Modification de Fête de la CNV 2010/Préparation/Actions

==Suivi des actions de préparation==
Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.

===Pour le poste accueil===
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la  MAS et sur chaque porte de salle)
|Jean-François
|Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés
|NON
|----
!liste des ateliers et des horaires
|Jean-François
|
|NON
|----
!Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs...
|Sophie
|
|NON
|----
!Fournitures diverses : liste des invités
|Sophie
|Réalise et apporte
|NON
|----
|}

===Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas===
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Matériels nécessaires!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!3 tables
|MAS
|?
|NON
|----
!Étiquette vierge pour badges invités
|Qui ?
|à clarifier avec Françoise
|NON
|----
!Badges équipe organisatrice
|Françoise
|?
|NON
|----
!Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
|Françoise Berry
|JF Imprime 200 ex et apporte
|NON
|----
!Programmes de stages et livrets ?
|A voir avec Françoise
|?
|NON
|----
!Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits
|A voir avec Françoise et Magali pour tampons
|?
|NON
|----
!Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai
|Françoise édite, JF imprime et apporte ?
|?
|NON
|----
!Table billets entrée : Bulletins adhésion
|Au dos des Flyers faits par Françoise
|?
|Soldée
|----
!Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion
|JF fait le tableau.
|?
|NON
|----
!Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas
avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)
|Qui ?
|?
|NON
 |----
!Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques
|Sophie
|?
|NON
|----
!Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche
|Sophie regarde
|?
|NON
|----
|}

===Pour le poste vente des livres===
====Avant la Fête====
: Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres : 
:* Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres
:* La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.
:* S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
:* Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs
: {{Fichier|pdf|Fiche_stock.pdf|Fiche de stock des livres}} 

{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires
|Delphine avec Caroline (à confirmer) et Françoise B.
|?
|NON
|----
!Commander les livres nécessaires
|Delphine
|?
|NON
|----
!Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah
|Qui ?
|?
|NON
|----
|}

====Pendant la Fête====
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Actions et matériels pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres
|Delphine
|?
|NON
|----
!Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Matériels : 3 tables
|MAS
|?
|NON
|----
!Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Matériels : 1 caisse et un fond de caisse
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Matériels : Stands ACNV
|Qui ?
|?
|NON
|----
|}

===Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine===
====Avant la Fête====
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Actions amont fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Obtenir la configuration des salles 
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir)
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Signalétique voir actions Accueil
|Jean-François
|Pris en compte dans Acceuil
|ANNULEE
|----
!Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir.
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain.
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Achat boissons et nourritures pour équipe organisation
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Pose de la signalétique avant ouverture des portes
|Qui ?
|?
|NON
|----
|}
====Pendant la Fête====
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Actions pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources
|Qui ?
|?
|NON
|----
! Une personne responsable des adhésions
|Qui ?
|?
|NON
|----
! Une personne responsable des entrées
|Qui ?
|?
|NON
|----
! Une personne responsable des billets pour le repas du soir
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Centralisation des recettes
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures)
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Garder les matériels sensibles sous clé.
|Qui ?
|?
|NON
|----
|}

===Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine===
====Avant la Fête====
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Actions avant la fête<br>entre aujourd'hui et 7 mai!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance
|Qui ?
|?
|NON
|----
!Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009)
|Qui ?
|?
|NON
|}
====Pendant la Fête====
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Actions pendant la fête!!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance.
|Magali
|?
|NON
|----
!Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ...
|Magali
|?
|NON
|----
|}
====Matériel====
{|class="wikitable" style="text-align:center; width:100%;"
|+
!Matériels !!Qui fait quoi ?!!Avancement de l'action!!Action soldée ?
|----
!Sera complété à partir de l'inventaire en phase amont
|Qui ?
|?
|NON
|----
|}