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des sondages en cours et des possibilités de réunion résultantes. 

'''2.1/ ajout d'un sondage'''

Les premières colonnes sont renseignées - autant que possible - par le créateur du sondage. Elles contiennent, dans l'ordre :
# Une description de la réunion souhaitée,
# La date de création du sondage associé,
# La date souhaitée pour son renseignement par les autres officiers,
# Un lien électronique accédant directement à ce sondage,
# L'officier qui s'est proposé d'en exploiter le résultat.

'''2.2/ programmation d'une réunion'''

Ce dernier est invité à soumettre une date de réunion dans la dernière colonne après avoir consulté le sondage renseigné par les autres officiers après la date souhaitée pour cela (en 3e colonne). 


----


'''1/ Tableau des documents à diffuser''' 


Ce tableau permet d'avoir une vue synthétique des documents à diffuser et des avis donnés ou attendus pour permettre leur diffusion. 
Il est destiné principalement aux CR de réunions (rassemblements en cercle ou réunions téléphoniques entre officiers).

'''1.1/ ajout d'un document'''

Pour ajouter un document dans le tableau, il faut préalablement l'avoir téléversé. Pour cela, il convient de cliquer sur le menu '''"boîte à outils"''' puis sur la commande '''"Televerser un fichier"'''.
Pensez à mémoriser le nom donné au fichier téléversé pour pouvoir ensuite créer un lien vers celui-ci dans le tableau.

Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le créateur du document. 
Elles contiennent, dans l'ordre :
# Un lien vers le document (pour respecter la syntaxe rendant le lien opérant, le plus simple est de copier un lien vers un autre document sur une autre ligne puis d'en adapter le contenu),
# La date de sa réalisation,
# La date souhaitée pour sa diffusion,
Et, selon le cas, l'officier est invité à indiquer "a rédigé le document" ou "a déposé le document" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.

'''1.2/ avis des officiers'''

Chacune des autres colonnes est renseignée, de préférence, par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur le document. Ils peut indiquer (par exemple) :
* "s'accorde à la diffusion du document",
* "délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la validation en attendant son retour en réunion,
* "propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
* "avis à venir en réunion", suivi - si possible - de la date de cette réunion. 
Ce dernier exemple de renseignement est adapté aux relevés de décision des réunions téléphonique entre officiers. Dans ce cas, il peut être effectué par le rédacteur du document, généralement le secrétaire du cercle.


----


'''3/ Tableaux des demandes à traiter''' 


Les colonnes des tableaux de cette rubrique, identiques d'un tableau à l'autre, sont conçues pour :
# mémoriser chaque point qu'un officier souhaite aborder avec ses pairs, en précisant - si possible - les besoins concernés et les stratégies imaginées (voir 1/ ci-après),
# permettre à ses pairs d'y répondre, soit en s'accordant à la demande, soit en l'enrichissant, selon le cas, d'une proposition de stratégie ou d'amélioration (voir 2/ ci-après). 

Il convient de formuler votre demande dans la ligne suivant immédiatement la dernière demande renseignée du tableau souhaité, comme indiqué ci-après en 1/ ou votre réponse à la demande choisie, comme indiqué ci-avant en 2/, '''''en remplaçant les textes préalables situés entre des barres verticales comme celle-ci : <nowiki>|</nowiki>'''''


'''3.1/ Demande d'un officier'''

Les premières colonnes, ainsi que celle associée à son rôle sociocratique, sont renseignées - autant que possible - par le demandeur. 
Elles contiennent, dans l'ordre :
# Un identifiant composé de l'initiale du thème et d'un N° incrémental,
# Un libellé indiquant le sujet concerné par la demande,
# Les besoins identifiés comme motivant cette demande,
# La stratégie imaginée pour satisfaire ces besoins.
Et, selon le niveau de renseignement effectué, le demandeur est invité à indiquer "a soumis le sujet" ou "a proposé la stratégie" dans la colonne associée à son rôle sociocratique.


'''3.2/ Réponse des autres officiers'''

Chacune des autres colonnes est renseignée par l'officier dont le rôle est indiqué en titre de colonne, pour prononcer son avis sur la proposition du demandeur. Ils peut indiquer (par exemple) :
* "s'accorde à la stratégie proposée",
* "propose une amélioration", suivi de la bonification imaginée et des besoins auxquels elle répond,
* "délègue faute de disponibilité" pour confier à ses pairs la prise de décision en attendant son retour en réunion téléphonique.


'''''Notes importantes :'''''

* ''Préciser les besoins qui motivent une demande ou une amélioration permettra de faciliter la connexion pour aboutir à une stratégie plus satisfaisante pour chacun.''
* ''Si le demandeur n'a pas précisé de stratégie, un autre officier peut en proposer une, en indiquant dans sa colonne qu'il en est l'auteur.''
* ''Pour faciliter leur renseignement, les exemples de réponse proposés ci-avant sont rappelés en première ligne de chaque tableau.''


[[Catégorie:Girafe et CO]]