Fête de la CNV 2010/Préparation/Actions : Différence entre versions

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:* S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
 
:* S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
 
:* Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs
 
:* Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs
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Version du 7 avril 2010 à 16:29

Suivi des actions de préparation

Les tableaux ci-dessous servent à identifier l'avancement des actions de préparations de la fête. Ils peuvent être complétés en fonction des besoins.

Pour le poste accueil

Matériels nécessaires Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Plans situation ateliers (plusieurs dans toute la MAS et sur chaque porte de salle) Jean-François Plan dessiné, reste liste des ateliers lorsqu'ils seront stabilisés NON
liste des ateliers et des horaires Jean-François NON
Fournitures diverses : scotch, ciseaux, patafix, marqueurs... Sophie NON
Fournitures diverses : liste des invités Sophie Réalise et apporte NON

Pour les postes vente des billets, adhésions et tickets repas

Matériels nécessaires Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
3 tables MAS ? NON
Étiquette vierge pour badges invités Qui ? ? NON
Badges équipe organisatrice Françoise ? NON
Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV Françoise Berry Imprime 300 ex et apporte NON
Programmes et livrets. Qui ? ? NON
Table billets entrée : 3 tampons encreurs ou étiquettes marquant les paiements faits Qui ? ? NON
Table billets entrée : Fichier des adhérents à jour au 7 mai Françoise édite, Qui apporte ? ? NON
Table billets entrée : Bulletins adhésion Qui ? A voir si au dos des Flyers faits par Françoise ? NON
Table billets entrée : Fichier préparé (Nom, adresse, @mails) pour sympathisants sans adhésion Qui ? ? NON
Table billets entrée : 2 Caisses : 1 pour (adhésions & entrées) 1 pour repas

avec fond de caisse (Pièces 1, 2 et billets 5 €)

Qui ? ? NON
Table billets entrée : 10 stylos et pochette pour chèques Qui ? ? NON
Table réservation repas Africain : Carnet billets à souche Qui ? ? NON

Pour le poste vente des livres

Avant la Fête

Pour une bonne et simple gestion, suivre cette procédure pour la vente des livres :
  • Faire un stock de départ et un stock de fin de chaque livres
  • La différence donne le nombre d'exemplaires vendus et donc la recette.
  • S'il y a décalage entre le chiffre et la caisse, passer en remises ou pertes
  • Préparer pour la vente une liste complète en plusieurs exemplaires avec tous les titres et les bons tarifs

pdf.png Fiche de stock des livres info.png

Actions amont fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Etablir l'inventaire du stock et des appros nécessaires Delphine avec Caroline (à confirmer) et Françoise B. ? NON
Commander les livres nécessaires Delphine ? NON
Chercher les livres stockés chez Rabia Sarah Qui ? ? NON

Pendant la Fête

Actions et matériels pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Actions pendant la Fête : 1 personne responsable de la vente de livres Delphine ? NON
Actions pendant la Fête : 1 personne en charge de la recette et dépôt en poste le lundi Qui ? ? NON
Matériels : 3 tables MAS ? NON
Matériels : Flyers et/ou imprimés décrivant l'ACNV Qui ? ? NON
Matériels : 1 caisse et un fond de caisse Qui ? ? NON
Matériels : Stands ACNV Qui ? ? NON

Rôle des personnes en charge de la coordination technique,logistique et humaine

Avant la Fête

Actions amont fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Obtenir la configuration des salles Qui ? ? NON
Vérifier la configuration (visite des lieux au plus tard la veille au soir) Qui ? ? NON
Signalétique voir actions Accueil Jean-François Pris en compte dans Acceuil ANNULEE
Images Africaines pour les affichages pour le repas et la fête du soir. Qui ? ? NON
Définir l'heure limite d'inscription au repas Africain. Qui ? ? NON
Achat boissons et nourritures pour équipe organisation Qui ? ? NON
Pose de la signalétique avant ouverture des portes Qui ? ? NON

Pendant la Fête

Actions pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Assurer la coordination des différentes équipes, y compris animateurs et Girafes ressources Qui ? ? NON
Une personne responsable des adhésions Qui ? ? NON
Une personne responsable des entrées Qui ? ? NON
Une personne responsable des billets pour le repas du soir Qui ? ? NON
Centralisation des recettes Qui ? ? NON
Assurer la logistique des équipes (boissons et nourritures) Qui ? ? NON
Garder les matériels sensibles sous clé. Qui ? ? NON

Rôle des personnes en soutien de l'équipe Africaine

Avant la Fête

Actions avant la fête
entre aujourd'hui et 7 mai		 Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Obtenir de nos amis africains les éventuelles images pour les affichages Qui ? ? NON
Réaliser l'inventaire des besoins pour la conférence, le buffet et la soirée dance Qui ? ? NON
Récupérer l'expérience de Rabia Sarah pour les buffets (cf soirée indienne 2009) Qui ? ? NON

Pendant la Fête

Actions pendant la fête Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Apporter le soutien à l'équipe Africaine en cas de difficultés pour la Conférence, le Buffet et la soirée Dance. Magali ? NON
Guider l'équipe en représentant l'ACNV et en présentant les membres en action si nécessaire ... Magali ? NON

Matériel

Matériels Qui fait quoi ? Avancement de l'action Action soldée ?
Sera complété à partir de l'inventaire en phase amont Qui ? ? NON
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